Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1  Identificação

2  Elementos do processo

2.1   Itens do fluxograma

2.1  Itens do fluxograma

2.1.1  Solicitação de Termo Aditivo - despacho no processo

2.1.2  Analisar documentação

2.1.3  Desvio Exclusivo

2.1.4  Devolver processo

2.1.5  Processo devolvido

2.1.6   Desvio exclusivo

2.1.7  Elaborar Termo Aditivo

2.1.8  Elaborar minuta do Termo Aditivo

2.1.9  Solicitar análise do processo à Procuradoria Federal - PF

2.1.10  Aguardar análise da Procuradoria Federal

2.1.11  Analisar parecer/Nota da Procuradoria Federal - PF

2.1.11  Solicitar ao requisitante atendimento dos apontamentos

2.1.13  Aguardar retorno do requisitante

2.1.14  Atender apontamentos referentes à minuta de Termo Aditivo

2.1.15  Desvio exclusivo

2.1.16  Disponibilizar para assinaturas das partes 

2.1.17  Aguardar conclusão das assinaturas (no dia da disponibilização)

2.1.18  Adicionar termo aditivo no portal

2.1.19  Aguardar publicação

2.1.20  Salvar a publicação na pasta do processo

2.1.21  Incluir publicação no processo

2.1.22  Registrar o Termo Aditivo no portal

2.1.23  Encaminhar Termo Aditivo com publicação

2.1.24  Atualizar Sistema

2.1.25  Encaminhar Termo aditivo com publicação para contratada

2.1.26  Elaborar despacho de devolução 

2.1.27  Processo encaminhado ao Requisitante

2.2  Atores

2.3  Áreas de Interação

2.3.1 Procuradoria Federal

2.3.2 Requisitante

2.3.3. Contratada

2.3.4 Contratante (Fiocruz)

3.     Registros

4. Anexos

1    Identificação

Processo:

PP 020005500/001 - Formalizar Contratos.

Subprocesso:

Elaborar Termos Aditivos de Contratos.

Responsáveis:

Serviço de Formalização de Contratos (SEFCON), Requisitante, Contratada, Procuradoria Federal e Serviço de Contabilidade (DEFIN/SECON).

Clientes:

Requisitantes.

Regras do negócio:

PP 020005500/001 – Formalizar Contratos

Lei nº 8.666/1993;

Lei nº 14.133/2021;

Instrução Normativa  do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) - IN nº 05/2017;

Memorando circular nº 003/2019 da Procuradoria Federal;

OFÍCIO-CIRCULAR n° 00004-2020-GAB-PF-FIOCRUZ-PGF-AGU - Parecer nº 00008-2020-CPUC-PGF-AGU da Procuradoria Federal 

2   Elementos do processo

2.1  Itens do fluxograma

2.1.1  Solicitação de Termo Aditivo - Despacho

As solicitações de Termos Aditivos das áreas da Cogead ou Unidades Requisitantes, são enviadas ao SEFCON via despacho nos autos, com o tipo de alteração pretendida e com toda documentação necessária.

O pedido será avaliado de acordo com o Checklist Formalização de Termos Aditivos - Anexo III do PP 020005500/001 - Formalizar Contratos.

Entrada: solicitação de termo aditivo.

2.1.2  Analisar documentação

Identificar tipo de alteração contratual:

- Renovação Artigo 57 Inciso II da Lei 8.666/1993; 

- Prorrogação Artigo 57 Parágrafo 1º da Lei 8.666/1993

- Supressão (art. 65, II, “b”, §1º e §2º, II da Lei 8.666/1993);

- Acréscimo (art. 65, II, “b” Lei 8.666/1993);

- Revisão (art. 65, II, “d” Lei 8.666/1993);

- Reequilíbrio fato do príncipe (art. 65, § 5° da Lei 8.666);

- Outros casos (art. 65 da Lei 8.666/1993).

Se o aditivo for apenas de renovação (artigo 57, inciso II da lei 8666/93) e estiver fundamentado no Parecer Referencial 00008/2020 da Procuradoria Federal, é importante que o Sefcon verifique se o requisitante juntou e assinou os Anexos I e II do referido parecer.

Observação: Para os casos de prorrogação/renovação deverão ser observadas as orientações do Memorando Circular 003/2019 da Procuradoria Federal, que orienta verificar se no Edital e no contrato existem a previsão de prorrogação/renovação. Confirmada essa possibilidade, o SEFCON deverá verificar a data de vencimento do contrato e só prosseguir com a elaboração do Termo Aditivo se os prazos definidos pelas Portarias 138/2020 - Cogead e 140/2020 – Cogead, foram cumpridos.

Entrada: Despacho de solicitação.

2.1.3  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão com base na documentação: completas e incompletas.

2.1.4  Devolver processo

Caso as documentações/informações estejam incompletas o processo será devolvido ao Requisitante para complementação da instrução processual. Após o envio da complementação de instrução processual, o SEFCON deve analisar a documentação, conforme atividade do item 2.1.2 Analisar documentação, seguindo o fluxo de sequência.

Saída: Despacho de encaminhamento do processo.

2.1.5  Processo devolvido

O processo é devolvido ao Requisitante.

2.1.6   Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo:

• Necessidade de análise prévia da Procuradoria Federal - PF: prorrogação, acréscimo, supressão, revisão e alterações qualitativas;

• Sem necessidade de análise prévia da Procuradoria Federal - PF: renovação e renovação excepcional - Parecer Referencial (00008/2020). Caso existam dúvidas jurídicas na realização dessas alterações, o Parecer Referencial prevê a possibilidade de envio para a Procuradoria Federal - PF emitir manifestação (Parecer ou Nota).

2.1.7  Elaborar Termo Aditivo

Em caso de renovação e renovação excepcional - Parecer nº 00008/2020/CPUC/PGF/AGU sem análise prévia da Procuradoria Federal (PF): elaborar Termo Aditivo de acordo com as informações encaminhadas pela Unidade Requisitante, conforme Checklist de Formalização de Termos Aditivos (Anexo III do PP 020005500/001 - Formalizar Contratos). Após a elaboração, o Termo Aditivo será disponibilizado para assinaturas. 

Saída: Termo aditivo para assinaturas.

2.1.8  Elaborar minuta do Termo Aditivo

Em caso de prorrogação, acréscimo, supressão, revisão e alterações qualitativas, que exigem análise prévia da Procuradoria Federal - PF, será elaborada elaborar minuta de Termo Aditivo de acordo com as informações encaminhadas pela Unidade Requisitante, seguindo as orientações do Checklist de Formalização de Termos Aditivos - Anexo III do PP 020005500/001 - Formalizar Contratos

2.1.9  Solicitar análise do processo à Procuradoria Federal - PF

Encaminhar o processo para Procuradoria Federal efetuar análise, de acordo com o art. 38, § único da Lei 8.666/1993. 

Saída: Minuta de termo aditivo.

2.1.10  Aguardar análise da Procuradoria Federal

Aguardar análise da Procuradoria Federal.

2.1.11  Analisar Parecer/Nota da Procuradoria Federal - PF

Após o recebimento do parecer/nota da Procuradoria Federal - PF, o SEFCON verificará a possibilidade de prosseguimento do feito ou a necessidade de retorno dos autos para parecer/nota conclusivo.

Se estiver previsto no pronunciamento o prosseguimento do feito, desde que atendidas ou afastadas as recomendações, o processo será encaminhado para a Unidade Requisitante atender os apontamentos de sua competência.

Caso esteja mencionada a necessidade de retorno dos autos para parecer/nota conclusivos, após atendidas ou afastadas as recomendações, os autos serão reenviados para Procuradoria Federal - PF.

Entrada: Parecer/nota da Procuradoria Federal - PF.

2.1.12  Solicitar ao requisitante atendimento dos apontamentos

O requisitante juntará ao processo esclarecimentos a respeito dos apontamentos de sua competência.

Saída: Despacho de encaminhamento do processo.

2.1.13  Aguardar retorno do requisitante

Aguardar retorno do requisitante referente aos esclarecimentos a respeito dos apontamentos de sua competência.

2.1.14  Atender apontamentos referentes à minuta de Termo Aditivo

Após a devolução do processo com os apontamentos da Unidade Requisitante atendidos, o SEFCON juntará o despacho "Resposta aos Apontamentos da PF - Contratos", com o atendimento dos apontamentos de sua competência.

Entrada: "Resposta aos Apontamentos da PF - Requisitantes".

2.1.15  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: possibilidade prosseguimento do feito ou necessidade de retorno à PF para parecer/nota.

2.1.16  Disponibilizar para assinaturas das partes 

Disponibilizar o termo Aditivo para o Representante Legal da Fiocruz e para a empresa contratada.

Processo físico:  Encaminhar as 3 vias do termo aditivo para assinatura da contratada. 

Processo Eletrônico: A disponibilização da assinatura do instrumento pela contratada, será realizada através da função "Gerenciar Liberações para Assinatura Externa" no SEI.

2.1.17  Aguardar conclusão das assinaturas (no dia da disponibilização)

As assinaturas dos representantes e testemunhas deverão ocorrer impreterivelmente no dia da disponibilização.

2.1.18  Adicionar termo aditivo

Realizar o cadastro do Termo Aditivo no Sistema Compras.gov.br contratos e agendar a publicação do instrumento. 

2.1.19  Aguardar publicação

Acessar o site da Imprensa Nacional no dia agendado, e verificar se o conteúdo está publicado.

2.1.20  Salvar a publicação na pasta do processo

Salvar a publicação em formato .pdf na pasta do processo.

Entrada: Extrato da publicação do termo aditivo.

2.1.21  Incluir publicação no processo

Incluir o extrato da publicação no processo.

2.1.22  Registrar o Termo Aditivo

Atualizar o sistema Consulta Contratos Fiocruz com as informações do Termo Aditivo.

2.1.23  Encaminhar Termo Aditivo com publicação

O SEFCON deverá encaminhar o processo para o DEFIN/SECON.

Processo físico: O encaminhamento será realizado através de e-mail via outlook.

Processo eletrônico: O encaminhamento será realizado através de e-mail via Sistema SEI.

2.1.24  Atualizar Sistema

O DEFIN/SECON deverá atualizar o sistema SIAFI com as informações do Termo Aditivo

2.1.25   Encaminhar Termo aditivo com publicação para a contratada

Enviar e-mail via SEI para contratada com o Termo Aditivo assinado e o extrato da publicação.

2.1.26  Elaborar despacho de devolução

Antes de devolver o processo, o colaborador deverá verificar se no decorrer da formalização do instrumento foram identificadas irregularidades nos documentos de habilitação.

Caso tenham sido identificadas irregularidades, no ato da devolução, deverá ser realizada nova consulta para verificar se a pendência foi resolvida, e em seguida, essa certidão deverá ser juntada ao processo. Após a juntada da certidão, será incluído despacho no processo para informar se a situação de irregularidade foi sanada ou se na consulta realizada ainda consta alguma pendência.

Caso não tenham sido identificadas pendências nas consultas realizadas, o colaborador deverá incluir Despacho e utilizar o modelo (Despacho de Devolução dos Autos Após Alteração - Geral e Fiotec) de redação indicado na pasta de modelos I:\DIRAD\DECOM\SEFCON\Modelos\Despachos e em seguida encaminha o processo para o requisitante.

Saída: Despacho.

2.1.27  Processo encaminhado ao Requisitante

Encaminhar o processo após a conclusão do termo aditivo aditivo.

2.2     Atores

Serviço de Formalização de Contratos (SEFCON);

Serviço de Contabilidade (DEFIN/SECON);

2.3     Áreas de Interação

2.3.1 Procuradoria Federal

Responsável pela análise dos Termos Aditivos e emissão de parecer/nota a respeito da alteração contratual.

2.3.2 Requisitante

Unidade da Fiocruz responsável pela solicitação de Termo Aditivo e por atender aos apontamentos da Procuradoria Federal, se houver.

2.3.3. Contratada

Testemunha e representante legal são responsáveis pelas assinaturas do termo aditivo.

2.3.4 Contratante (Fiocruz)

Testemunha e representante legal da Fiocruz são responsáveis pelas assinaturas do termo aditivo.

2.3.5. Serviço de Contabilidade (DEFIN/SECON)

O Serviço de Contabilidade é responsável pela atualização do Sistema SIAFI com as informações do Termo Aditivo.

3.     Registros

Tabela I – Registros

4.      Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo Elaborar Termos Aditivos de Contratos.  

Documento assinado eletronicamente por LORENZO THEODORO BORGES, Prestador(a) de Serviços, em 19/10/2022, às 09:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ROGERIO BEZERRA DA SILVA, Prestador de Serviço, CPF: 104.991.257-89, em 19/10/2022, às 15:31, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por PAULO DE CARVALHO VILLAS BOAS, Chefe do Serviço de Formalização Contratual, em 21/10/2022, às 15:39, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 21/10/2022, às 15:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1397107 e o código CRC B0FDE2FC.

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