Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência 

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e definições

6 Responsabilidades

7 Descrição

7.1 Premissas

7.2 Elaborar o plano anual

7.3 Elaborar o planejamento

7.4 Analisar demanda das áreas

7.5 Consolidar plano anual

7.6 Executar orçamento

7.7 Contratações: Valores x Modalidades (Leis 8.666/93 e 14.133/21)

7.8 Operacionalização do sistema SGA Compras

7.9 Trâmite do processo até a entrega do objeto ao requisitante

7.10 Revisar planejamento da unidade

7.11 Monitorar a execução do Plano Anual

7.12 Sistemas

8 Registros

9 Anexos  

1 Objetivo

Estabelecer as diretrizes para elaborar e controlar a gestão orçamentária do Plano Anual da Unidade Cogead.

2 Documentos de referência

Manual do Sistema de Apoio à Gestão Estratégica (Sage) – Com acesso restrito a usuários autorizados, disponível através do seguinte caminho: www.sage.fiocruz.br;

3 Documentos complementares

Guia de Planejamento - Edição Anual, restrito a usuários autorizados, disponível através do seguinte endereço: www.sage.fiocruz.br

4 Campo de aplicação

Este procedimento aplica-se a todas as áreas da Cogead.

5 Siglas e definições

Ageplan - Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento;

Ascom - Assessoria de Comunicação;

Cogead - Coordenação-Geral de Administração;

Cogeplan - Coordenação-Geral de Planejamento;

Capital (Investimento) - São despesas aplicadas com a aquisição de bens (equipamentos e material permanente) para a administração pública;

Custeio - São despesas aplicadas na manutenção das atividades da administração pública;

Decom - Departamento de Compras;

Defin - Departamento Financeiros.

Degias - Departamento de Gestão da Informação e Assessorias;

CD - Conselho Deliberativo;

Fundo Fiocruz - O Fundo Fiocruz é uma categoria que inclui receita corrente, oriundo da LOA da Fiocruz proveniente de trocas de naturezas por necessidade de custeio ou de receitas diretamente arrecadadas e de acordo e termos de compromissos internos provenientes de outras formas de captação de recursos;

Guia de Planejamento - É considerado documento de referência para a elaboração do planejamento anual das Unidades Fiocruz; 

Lei Orçamentária Anual (LOA) - Ordenamento legal em que o governo define as estimativas de receitas e estabelece as despesas do governo federal e as metas que deverão ser atingidas, sendo compatível com a Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e Plano Plurianual (PPA);

Operações - Processos da organização que se caracterizam pela execução contínua de um conjunto de atividades que produzem um determinado produto (bem ou serviço) de forma repetitiva. As operações são esforços permanentes que utilizam recursos definidos e realizam basicamente o mesmo conjunto de atividade;

Plano Anual (PA) - Relaciona o conjunto de operações e projetos da Fiocruz que devem ser executados pelas unidades do ano corrente. Incluem as respectivas metas físicas e as previsões de despesas operacionais seguindo fontes de receita;

Projetos - Constituem um esforço temporário, empreendido com a finalidade de criar um produto, serviço ou resultado único. O caráter temporário indica que projetos devem ter um início e término definidos em marcos temporais precisos. O término é alcançado quando os objetivos forem atingidos ou, alternativamente, quando se concluir que esses objetivos não serão ou não poderão ser atingidos;

PF - Procuradoria Federal;

PQU - Plano Quadrienal da Unidade;

PGC - Planejamento e Gerenciamento das Contratações;

SAGE - Sistema de informação onde são registrados o Plano Estratégico da Fiocruz e das unidades, o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação – PDTIC e o Plano Anual das unidades e subunidades com registro das operações e projetos. Destaca-se que no sistema atualmente existem dois módulos: SAGE Planejamento e SAGE Cooperação;

Seac - Serviço de Administração de Compras;

SEI - Sistema Eletrônico de Informações;

SGA - Sistema de Gestão Administrativa;

SPGC - Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Compras;

T.I. - Tecnologia da Informação (software e hardware) serviços e aquisições.

6 Autoridades e responsabilidades

Degias / Ageplan - Estabelecer e controlar a gestão orçamentária do Plano Anual da Unidade.

Áreas da Cogead - Planejar e acompanhar a execução orçamentária de suas áreas conforme diretrizes deste procedimento.

DECOM/DEGIAS/DEFIN - Acompanhar o desempenho da execução do PA de seus gestores, nos respectivos Departamentos.

7 Descrição

7.1 Premissas

O Plano Anual deve:

Ser elaborado de acordo com o limite orçamentário estabelecido no LOA;

Ser um recorte do Plano Quadrienal da Unidade;

Ser de conhecimento amplo nas respectivas áreas da Cogead;

Ser executado de acordo com as orientações da Ageplan;

Ser executado em consonância com as demandas referendadas no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações – SPGC.

Ser fidedigno as necessidades das áreas Cogead no que diz respeito a manutenção de suas atividades, e preveja ações futuras visando a melhoria contínua dos processos.

7.2 Elaborar o Plano Anual

De acordo com o calendário definido pela Coordenação-Geral de Planejamento (Cogeplan), a Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento (Ageplan), irá comunicar aos gestores, o início do ciclo de Planejamento Anual (PA), bem como, os prazos e orientações para fazê-lo.

Baseados nos Objetivos Estratégicos da unidade e nas metas e ações elaboradas pelas próprias áreas, que normalmente compreendem um período de quatro anos, os gestores deverão fazer um recorte deste período e relacionar o que deverá ser executado naquele ano, analisando sempre a real necessidade e a relevância da aquisição de bens e serviços que possibilitem o cumprimento da missão precípua da unidade. O PA também deverá explicitar as ações estratégicas e de inovação, e, caso seja pertinente, contemplar também as ações que não geram custo, mas, abarcam o planejamento da área. 

Os gestores deverão expressar suas necessidades de custeio/capital, TI e Capacitação, através de planilha disponível no Sistema Eletrônico de informações SEI.

De acordo com o grau de maturidade de cada área, recomendamos que a elaboração do PA aconteça de forma colaborativa, ou seja, que todos da equipe possam contribuir e/ou tomar ciência da demanda de aquisições e contratações daquele exercício.

7.3 Executar o Plano Anual

Após orientações e/ou reunião com a área de Planejamento da Cogead, que acontecerá por Departamento, será informado qual processo SEI será disponibilizado, para lançamento das demandas;

No processo SEI do respectivo Departamento, os gestores deverão:

Fazer o Download (baixar) do documento (planilha em Excel);

Realizar o devido preenchimento com as respectivas demandas;

Submeter a apreciação do Chefe do Departamento: 

Se aprovado fazer o Upload (anexar) o documento no processo SEI do seu respectivo Departamento;

Se reprovado, realizar correções, para posteriormente fazer o Upload do documento.

Quando todas as áreas daquele Departamento estiverem lançadas, caberá ao chefe do Departamento, inserir despacho com a aprovação e a ciência do PA de suas áreas.

7.4 Analisar demanda das áreas

A Ageplan irá analisar os respectivos documentos, e, caso haja necessidade de ajustes nos mesmos, dará ciência aos respectivos chefes de Departamento. 

7.5 Consolidar plano anual

De posse das demandas validadas pelos chefes dos Departamentos, a Ageplan submete o Plano Anual condensado ao Conselho Departamental da unidade (CD), para apreciação e validação, através de reunião, cuja ata é devidamente confeccionada pela secretária da Coordenação e posteriormente anexada aos respectivos processos do PA dos Departamentos.

Após validação do Plano Anual, a Ageplan realiza o lançamento da demanda no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Compras – SPGC, do Governo Federal, preferencialmente na 1ª janela, que ocorre entre os meses de janeiro à março do ano anterior a demanda. Este lançamento poderá ser revisto nas 2 janelas posteriores, que poderão ocorrer nos meses de setembro e novembro. Para incluir, alterar ou até mesmo excluir itens lançados nas referidas janelas, a Ageplan solicitará as áreas, periódicas análises de suas respectivas demandas.

Cabe reforçar, que inclusões de itens no ano de sua execução que não foram previstos nas janelas do ano anterior,  poderão ser incluídas, mediante preenchimento de despacho específico, que deverá ser inserido nos respectivos processos do Ano do Planejamento do PA, disponível no Sistema Eletrônico de Informação – SEI denominado “Despacho Demandas Extemporâneas” -  observando as seguintes regras:

Fato Novo (impossível prever em ano anterior por força de legislação/inovação/fato inédito) Emissão de Despacho sem justificativa;

Fato existente (Algo que poderia ter sido previsto no ano anterior) Emissão de despacho com justificativa, respondendo as seguintes perguntas:

- Por que o requisitante não conseguiu prever nas 3 janelas do ano anterior, a presente demanda?

- Por que o requisitante não opta por incluir esse item no seu PA do próximo exercício?

- Haverá algum prejuízo ao Interesse Público se esta demanda extemporânea não for realizada neste ano? Se sim, qual?

- A missão institucional estará prejudica? De que maneira?

- Que fatos ensejaram o aparecimento desta demanda somente agora, sem sua previsão no ano anterior?

A demanda extemporânea será inserida no sistema PGC, juntamente com a justificativa, que será encaminhada para análise da estância máxima da unidade, caso aprovada, a Ageplan informará ao setor requisitante o código e número do item para a devida execução.

Após lançamento das demandas no SPGC, a Ageplan inicia o lançamento no sistema SAGE, conforme as orientações contidas no Guia de Planejamento e Manual do SAGE, ambos do exercício vigente.

Em se tratando de execução das nossas demandas expressas no PA, após a inserção de todas as demandas da Instituição, o SAGE é bloqueado para apreciação, análise e posterior aprovação do Conselho Deliberativo - CD Fiocruz.

Caso esteja tudo à contento, a COGEPLAN nos dará autorização para executar, conforme abaixo:

7.6 Executar orçamento

Após  a Reunião do Conselho Deliberativo (CD) , os chefes dos departamentos devem realizar reuniões com seus respectivos gestores para informar sobre as ações aprovadas e autorizar o início de sua execução.

Os itens comuns de investimento e consumo das áreas serão executados pela Ageplan, tais como bebedouros, cafeteiras, cadeiras etc. Para tanto, a cada exercício, a Ageplan informará as áreas o que lhes cabem executar ou não, bem como propor a padronização dos itens.

A execução dos itens específicos das áreas, devem ocorrer primeiramente através da abertura do processo SEI. Nele o requisitante deverá realizar a inserção de documentos descritos nas respectivas Bases de Conhecimentos, dependendo da modalidade de compra, disponíveis no Sistema.  

Posteriormente, o requisitante lançara sua demanda no sistema SGA módulo “Pedido de Compras”, porém, cabe ao requisitante observar os seguintes pontos, antes mesmo de iniciar o pedido de compra:

• O Referido Objeto foi previsto e lançado no SPGC? 

• Tenho a Programação orçamentária? Solicitar a Ageplan

• É um bem de Custeio ou de Capital?

• Confeccionei toda documentação necessária prevista na IN vigente

• O Projeto Básico ou Termo de Referência estão corretos?

• Tenho o número e código do item (CATMAT/CATSER)? Solicitar a Ageplan

• Já tenho certeza se vai ser um Registro de Preço ou não?

• Quem do meu setor estará apto para responder questionamentos do SEAC e da PF?

7.7 Contratações: Valores x Modalidades (Leis Nº 8.666/93 e Nº 14.133/21)

                                                                         Tabela I - Modalidades e Aquisições

NOTA: 

                    Figura 1 - Sistema SGA/Módulo "Pedidos de Compras"

Após clicar em novo pré-pedido, o requisitante deverá, conforme tela abaixo, informar a data para finalização do pedido, normalmente, se coloca a data do dia:

                                      Figura 2 - Sistema SGA/Módulo “Pedidos de Compras”

Após entrar no sistema, o requisitante deverá as informações contidas nesta tela sobre a data estimada para finalização do pré-pedido. Se for adquirir vários itens, a data limite poderá ser de 01 semana ou 01 mês, por exemplo, mas, se for um único item, mantenha a data do dia do pedido. Após definir a data, confirme.

                      Figura 3 - Sistema SGA/Módulo “Pedidos de Compras”

O próximo passo, será procurar um item que tenha sido cadastrado ou inserir o item novo que, porventura o requisitante tenha solicitado ao setor de cadastro. Após a busca, clique no item desejado, conforme a tela abaixo.

                                      Figura 4 - Sistema SGA/Módulo “Pedidos de Compras”

No passo seguinte, o requisitante informar a quantidade, o local de entrega do objeto, complementar a informação caso haja necessidade. Neste momento é importante definir se este pedido será simplesmente um item de pedido de compra, se é um item para montar um Registro de Preço (Ata) ou se este pedido é uma adesão à Ata de outro órgão. Observem que a possibilidade mais corriqueira já fica automaticamente marcada. Em seguida, confirme a ação.

                      Figura 5 - Sistema SGA/Módulo “Pedidos de Compras”

                                         Figura 6 - Sistema SGA/Módulo “Pedidos de Compras”

O próximo passo será definido pela quantidade de itens (diversos) que está sendo adquirida, se forem muitos, o requisitante deverá clicar no número do carrinho, onde ele poderá gerenciar algumas ações.

Se for um único item, o requisitante deverá clicar na aba nª 2 Meu Pré-Pedido, em seguida, conforme a tela abaixo,  o requisitante deverá clicar no número do pedido.   

                                 Figura 7 - Sistema SGA/Módulo “Pedidos de Compras”

                                   Figura 8 - Sistema SGA/Módulo “Pedidos de Compras”

Neste momento, o requisitante poderá anexar documentos e até mesmo excluir o pedido. Se estiver tudo ok, insira a justificativa pertinente e também a matrícula do servidor responsável pela aquisição. Clique em gravar.

Na mesma tela, finalize o pedido enviando-o para área do administrador.

                                    Figura 9 - Sistema SGA/Módulo “Pedidos de Compras”

Findada as etapas de inserção de informações no SGA Compras, o requisitante deverá encaminhar o pedido à Ageplan, que assume o papel de administradora do pedido.

Concomitante, o requisitante deverá criar processo no SEI, inserir os documentos pertinentes de acordo com a modalidade, gerar o pedido em PDF e anexar ao processo SEI, conforme figura abaixo.  

O requisitante deve observar que no próprio SEI existe um documento denominado check list, que, de acordo com a modalidade da compra, descreverá quais documentos serão necessários para aquisição/contratação daquele objeto, cabendo ao requisitante sinalizar na coluna pertinente:  sim/não/não se aplica, conforme figura abaixo:

                                 Figura 10 - SEI (Check List Inexigibilidade)

As etapas de finalização do pedido no SGA e no SEI estão descritas na Base de Conhecimento deste processo.

Quando houver pregão, o requisitante deverá ficar de prontidão para avaliar se o item ou serviço ofertado estão de acordo com o que foi solicitado.

7.9 Tramite do processo até a entrega do objeto ao requisitante

As etapas de recebimento, atesto na NF, tramitação na Seção de Patrimônio (bem permanente), confecção ATP, Pagamento e Arquivamento, estão descritas na Base de Conhecimento do SEI, denominada: Finanças: Processo de Pagamento e Pag. Despesa Corrente.

7.10 Revisar planejamento da unidade

As ações que geram custos e que porventura não tenham sido previstas no PA e no SPGC, só poderão ser avaliadas no Conselho Deliberativo da unidade e, caso sejam autorizadas, estas só poderão ser executadas, de acordo com o cronograma do SPGC e a disponibilidade orçamentária, conforme estabelecido no item 7.5

7.11 Monitorar a execução do Plano Anual

O monitoramento da execução do Plano Anual deve ser realizado através das reuniões de departamento, onde a pauta sobre “Planejamento Anual” será registrada através do Ata de Reunião disponível no SEI. As reuniões deverão ser realizadas no meio e no final de cada exercício com a presença da área de planejamento, que será a responsável pela elaboração da referida ATA.

As atualizações realizadas nessas reuniões devem refletir nos modelos de Planejamento anual elaborado via SEI, onde a versão deve ser identificada de modo a sinalizar que houve uma modificação no formulário.

7.12 Sistemas

SAGE - Sistema de Apoio a Gestão Estratégica;

SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira;

SGA FINANCEIRO - SGA Sistema de Gestão Administrativa;

SPGC - Sistema de Planejamento e gerenciamento das Contratações;

SEI - Sistema Eletrônico de Informação.

8 Registros

                                                                                                                                          Tabela II – Registros

9 Anexos

Anexo I - Formulário PA; 

Anexo II - Fluxograma do Processo.

Documento assinado eletronicamente por Aline Guimarães da Silva, Prestador(a) de Serviços, em 01/11/2022, às 11:44, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por CLAUDIA SIMONE PINTO DA SILVA, Prestadora de Serviço, CPF: 949.396.247-49, em 01/11/2022, às 12:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 03/11/2022, às 11:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Coordenador(ª) Geral de Administração Substituto(ª), em 04/11/2022, às 14:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2180329 e o código CRC B3EB88C7.

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