Diretoria de Administração

Criação

A Diretoria de Administração, unidade técnico-administrativa da Fiocruz, foi criada em 1976 com o nome de Superintendência de Administração Geral (SAG). Segundo a Norma Regulamentar n.02/76 de 04/05/1976, suas finalidades eram executar atividades relacionadas com pessoal, material, comunicação, contabilidade e serviços gerais.

As atribuições e a organização da SAG foram editadas pela Presidência da Fiocruz, consolidando a sua estrutura por meio de outros documentos, a saber: Norma Regulamentar n.03/78, de 16/06/1978, Norma Operacional n.05/78, de 01/05/1978, Ato da Presidência n.97/79, de 31/08/1979 e Ato da Presidência n.15/83, de 28/03/83. A SAG passou a ter a denominação de Diretoria de Administração (Dirad) quando foi editada a Portaria nº 2140/94 da Coordenação de Modernização da Superintendência de Administração Geral do Ministério da Saúde, de 27 de dezembro de 1994, aprovando a estrutura regimental da Fundação Oswaldo Cruz.

Com a aprovação e publicação do estatuto da Fiocruz - Decreto n.4725 de 09/06/2003 - contendo toda a estrutura organizacional da Instituição, afirmou-se as competências da Dirad. O art.13 do citado Decreto diz que:

"À Diretoria de Administração, unidade integrante dos Sistemas de Serviços Gerais - SISG, de Administração Financeira Federal e de Contabilidade Federal, compete planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relativas a:

  1. Operações comerciais nacionais e internacionais;
  2. Gestão econômica, financeira, contábil e dos bens móveis;
  3. Informações gerenciais na área administrativa; e
  4. Suporte administrativo às unidades da Fiocruz."

Atualmente, a estrutura organizacional da Dirad compreende os Departamentos de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria (Degias), o Departamento Econômico e Financeiro (Defin) e o Departamento de Operações Comerciais (Decom). Ao todo, são 31 setores e 243 funcionários.

O Diretor de Administração, indicado pelo presidente da Fundação, compõe a Diretoria Executiva da Presidência, instância criada para integrar as ações jurídicas, de gestão, recursos humanos, administração do campus e planejamento, para aperfeiçoar o processo de gestão e estimular o desenvolvimento institucional (Portaria nº 218/02).

A gestão atual tem como base prioritária a integração da prática das ações da Diretoria ao Plano Quadrienal da Presidência. Por isso, foi criado, em 2001, o Programa de Gestão Viva, privilegiando as opiniões e sugestões de todos os colaboradores. Entre os objetivos do Programa estão transformar o modo de organização de departamentos para uma organização matricial e alterar o paradigma burocrático para o gerencial. A diretriz na qual o Programa se apóia é o levantamento/identificação das "situações-problema", visando o aperfeiçoamento das práticas administrativas e a melhoria dos resultados, baseada na estrutura abaixo:

Problema -> Causas -> Metas -> Ações -> Resultado
Ainda em 2001, a Dirad, na busca da implantação de uma gestão moderna e participativa, implementou as seguintes ações:

  • Conselho de Gestores da Dirad: instância na qual são deliberados os rumos da gestão da Diretoria, levando-se em consideração os cenários atuais e as tendências para o futuro;
  • Fortalecimento e maciça capacitação dos recursos humanos para a implementação de várias ações;

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Missão da Dirad

Desenvolver, disponibilizar e implementar soluções e práticas de gestão administrativa para o alcance da missão da Fiocruz.

Considerações sobre a missão da Dirad

Em janeiro de 2001, identificou-se que, embora a missão da Dirad tenha sido estabelecida de forma adequada nos documentos institucionais, ao longo dos anos, a prática cotidiana transformou os profissionais da Dirad em executores dos procedimentos administrativos, desconsiderando o aspecto criativo e o potencial latente existente em cada profissional da unidade.

A Dirad realizava sua missão ainda de maneira inibida e sem clareza da visão de futuro necessária à melhoria da gestão. Ao descumprir seu papel, ou cumprir parcialmente, a Dirad permitiu o distanciamento das ações administrativas e das estruturas descentralizadas.

Assim, o maior desafio desta Direção foi auxiliar a descentralização administrativa das unidades que ainda encontravam-se centralizadas e, ao mesmo tempo, promover a integração e a aproximação com as diversas estruturas descentralizadas.  Um dos objetivos é a integração das ações desta Diretoria com as demais unidades técnico-administrativas para normatizar, planejar e aperfeiçoar os processos internos, visando a melhoria dos resultados da gestão institucional.

O avanço tecnológico acelera cada vez mais e resulta em uma nova realidade com a globalização de mercados: clientes mais exigentes, busca contínua de qualidade, pressão para redução de custos, dentre outros, o que torna imperativo a melhoria do desempenho das Organizações.

A melhoria do desempenho de uma organização requer a reformulação da clássica estrutura organizacional para o reconhecimento da informação e do conhecimento como um dos principais recursos da própria organização, gerando profundas modificações nas antigas práticas administrativas, ainda hoje vigentes. Adotando estas tendências, esta Diretoria muda o enfoque de processos para resultados, a fim de atender às demandas da comunidade Fiocruz e da sociedade.

A organização deve estruturar-se em torno de processos-chaves, sendo necessária a maximização das tecnologias e recursos disponíveis, o que representa deslocar-se de uma visão fragmentária, estanque de responsabilidades e de relações de subordinações para uma visão global e dinâmica de toda a organização.

A busca pela melhoria do desempenho organizacional se faz pela orientação para processos. Ou seja, enfatiza-se a forma e a metodologia como são executadas as atividades de uma área. Quando estas estão interligadas, recebem o nome de Processos Organizacionais

Aliados à orientação por processo, a Dirad busca a orientação por resultado. Ou seja, a partir da implementação de ações, que promovam a melhoria dos processos organizacionais/administrativos, será atingido um resultado (produto) que é esperado pela sociedade e comunidade Fiocruz.

A gestão administrativa deve ser instrumento para que as atividades finalísticas da Fiocruz cumpram seu papel de promover a qualidade de vida da população brasileira e contribuir para a melhoria do SUS.

É fundamental manter profissionais motivados, procedimentos otimizados e economia dos recursos públicos para a eficácia e eficiência da gestão pública.

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Visão de futuro

Ser a unidade de Gestão Administrativa reconhecida institucionalmente como padrão de excelência e inovação.

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Valores

Ética no desenvolvimento dos nossos processos institucionais;
Agilidade no atendimento e comprometimento com as demandas internas e externas;
Igualdade no tratamento independente do vínculo;
Possibilidade de todos participarem da gestão;
Defesa do erário (tesouro) público;
Transparência nas decisões e confiabilidade mútua entre as áreas.
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Competências

A Diretoria de Administração é a unidade normatizadora da gestão central na Fundação Oswaldo Cruz e está subordinada à Vice-Presidência de Gestão e Desenvolvimento Institucional. Suas atividades concentram-se no planejamento, na coordenação, na supervisão e na execução das operações comerciais, da gestão econômico-financeira e das informações gerenciais na área administrativa.

Dentre suas atribuições, pode-se citar:

  • Orientar técnica e normativamente às unidades da Fiocruz no campo da gestão administrativa;
  • Gerir os recursos financeiros, exercendo o papel de “setorial contábil”e respectivos assentamentos, escrituração e registros de documentos específicos;
  • Acompanhar a execução orçamentária dos recursos alocados nas diversas unidades da Fiocruz;
  • Gerenciar e executar estrategicamente o orçamento anual da Fiocruz;
  • Controlar a execução das diferentes formas de pagamentos e recebimentos de recursos;
  • Gerir os recursos materiais, compreendendo a recepção, a guarda, a distribuição e o controle patrimonial, que inclui incorporação, tombamento, registro, transferência, baixa, carga, conservação, alienação e doação de bens tangíveis e intangíveis;
  • Gerir as vendas de bens e serviços produzidos pela Fiocruz;
  • Gerir os processos de aquisição de bens e serviços;
  • Gerir o sistema de processamento eletrônico dos dados produzidos pela gestão central da Fiocruz.
  • Gerir as ações administrativas do Programa Farmácia Popular do Brasil.

Programa Gestão Viva 2001-2010

O Programa Gestão Viva, criado em 2001, teve suas bases nos modelos modernos de gestão utilizados nacional e internacionalmente, onde por princípio há ruptura do modelo burocrático e hierarquizado da estrutura organizacional, passando-se ao modelo matricial cujos órgãos e pessoas interagem como um organismo vivo, sendo seus enfoques diretamente nos resultados e não nos processos de execução.

Nesse conceito de gestão valoriza-se o potencial criativo e de adaptação dos colaboradores a uma nova realidade, na qual as ações são orientadas para a resolução dos principais problemas mapeados por meio de ferramentas gerenciais. A Diretoria é entendida como um ente que interage com as diversas Unidades da Instituição, seus pares externos e o meio-ambiente, para que a Fiocruz cumpra com seu papel de atendimento aos anseios da sociedade.

Os problemas são denominados de Subprogramas, com plano de elaboração específico contendo metas, indicadores e prazos de conclusão, e composto por colaboradores de áreas diferenciadas da Diretoria, sendo chamadas estas equipes, de multidisciplinares. Estas equipes são responsáveis por incentivar a participação criativa de cada colaborador envolvido e proporcionar a exposição de experiências e conhecimentos técnicos e potenciais.

Formaram-se, assim, vários Subprogramas, focados nos problemas vivenciados pela gestão no período 2001-2010, com plano de elaboração específico contendo metas, indicadores e prazos de conclusão, e composto por colaboradores de áreas diferenciadas da Diretoria, sendo chamadas estas equipes, de multidisciplinares. Estas equipes são responsáveis por incentivar a participação criativa de cada colaborador envolvido e proporcionar a exposição de experiências e conhecimentos técnicos e potenciais.

Como resultante de uma reflexão intensa a Dirad propõe, a partir de 13/06/2011, um modelo de gerenciamento focado na excelência da gestão administrativa da Fiocruz, que intitula Programa de Excelência na Gestão Administrativa (PEG), que busca atender aos desafios propostos na estratégia de longo prazo (2022) expostos no Plano Quadrienal da Fiocruz, como a expansão nacional, a inovação no modelo de gestão operacional (riscos, custos, compras, financeira, compartilhamento de recursos e afins), com monitoramento do desempenho e práticas eficazes de controle interno que exigem a implementação de infraestrutura adequada, mudança de cultura e a remodelagem dos processos de trabalho, modelos organizacionais e mecanismos de avaliação que inaugure uma gestão focada na sustentabilidade, na inovação e no aprendizado institucional

Para conhecer mais o Programa de Excelência na Gestão Administrativa – PEG, clique aqui abaixo: