O PEG busca atender aos desafios propostos na estratégia de longo prazo (2022) expostos no Plano Quadrienal da Fiocruz, como a expansão nacional, a inovação no modelo de gestão operacional (riscos, custos, compras, financeira, compartilhamento de recursos e afins), com monitoramento do desempenho e práticas eficazes de controle interno que exigem a implementação de infraestrutura adequada, mudança de cultura e a remodelagem dos processos de trabalho, modelos organizacionais e mecanismos de avaliação que inaugurem uma gestão focada na sustentabilidade, na inovação e no aprendizado institucional
O Programa de Excelência na Gestão Administrativa – PEG tem como foco de atuação a gestão administrativa organizada em todas as Unidades da Fiocruz.
Seu objetivo é tornar a gestão administrativa da Fiocruz um modelo de excelência e inovação nos seus processos organizacionais de apoio, compreendidos como pilar para o sucesso dos processos finalísticos da Fiocruz.
O objetivo principal é a integração institucional para o aprimoramento das práticas e padrões administrativos, trabalhando em consonância com o Modelo de Excelência da Gestão adotado pelo Programa da Qualidade da Fiocruz, apresentando o seguinte alinhamento:
O ponto-chave é a integração da área de gestão administrativa organizada na Dirad às diversas Unidades da Fiocruz, motivando seus colaboradores e inserindo-os no movimento de aperfeiçoamento da gestão pública liderado atualmente pelo Programa Gespública do Governo Federal.
Metas como o mapeamento das competências necessárias à gestão administrativa, a capacitação dos gestores da área, o aperfeiçoamento das descentralizações administrativas realizadas, o monitoramento e acompanhamento das Unidades que serão descentralizadas por meio do acordo de descentralização, o mapeamento e (re)modelagem dos procedimentos de gestão administrativa e sua respectiva padronização, e a avaliação contínua dos processos de apoio, poderão significar avanços e inovação nessa área. Além, é claro, de permitir a decisão gerencial eficaz e eficiente.
Os procedimentos de gestão administrativa: compras, logística e suprimentos, patrimônio, orçamento, finanças e comunicações administrativas poderão ser otimizados, racionalizados e padronizados na Fiocruz, estabelecendo um ciclo de aprendizado para a administração central e Unidades.
Pretende, assim, permitir que se estabeleça um conjunto de métodos para refinar ou inovar as práticas de gestão e os respectivos padrões de trabalho, estimulando a proatividade na reflexão e questionamento das próprias práticas e dos padrões existentes a fim de buscar o aperfeiçoamento contínuo.
Do Programa espera-se que permita uma mudança cultural, a construção coletiva de política, estratégicas, métodos e métricas para o melhor desempenho da gestão administrativa, permanentemente voltada para a qualidade, inovação e a excelência.
Deste modo, o PEG assume os seguintes compromissos:
- Alinhamento com PQ Fiocruz 2010-2014
- Alinhamento com o Modelo de Organização da Fiocruz que tem como principio a gestão participativa
- Coordenar, Normatizar e Monitorar o Sistema Integrado de Gestão Administrativa da Fiocruz
- Implementar práticas e padrões de Avaliação Continua da Gestão
- Promover a Integração entre as áreas (Unidade)
Metodologia
A base do PEG é o modelo de excelência na gestão pública, visando a melhoria contínua da gestão administrativa da Fiocruz. Seu foco é a satisfação dos usuários, mediante estratégias de simplificação de processos e a implementação de práticas e padrões de controle interno, com elaboração de Sistema de indicadores para monitoramento e avaliação da área.
A estratégia central do Programa é a implementação de ciclos do PDCA no âmbito da gestão administrativa, mediante sistema de indicadores e fluxo pactuado entre a área central (Dirad) e cada uma das unidades da Fiocruz.
O propósito é garantir a avaliação continuada da cadeia de processos administrativos e sua remodelagem sempre que uma oportunidade de melhoria for detectada. Nesta sequência, serão analisadas identificadas e disseminadas as melhores práticas á toda instituição.
Com base nas oportunidades de melhoria apontadas para os processos de apoio da Fiocruz foram organizados neste documento os resultados pertinentes á gestão administrativa da Fiocruz (Dirad e Unidades) em série histórica que permite analisar a relevância e tendência dos indicadores da área.
A partir da análise dos resultados foram formuladas estratégias cujas respectivas metas devem ser pactuadas de forma participativa nos fóruns técnico-administrativos da Fiocruz e posteriormente apresentada à câmara Técnica de Gestão.
Neste movimento é que se pretende a construção de Sistema de Indicadores para avaliação da Gestão, assim como a proposta de fluxo e periodicidade para avaliação.
