Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1. Objetivo

2. Documentos de referência

3. Documentos complementares

4. Campo de aplicação

5. Siglas e definições

6. Autoridades e responsabilidades

7. Descrição

7.1 Premissas

7.2 Requisitos do serviço

7.3 Requisitos do cliente

7.4 Requisitos do processo

7.5 Fluxograma do processo

7.6 Eventos disparadores

7.7 Eventos finais

7.8 Detalhamento das atividades

7.8.1 Realizar análise processual

7.8.2 Importação

7.8.3 Exportação

7.8.4 Realizar contratação cambial

7.8.5 Autorizar embarque

7.8.6 Monitorar agenciamento de cargas e desembaraço alfandegário

7.9 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

7.10 Indicadores de desempenho do processo

7.11 Sistemas

8. Registros

9. Anexos

1. Objetivo

Descrever a realização do processo Coordenar Importação e Exportação e definir diretrizes para sua execução na Coordenação-Geral de Administração e Unidades Fiocruz.

2. Documentos de referência

Os documentos de Referência do Serviço de Importação e Exportação estão disponíveis, em: http://cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação” >> Instruções e Procedimentos >> Item 4. Legislação.

3. Documentos complementares

A documentação complementar do Padrão de Processo Coordenar Importação e Exportação está disponível, em: http://www.cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação” >> Serviço de Importação e Exportação >> Instruções e Procedimentos.

4. Campo de aplicação

Este procedimento se aplica ao Serviço de Importação e Exportação – SIEX, da Coordenação-Geral de Administração – Cogead e às Unidades Fiocruz.

5. Siglas e definições

ANVISA - Agência Nacional de Vigilância Sanitária;

BACEN - Banco Central do Brasil;

COGEAD - Coordenação-Geral de Administração;

FIOCRUZ - Fundação Oswaldo Cruz;

DECEX - Departamento de Operações de Comércio Exterior;

GDC - Gestão de Desempenho de Competência do Banco do Brasil;

MAPA - Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento;

POP - Procedimento Operacional Padrão;

PP - Padrão de Processo;

RFB - Secretaria da Receita Federal do Brasil;

SECEX- Secretaria de Comércio Exterior;

SIEX - Serviço de Importação e Exportação;

TEC -Tarifa Externa Comum;

Tarifa Externa Comum: É uma taxa comercial padronizada para um grupo de países, como a existente no Mercosul. Usada numa união aduaneira, em uma área de livre comércio com uma tarifa externa comum, ademais de outras medidas que conformem uma política comercial externa comum;

Entre um grupo de países ou territórios que instituem uma união aduaneira, há a livre circulação de bens (área de livre comércio) e uma tarifa aduaneira comum a todos os membros, válida para importações provenientes de fora da área. Os países ou territórios que a adotam costumam ter por objetivo aumentar a sua eficiência econômica e estabelecer laços políticos e culturais mais estreitos entre si.

SISCOMEX - Sistema Integrado de Comércio Exterior;

SGA - Sistema de Gestão Administrativa.

6. Autoridades e responsabilidades

• DECOM/SIEX - Assessorar, gerenciar, padronizar as atividades da Fiocruz - MATRIZ, no Comércio Exterior, segundo as normas nacionais e internacionais.

• Unidades Requisitantes (Cogead / Unidades da Fiocruz, exceto Biomanguinhos e Farmanguinhos);

- Seguir as regras do comércio exterior;

- Encaminhar o processo ao Serviço de Importação e Exportação para as providências cabíveis junto aos órgãos intervenientes no comércio internacional, nos casos de Importação ou Exportação, ou, para pagamento de serviços internacionais ou ainda para recebimento de recursos do exterior.

7. Descrição

7.1 Premissas

O Serviço de Importação e Exportação utiliza-se de sistemas próprios de controle, página específica para Instruções e Procedimentos para abertura de processo, sistemas de governo  que Produzam Variações no Patrimônio e do SISCOMEX - Sistema Integrado de Comércio Exterior; Anvisa; MAPA, Polícia Federal; e legislações específicas que regem os produtos transacionados pela Instituição, que sejam comprados ou doados.

7.2 Requisitos do serviço

Os requisitos dos serviços do Serviço de Importação e Exportação estão disponíveis, em: http://cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação >> Instruções e Procedimentos.

7.3 Requisitos do cliente

O demandante deseja que sua aquisição (quer seja serviço ou material) seja atendida a tempo e a hora, daquilo que foi negociado dentro da Proforma Invoice (fatura), respeitando os tratos logísticos. Como se está a falar de Comércio Exterior, os prazos são mais estendidos, o que requer por parte do DEMANDANTE (cliente) um planejamento adequado de prazos para que não haja perda de eficiência em seus experimentos, a espera do serviço ou produto a entregar.

7.4 Requisitos do processo

Conforme poderá ser observado, os requisitos do processo estão disponíveis no endereço eletrônico, conforme abaixo:

- Licitação na Modalidade Pregão Internacional e Sistema de Registro de Preço/SRP

http://cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação >> Instruções e Procedimentos >> Item 1.1. Licitação na modalidade de Pregão Internacional e Sistema de Registro de Preços (SRP).

- Inexigibilidade de Licitação

http://cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação >> Instruções e Procedimentos >> Item 1.1. Inexigibilidade de Licitação.

- Dispensa de Licitação

http://cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação >> Instruções e Procedimentos >> Item 1.1. Dispensa de Licitação.

7.5 Fluxograma do processo

As atividades desse processo estão descritas, conforme Anexo I.

7.6 Eventos disparadores

Os eventos disparadores representam uma circunstância ou status que propicia o início da execução do processo. O processo Coordenar Importação e Exportação possui os seguintes eventos disparadores:

Processo de Importação ou Exportação:  Entrada de processo eletrônico no SIEX, via sistema SEI, atendendo os requisitos pontuados no site http://www.cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação” >> conforme especificidade do produto a ser importado/exportado. 

7.7 Eventos Finais

Os eventos finais representam uma circunstância ou status final do processo, podendo disparar a execução de outro processo. O processo Coordenar Importação e Exportação possui o seguinte evento final:

Processo encaminhado ao Requisitante: Ao término dos procedimentos de importação/exportação, o processo físico é encaminhado ao requisitante para os registros necessários e arquivamento.

7.8 Detalhamento das atividades do processo

7.8.1 Realizar análise processual

O Analista irá receber o processo de importação, de exportação, de pagamento (câmbio financeiro) e de Ordem do Exterior – Crédito (ordem de crédito) e fará a análise de acordo com os documentos encaminhados e registrados no SEI.

Caso o processo não esteja conforme, será verificado o tipo de ajuste necessário (ajuste interno ou externo). Dependendo do tipo de ajuste, o processo pode ou não ser encaminhado à Unidade para correções. Caso não seja necessário, as alterações são solicitadas por e-mail e a área de Análise Processual e Câmbio recebe e registra as adequações ao processo.

Sendo necessário um ajuste externo, o processo é encaminhado à Unidade para correção. Após correções, o processo retorna ao SIEX e as informações (número do processo, Unidade requisitante, exportador, moeda, valor da carga, entre outras) são conferidas e registradas no SGA-WEB/SIEX. 

Quando conforme, o processo de importação ou exportação será direcionado, via movimentação tanto no SGA-WEB/SIEX, quanto no SEI, à área de Logística Internacional – SIEX (NCPL – Núcleo de controle de registros e pedido) para procedimentos de importação ou exportação. 

No caso de processo de Pagamentos de serviços internacionais, a análise ocorrerá de acordo com as instruções disponíveis em: http://www.cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação” >> Instruções e procedimentos >> Pagamentos Internacionais e seguirá para contratação cambial. Após os tramites cambiais e procedimentos internos realizados o processo será encaminhado para o respectivo registro contábil da Unidade Requisitante.

7.8.2 Importação

Para os modos de aquisição de bens ou serviços, o demandante deve seguir as instruções e procedimentos elencados em: http://www.cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação” >> conforme especificidade do produto a ser importado) que apresenta as metodologias e documentos, os quais deverão ser formalizados através de processos administrativos e que irão balizar a correta instrução processual junto aos Órgãos Anuentes e parceiros no exterior.

Seguir este passo a passo reduzirá o tempo de importação, pois se cumprirá com pelo menos 90% das exigências que poderiam ser formuladas pelos Órgãos Fiscalizadores. Caso haja algum documento faltante e que não conste em disponível no caminho citado anteriormente, considerando a especificidade do produto, imediatamente o SIEX reverterá ao demandante a exigência e o auxiliará no seu preenchimento. Além desta redução de prazo, há a economia no trâmite processual, pois o processo não ficará no fluxo de ida e vinda para regularização. Portanto, é fundamental que se siga com o que o SIEX dispõe disponível na Internet no site da Cogead, cuja atualização é frequente.

7.8.3 Exportação

Para os modos de envio/remessa ao exterior, o SIEX tem informações adequadas neste modus operandis que tem por objeto a facilitação ao requisitante para a formalização de processos administrativos. O SIEX não seguirá com as solicitações, caso estas não cumpram com o que ali descreve-se. Importa informar que os procedimentos ali dispostos além de cumprir com requisitos mínimos de comércio exterior, facilita e auxilia nas classificações das mercadorias, possibilitando melhor instruções aos Agentes de Cargas parceiros da Fiocruz na empreitada logística como aos Órgãos Anuentes fiscalizadores cuja função é apurar o que se está e enviar/remeter ao exterior, salvaguardando a integridade das pessoas e do meio ambiente.

As instruções estão disponíveis no site da Cogead, conforme abaixo:

• Exportação sem cobertura cambial

http://cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação >> Instruções e Procedimentos >> Item 1.3. Importação sem Cobertura Cambial.

• Exportação temporária para reparo

http://cogead.fiocruz.br >> Banner "Serviço de Importação e Exportação >> Instruções e Procedimentos >> Item 1.7. Exportação Temporária para Reparo.

7.8.4 Realizar contratação cambial

A área de análise e câmbio receberá o processo de importação e confirmará com o Departamento financeiro da Unidade requisitante por e-mail a disponibilidade financeira. Se for verificada a indisponibilidade, o SIEX aguardará até uma semana para obter nova resposta. Quando não houver disponibilidade financeira o processo é devolvido à Unidade Requisitante e retornará ao SIEX assim que o financeiro estiver disponível.

Caso o Departamento financeiro informe que a Unidade possui disponibilidade financeira, a Carta para contratação de câmbio será preparada com o resumo dos dados da Invoice (exemplo: dados bancários, valor, modalidade de pagamento e recebedor no exterior) e as informações contidas nos documentos serão inseridas no Gerenciador Financeiro do Banco do Brasil (Sistema do Banco).

O SIEX realizará a negociação (taxa de câmbio) com a mesa de operações do Banco do Brasil e o câmbio é fechado.

Após o fechamento do câmbio, será solicitada ao Departamento Financeiro da Unidade a Ordem Bancária e o print da tela onde contém o número bancário. O arquivo é salvo em “pdf” e anexado no GDC.

O analista irá imprimir a documentação (contrato de câmbio e Swift) disponibilizada pelo Banco para anexá-la ao processo, lançará as informações no SGA-WEB/SIEX e no SEI, e encaminhará o processo para a Unidade requisitante.

7.8.5 Autorizar embarque

Para os casos de aquisição, a área de logística internacional – SIEX prepara a Purchase Order (Ordem de Compra), Anexo II – Modelo de Purchase Order, com os dados da Proforma Invoice e Extrato Prévio (Anexo III – Modelo de Extrato Prévio) encaminhado pelo Agente de Cargas. Para os casos de doação, será preparada a Shipment Authorization (Autorização de Embarque, Anexo IV – Modelo de Shipment Authorization.

Após, o Analista de Importação encaminhará a Purchase Order (aquisição) ou Shipment Authorization (doação), com as instruções de embarque (informações da Fiocruz e exportador e suas responsabilidades), para o exportador, via e-mail.

Quando do embarque, o exportador deverá fornecer através de e-mail a Comercial Invoice, Packing list, Conhecimento de Transporte e outros documentos que se façam necessários, conforme a especificidade de cada mercadoria.

Concomitantemente a emissão da Purchase Order ou Shipment Authorization, o analista envia o Extrato Prévio ao Agente de Cargas, com a documentação e as informações relativas ao processo. O Agente de Cargas assina o extrato prévio e retorna, via e-mail, para ser anexado ao processo, comprovando que recebeu toda documentação pertinente.

O Analista SIEX aguardará envio de documentação via e-mail pelo exportador e irá verificar a conformidade da documentação (Invoice, Packing List, Certificado de Análise e outros documentos, se necessários) encaminhada pelo exportador.  

Se a documentação não estiver correta, o Analista de importação solicita correção da documentação ao exportador via e-mail e aguarda o reenvio.

Após, quando a documentação for encaminhada, Analista Siex analisa as correções recebidas e confirma correção realizada.

Com a documentação conforme, o embarque da carga é autorizado via e-mail para o exportador.

Após a autorização, o SIEX aguarda o embarque da mercadoria para prosseguir com as atividades relacionadas ao monitoramento e agenciamento de cargas e desembaraço alfandegário.

7.8.6 Monitorar agenciamento de cargas e desembaraço alfandegário

O Agente de Cargas licitado será responsável pelo frete internacional, desembaraço no exterior e pela escolha da transportadora, seguro e transporte interno. Confeccionará licença e declaração de importação, apresentará declarações específicas aos órgãos anuentes, efetuará a liberação alfandegária, providenciará a exoneração do ICMS, pagará taxas diversas e o frete interno, para posterior ressarcimento (reembolso das despesas pagas).

O prazo de realização das atividades de agenciamento está estipulado nas especificações da Proforma Invoice e no contrato formalizado com a Fiocruz, através da licitação.

O Serviço de Importação e Exportação deverá monitorar e controlar todas as etapas realizadas pelo Agente de Cargas, tais como: desembaraço no exterior, confecção da Declaração de Importação, conferência da mercadoria junto a Órgãos Anuentes e Receita Federal, e obtenção de exoneração de ICMS (Guia de Liberação de Mercadoria Estrangeira – GLME).

O monitoramento do agenciamento de cargas se inicia quando o Analista SIEX solicita consulta do SISTEMA MANTRA (Sistema Integrado da Gerência do Manifesto, do Trânsito e do Armazenamento) ao Agente de Cargas, via e-mail, para saber se a mercadoria se encontra no recinto alfandegado.

Se a mercadoria não estiver no recinto deve-se aguardar sua chegada para prosseguir com o  Despacho Aduaneiro (várias etapas de controle são estabelecidas, desde as normas de procedimento de descarga ou embarque da mercadoria, até a revisão final do despacho, passando pela conferência e tendendo para o Desembaraço Alfandegário/aduaneiro, quando a mercadoria é entregue ao importador ou seu representante legal, ou ficando liberada para entrada no território nacional ou para embarque para exportação).

Após ser identificada a importação, com cobertura cambial, será identificado o tipo de modalidade de pagamento: Remessa Sem Saque, CAD (Cash Against Documents – Cobrança à vista), Carta de Crédito ou Pagamento Antecipado.

O SIEX deverá monitorar o desembaraço alfandegário realizado pelo Agente de cargas contratado. O desembaraço alfandegário é composto de:

- Declaração de Importação (DI);

- Exoneração do ICMS na Receita Estadual;

- Retirada da carga do TECA ou PORTO (neste caso, há a necessidade do SIEX solicitar ao DECOM a emissão de Nota fiscal.

O Analista também irá acompanhar transporte interno para o requisitante, conforme Incoterms. Em caso de Ex-works, FCA (Free Carrier), CPT (Carriage Paid To), FOB (Free On board), CIF (Cost, Insurance and Freight) e CIP (Carriage and Insurance Paid to), a responsabilidade será do Agente de Cargas licitado pela FIOCRUZ.

Em caso de DAP (Delivery At Place) - a responsabilidade será do exportador. Sendo que somente o despacho da carga fica a cargo do despachante licitado pela Fiocruz, pois este tem a Procuração para representar a Fiocruz perante os Órgãos Anuentes.

Após os trâmites citados acima, o Analista irá o receber a Declaração de Importação com Atesto de Recebimento do Agente de Cargas. Recebida, a área de logística SIEX deve confirmar recebimento via e-mail com o usuário.

NOTA: No caso de CAD, o monitoramento do Agenciamento de Cargas é realizado antes da chegada da mercadoria e o desembaraço após a contratação cambial.

7.9 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

Não aplicável.

7.10 Indicadores de desempenho do processo

O Serviço de Importação e Exportação não possui indicadores, e sim itens de verificação, conforme abaixo:

• Percentual do Processo exportar realizado em até 40 dias, e

• Percentual do processo importar realizado em até 80 dias.

7.11 Sistemas

SGA - Sistema de Gestão Administrativa (SGA-SIEX - versão Web)

Dividido em módulos por área de atuação administrativa, e com algumas versões disponibilizadas na web internet/intranet. Aplica-se neste procedimento o módulo SGA-WEB/SIEX. No SGA-WEB/SIEX realiza-se o cadastro de processo e suas peculiaridades para consulta do cliente e controle das atividades desenvolvidas pelo SIEX.

Siscomex - Sistema Integrado de Comércio Exterior

É um instrumento que integra as atividades de registro, acompanhamento e controle das operações de comércio exterior, através de um fluxo único, computadorizado, de informações, cujo processamento é efetuado exclusiva e obrigatoriamente pelo sistema.

Sistema MANTRA (Sistema Integrado da Gerência do Manifesto, do Trânsito e do Armazenamento)

IATA - International Air Transport Association ou Associação Internacional de Transportes Aéreos:

É uma instituição que foi criada no ano de 1945 na cidade de Havana em Cuba para representar os interesses das diversas companhias aéreas. Seu principal foco é a assistência aérea, segurança e economia para os seus clientes. A preocupação em relação à segurança e ao bem-estar dos passageiros é uma das prerrogativas da IATA. Além de procurar aumentar as comodidades para os usuários, ela também se preocupa em reduzir custos e despesas para as companhias aéreas. Assim como, solucionar outros problemas, tudo com o intuito somente de aumentar e melhorar a eficiência delas no mercado.  

Trata-se de um sistema que regulamenta o trânsito de mercadorias perigosas. Por meio dele serão realizadas consultas para verificar se a mercadoria é perigosa.

TEC Win - Tarifa Externa Comum

A Tarifa Externa Comum é um código de classificação tarifária usada internacionalmente e utilizada para classificar todos os tipos de cargas.

Sistema GDC (Gestão de Desempenho de Competência) - Banco do Brasil

Gerenciador Financeiro do Banco do Brasil onde são incluídas as informações para fechamento de câmbio.

8. Registros

                                                                                                                                          Tabela I - Registros

9. Anexos

Anexo I - Fluxograma do Processo Coordenar Importação e Exportação;

Anexo II - Modelo de Purchase Order;

Anexo III - Modelo de Extrato Prévio;

Anexo IV - Modelo de Shipment Authorization - Donation.

Documento assinado eletronicamente por LUCIANA DA SILVA SANTOS MACHADO, Prestadora de Serviço - CPF: 029.121.887-33, em 23/06/2022, às 14:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por BRUNO SIDERIG ARAUJO DE MELO, Assistente Técnico de Gestão em Saúde, em 28/06/2022, às 14:34, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MAURICIO SERGIO MARNET DE OLIVEIRA, Chefe do Serviço de Importação e Exportação, em 28/06/2022, às 15:19, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 05/07/2022, às 10:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 08/07/2022, às 15:56, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1610990 e o código CRC 43C81EF9.

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