Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Sigla e definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Descrição

7.1 Obras Executadas pela própria Unidade Gestora

7.2 Obras Executadas pela COGIC para Unidades Centralizadas

7.3 Obras Executadas pela COGIC para Unidades Descentralizadas

7.4 Itens a serem observados na regularização contábil de benfeitorias, obras e reformas

7.4.1 Reavaliação imobiliária no Spiunet

7.4.2 Análise dos valores existentes nas contas 12321.06.05 e/ou 12321.07.00 e/ou 12321.08.00

8 Registros

9 Anexos

1. Objetivo

Estabelecer a padronização dos trâmites que procedem às obras concluídas na Fiocruz.

2. Documentos de referência

Cogic, IT 8.106000.001 – Recebimento de Obras e Serviços de Engenharia.  (Padronizar procedimentos para recebimento de obras e serviços de engenharia, objetos de contratos acompanhados pelo Departamento de Arquitetura e Engenharia (DAE) da Coordenação-Geral de Infraestrutura dos Campi (Cogic).  Rio de Janeiro, 2019).

Portaria nº 019/2010 – DIRAD - Definir responsabilidade e competências relacionadas à gestão patrimonial no âmbito da Fiocruz, abrangendo desde o recebimento, guarda, movimentação até a utilização e controle físico e contábil dos bens móveis e imóveis afetados ao patrimônio da Fiocruz.

Portaria nº 054/2015 – DIRAC - Constituir Comissão para definir metodologia que será adotada para proceder às atualizações dos imóveis da Fiocruz, bem como, definir os procedimentos que serão utilizados para os registros nos processos de obras visando à incorporação de valores ao SPIUNET).

3. Documentos complementares

Macro função Siafi 020344 (Bens Imóveis);

Macro função Siafi 020335 (Reavaliação e redução ao valor recuperável);

Instrução Normativa SPU nº 05/2018 (Dispõe sobre as diretrizes de avaliação dos imóveis da União ou de seu interesse, bem como define os parâmetros técnicos de avaliação para cobrança em razão de sua utilização);

Portaria Conjunta STN/SPU nº 703/2014 (Dispõe sobre procedimentos e requisitos gerais para mensuração, atualização, reavaliação e depreciação dos bens imóveis da União, Autarquias e Fundações Públicas);

Manual Geral do SPIUNET, Ministério da Economia Secretaria de Coordenação e Governança do Patrimônio da União – SCGPU. Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUnet Brasília, novembro de 2019. Disponível em: https://www.gov.br/economia/pt-br/arquivos/planejamento/arquivos-e-imagens/secretarias/Arquivos/spu/sistemas/manual-geral-do-spiunet-ultima-versao-nov2019.pdf. Acessado em 11/06/2021. 

4. Campo de aplicação

A presente Instrução de Trabalho será aplicada ao Campi FIOCRUZ.

5. Sigla e definições

COGEAD - Coordenação-Geral de Administração;

COGIC - Coordenação-Geral de Infraestrutura dos Campi;

ÁREA EXECUTORA - área responsável pela execução do processo, atividade e/ou procedimento a ser descrito;

DAE - Departamento de Arquitetura e Engenharia/COGIC;

IT - Instrução de Trabalho;

PA - Lançamentos Patrimoniais;

SEGEOF - Serviço de Gestão Orçamentária e Financeira/COGIC;

SEGEPAT - Serviço de Gestão do Patrimônio/COGIC;

SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal;

SIAFI WEB - Forma eletrônica de acesso ao SIAFI;

SPIUNET - Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União;

SPU - Superintendência do Patrimônio da União.

STN - Secretaria do Tesouro Nacional;

REGULAMENTAÇÕES LEGAIS - Todas as medidas legais ou regulamentares (Leis, Decretos, Instruções Normativas, Portarias, etc.), nos âmbitos Federal, Estadual, Municipal e Institucional, que concernem aos assuntos relacionados à atividade/processo em questão;

UNIDADE CENTRALIZADA - Unidade gestora responsável ao qual a lei orçamentária anual consigna recursos para a realização de parte do programa de trabalho da Fiocruz, mas não são investidas do poder de gerir recursos orçamentários e financeiros;

UNIDADE DESCENTRALIZADA - Unidade gestora executora ao qual a lei orçamentária anual consigna recursos para a realização de parte do programa de trabalho da Fiocruz e que são investidas do poder de gerir recursos orçamentários e financeiros.

6. Autoridades e responsabilidades

As execuções das rotinas previstas nesta IT estão sob a responsabilidade das áreas:

• Departamento/Serviço/Setor - de Arquitetura e Engenharia - Anexar formulários por ocasião do encerramento da Obra; encaminhar processo ao Departamento Financeiro; após ações dos Departamentos Financeiro e Patrimônio, arquivar o processo.

• Departamento/Serviço/Setor – Financeiro - Realizar registro de baixa da conta referente ao empreendimento encerrado; anexar documento ao processo; encaminhar processo ao Departamento de Patrimônio; verificar ações do Departamento de Patrimônio; encaminhar o processo ao Departamento de Arquitetura e Engenharia.

• Departamento/Serviço/Setor – Patrimônio - Realizar a baixa de valores da conta Bens Imóveis a classificar/registrar; realizar atualização no SPIUNET; realizar ratificação no SIAFI; anexar documento ao processo; encaminhar processo ao Departamento Financeiro.

Nota: Não é padronizada a classificação das atividades acima relacionadas na estrutura interna das Unidades. Desta forma, para efeito desta IT, as áreas responsáveis estão classificadas como Departamento.

7. Descrição

7.1. Obras Executadas pela própria Unidade Gestora:

• Departamento de Arquitetura e Engenharia da Unidade Gestora:

Encaminhar ao Departamento Financeiro da Unidade Gestora o processo de pagamento com:

a) Notificação de Valor Final de Contrato (ANEXO I);

b) Termo de Recebimento Definitivo da Obra (ANEXO II);

c) Laudo de Formalização da entrega e aceitação da Obra (ANEXO III);

d) Arquivar o processo, após ações dos Departamentos Financeiro e Patrimônio.

• Departamento Financeiro da Unidade Gestora:

a) Realizar a baixa do registro contábil das contas 12.321.06.01 - Obras em andamento e/ou, 12.321.06.05 – Estudos e Projetos, e/ou 12.321.07.00 – Instalações, conforme Notificação de Valor Final de Contrato (anexo I) e o Termo de Recebimento Definitivo da Obra (anexo II) no SIAFI WEB com o documento PA, situação IMB113 – BAIXA DE BENS IMÓVEIS PARA POSTERIOR INCORPORAÇÃO NO SPIUNET C/C 008;

b) Após registro da baixa, anexar o documento ao processo de pagamento;

c) Encaminhar processo para o Departamento de Patrimônio da Unidade Gestora;

d) Quando do retorno do processo do Departamento de Patrimônio, dar ciência nas ações deste departamento;

e) Em seguida, enviar o processo para o Departamento de Arquitetura e Engenharia.

• Departamento de Patrimônio da Unidade Gestora:

a)      Realizar a atualização no SPIUNET dos valores registrados nas contas 12.321.06.01 - Obras em andamento e/ou, 12.321.06.05 – Estudos e Projetos, e/ou 12.321.07.00 – Instalações conforme Notificação de valor final de contrato (anexo I) e Termo de Recebimento Definitivo da Obra (anexo II);

b) Ratificar no SIAFI WEB a Nota de Lançamento (NL) gerada no SIAFI pela atualização realizada no SPIUNet através da situação IMB134 – RATIFICAÇÃO DE REAVALIAÇÃO DE IMÓVEIS DE USO ESPECIAL – INTEGRAÇÃO SPIU X SIAFI;

c) Anexar o documento gerado pela ratificação ao processo de pagamento;

d) Encaminhar o processo ao Departamento Financeiro da Unidade Gestora, em um prazo máximo de 10 dias úteis, para ciência e posterior envio ao Departamento de Arquitetura e Engenharia.

7.2. Obras Executadas pela COGIC para Unidades Centralizadas:

• Departamento de Arquitetura e Engenharia da COGIC:

Encaminhar ao Departamento Financeiro da COGIC o processo de pagamento com:

a) Notificação de valor final de contrato (ANEXO I);

b) Termo de Recebimento Definitivo da Obra (ANEXO II);

c) Laudo de Formalização da entrega e aceitação da Obra (ANEXO III);

d) Arquivar o processo, após ações dos Departamentos Financeiro e Patrimônio.

• Departamento Financeiro da COGIC:

a) Realizar a transferência dos registros contábeis das contas 12.321.06.01 - Obras em andamento e/ou, 12.321.06.05 – Estudos e Projetos, e/ou 12.321.07.00 – Instalações, para a conta 12.321.99.05 – Bens imóveis a classificar/a registrar na unidade gestora responsável pelo bem, conforme Notificação de Valor Final de Contrato (anexo I) e o Termo de Recebimento Definitivo da Obra (anexo II) no SIAFI WEB com o documento PA, situação IMB048 – TRANSFERÊNCIA DE BENS IMÓVEIS PELO TÉRMINO DE CONSTRUÇÕES, REFORMAS - C/C 008;

b) Após registro, anexar o documento ao processo de pagamento;

c) Encaminhar processo ao Departamento de Patrimônio da COGEAD;

d) Quando do retorno do processo do Departamento de Patrimônio, dar ciência nas ações deste departamento;

e) Em seguida, enviar o processo para o Departamento de Arquitetura e Engenharia.

• Departamento de Patrimônio da COGEAD:  

a) Realizar o registro contábil da baixa da conta 12.321.99.05 – Bens Imóveis a Classificar/Registrar, através da situação IMB113 – BAIXA DE BENS IMÓVEIS PARA POSTERIOR INCORPORAÇÃO NO SPIUNet C/C 008 conforme Notificação de Valor Final de Contrato (anexo I) e Termo de Recebimento Definitivo da Obra (anexo II);

b) Realizar a atualização no SPIUNET das benfeitorias, obras ou reformas baixadas da conta 12.321.99.05 – Bens Imóveis a Classificar/Registrar, conforme Notificação de valor final de contrato (anexo I),  Termo de Recebimento Definitivo da Obra (anexo II) e Laudo de Formalização da entrega e aceitação da obra (anexo III);

c)  Ratificar no SIAFI WEB a Nota de Lançamento (NL) gerada no SIAFI pela atualização realizada no SPIUNet através da situação IMB134 – RATIFICAÇÃO DE REAVALIAÇÃO DE IMÓVEIS DE USO ESPECIAL – INTEGRAÇÃO SPIU X SIAFI;

d) Anexar o documento gerado pela ratificação ao processo de pagamento;

e) Encaminhar o processo ao Departamento Financeiro da COGIC, em um prazo máximo de 10 dias úteis, para ciência e posterior envio ao Departamento de Arquitetura e Engenharia.

7.3. Obras Executadas pela COGIC para demais Unidades Gestoras:

• Departamento de Arquitetura e Engenharia da COGIC:

Encaminhar ao Departamento Financeiro da COGIC o processo de pagamento com:

a) Notificação de valor final de contrato (ANEXO I);

b) Termo de Recebimento Definitivo da Obra (ANEXO II);

c) Laudo de Formalização da entrega e aceitação da Obra (ANEXO III);

d) Arquivar o processo, após ações dos Departamentos Financeiro e Patrimônio.

• Departamento Financeiro da COGIC:

​a) Realizar a transferência dos registros contábeis das contas 12.321.06.01 - Obras em andamento e/ou, 12.321.06.05 – Estudos e Projetos, e/ou 12.321.07.00 – Instalações, para a conta 12.321.99.05 – Bens imóveis a classificar/a registrar na unidade gestora responsável, conforme Notificação de Valor Final de Contrato (anexo I) e o Termo de Recebimento Definitivo da Obra (anexo II) no SIAFI WEB com o documento PA, situação IMB048 – TRANSFERÊNCIA DE BENS IMÓVEIS PELO TÉRMINO DE CONSTRUÇÕES, REFORMAS - C/C 008;

b) Após registro, anexar o documento ao processo de pagamento;

c) Encaminhar processo para o Departamento de Patrimônio da unidade gestora beneficiária da obra;

d) Quando do retorno do processo do Departamento de Patrimônio, dar ciência nas ações deste departamento;

e) Em seguida, enviar o processo para o departamento de Arquitetura e Engenharia.

Departamento de Patrimônio da Unidade Gestora beneficiária: ​

a) Realizar o registro contábil da baixa da conta 12.321.99.05 – Bens Imóveis a Classificar/Registrar, através da situação IMB113 – BAIXA DE BENS IMÓVEIS PARA POSTERIOR INCORPORAÇÃO NO SPIUNet C/C 008 conforme Notificação de Valor Final de Contrato (anexo I) e Termo de Recebimento Definitivo da Obra (anexo II);

b) Realizar a atualização no SPIUNET das benfeitorias, obras ou reformas baixadas da conta 12.321.99.05 – Bens Imóveis a Classificar/Registrar, conforme Notificação de valor final de contrato (anexo I),  Termo de Recebimento Definitivo da Obra (anexo II) e Laudo de Formalização da entrega e aceitação da obra (anexo III);

c) Ratificar no SIAFI WEB a Nota de Lançamento (NL) gerada no SIAFI pela atualização realizada no SPIUNet através da situação IMB134 – RATIFICAÇÃO DE REAVALIAÇÃO DE IMÓVEIS DE USO ESPECIAL – INTEGRAÇÃO SPIU X SIAFI;

d) Anexar o documento gerado pela ratificação ao processo de pagamento;

e) Encaminhar o processo ao Departamento Financeiro da COGIC, em um prazo máximo de 10 dias úteis, para ciência e posterior envio ao Departamento de Arquitetura e Engenharia.

7.4. Itens a serem observados na regularização contábil de benfeitorias, obras e reformas

7.4.1. Reavaliação imobiliária no Spiunet

As unidades gestoras que procederam à reavaliação imobiliária no Spiunet até o ano de 2018 e que possuam processos de obras concluídas, deverão proceder com as baixas dos saldos da conta 12.321.06.01 - Obras em andamento e/ou, 12.321.06.05 – Estudos e Projetos, e/ou 12.321.07.00 – Instalações, conforme procedimentos a seguir:

a) Para valores de obras concluídas até a data da Reavaliação Imobiliária no SPIUnet:

Realizar o registro contábil da baixa da conta 12.321.06.01 - Obras em andamento e/ou, 12.321.06.05 – Estudos e Projetos, e/ou 12.321.07.00 – Instalações, através da Situação IMB027 – BAIXA DE BENS IMÓVEIS C/C 008, informando o número do processo de reavaliação em questão, devendo conter o anexo II desta Instrução de Trabalho. Após o registro, anexar ao processo o documento da baixa da conta contábil movimentada e enviar o processo para arquivo.

b) Para valores de obras concluídas após a data da Reavaliação Imobiliária no SPIUnet:

Adotar procedimento de acordo com a Instrução de Trabalho, devendo conter no processo SOMENTE o anexo II.

c) Para valores de obras concluídas após a data da Reavaliação Imobiliária e o início da vigência desta Instrução de Trabalho:

Adotar procedimento de acordo com a Instrução de Trabalho, devendo conter no processo, os anexos I, II e III.

7.4.2. Análise dos valores existentes nas contas 12321.06.05 e/ou 12321.07.00 e/ou 12321.08.00

As unidades gestoras deverão proceder à análise dos valores existentes nas contas 12.321.06.05 – Estudos e Projetos e/ou 12.321.07.00 – Instalações e/ou 12.321.08.00 – Benfeitorias em propriedades de terceiros, considerando os seguintes critérios:

a) Para despesas realizadas com Estudos e Projetos AGREGADOS à OBRA PRINCIPAL:

• Realizar a baixa do saldo por ocasião do encerramento da obra – OBJETO PRINCIPAL, de acordo com os procedimentos da Instrução de Trabalho, item 7.

b) Para despesas realizadas em Estudos e Projetos SEGREGADOS da OBRA PRINCIPAL deverá ser avaliada: (EXEMPLO: SONDAGEM DE SOLO DE DETERMINADO LOCAL – SOMENTE O TERRENO)

      b.1) Decisão de Construir:

Realizar a baixa do saldo de acordo com os procedimentos da Instrução de Trabalho, item 7.4.2.a.

      b.2) Decisão de NÃO Construir:

b.2.1) Para despesa realizada no exercício financeiro, realizar a baixa das contas Estudos e Projetos e/ou instalações no Siafi Web, através da situação IMB027 – BAIXA DE BENS IMÓVEIS C/C 008.

b.2.2) Para despesas realizadas em exercícios anteriores, realizar a baixa das contas Estudos e Projetos e/ou Instalações no Siafi Web, através da situação IMB132 – BAIXA DE BENS IMÓVEIS DECORRENTES DE AJUSTE DE EXERCÍCIOS ANTERIORES.

c) Gastos em Instalações AGREGADOS à obra principal:

• Realizar a baixa do saldo de acordo com os procedimentos da Instrução de Trabalho, item 7.4.2.a.

d) Gastos em Instalações SEGREGADOS da obra principal: (EXEMPLO: INSTALAÇÃO DA REDE DE GÁS NO CAMPUS)

• O saldo deverá ser mantido indefinidamente.

NOTA: O anexo III não é aplicável nos casos previstos nos itens 7.4.2.a, 7.4.2.b.1 e 7.4.2.c.

e) Despesas realizadas com Benfeitorias de Propriedades de Terceiros:

•  O saldo da conta 12.321.08.00 – Benfeitoria em propriedade de terceiros deverá representar o valor gasto em benfeitorias deduzidas as amortizações. A amortização deve ser feita em função da vida útil estimada da benfeitoria ou no período de arrendamento/locação contratual, dos dois o menor.

8. Registros

Tabela 1 - Registros

9. Anexos

Anexo I - Notificação de Valor Final de Contrato;        

Anexo II - Termo de Recebimento Definitivo;     

Anexo III - Laudo de Formalização da Entrega e Aceitação da Obra.

Nota: Os formulários (anexos) foram elaborados e cedidos pela Coordenação-Geral de Infraestrutura dos Campi (COGIC).

Documento assinado eletronicamente por MARCELO GONCALVES DE AVELLAR, Analista de Gestão em Saúde, em 06/08/2021, às 11:55, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por SUELI SANTANA DOMINGOS, Gestor(ª) do Serviço de Gestão Orçamentária e Financeira, em 10/08/2021, às 10:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por DENISE MORAES MOREIRA, Chefe da Setorial Contábil, em 10/08/2021, às 15:05, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MÁRCIA GUIMARÃES DE SOUZA, Chefe do Serviço de Patrimônio, em 11/08/2021, às 12:02, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por COSME LUIZ CHINIARA JUNIOR, Técnico em Saúde Pública, em 11/08/2021, às 15:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 20/08/2021, às 10:38, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por HELIO COELHO SILVEIRA DA ROSA, Gestor(ª) do Departamento de Gestão Institucional, em 03/09/2021, às 09:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 08/09/2021, às 11:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ANA BEATRIZ ALVES CUZZATTI, Coordenadora-Geral, em 08/09/2021, às 14:39, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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