Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1. Identificação

2. Elementos do processo

2.1  Itens do fluxograma

2.1.1  Processo de contratação do SEI

2.1.2  Analisar processo, de acordo com Checklist – Formalização de Contrato

2.1.3  Desvio exclusivo

2.1.4  Solicitar análise da minuta de contrato à Procuradoria Federal

2.1.5  Aguardar análise da Procuradoria Federal

2.1.6  Analisar parecer/Nota da Procuradoria Federal

2.1.7  Desvio exclusivo

2.1.8  Atender apontamentos expostos pela Procuradoria Federal

2.1.9  Atender apontamentos da Procuradoria Federal

2.1.10  Formalizar o contrato

2.1.11  Solicitar assinaturas do contrato

2.1.12  Aguardar conclusão das assinaturas

2.1.13  Desvio paralelo

2.1.14  Cadastrar o contrato no Sistema Comprasnet Contratos

2.1.15 ​ Agendar publicação do Diário Oficial da União - DOU no Sistema Comprasnet Contratos

2.1.16  Aguardar publicação

2.1.17  Incluir publicação no processo

2.1.18  Encaminhar instruções para designação dos fiscais

2.1.19  Encaminhar contrato e publicação ao SECON e SETES para realizar registros contábeis no sistema SIAFI

2.1.20  Encaminhar contrato e publicação para contratada

2.1.21  Registrar Contrato no sistema Consulta Contratos Fiocruz

2.1.22  Incluir despacho de devolução

2.1.23   Processo encaminhado à área ou unidade requisitante via SEI

2.2 Atores

2.3 Áreas de interação

2.3.1 Serviço de Administração de Compras - SEAC ou Unidades centralizadas

2.3.2 Área ou Unidade requisitante

2.3.3 Procuradoria Federal

2.3.4 Serviço de Contabilidade – SECON da COGEAD

2.3.5 Serviço de Tesouraria – SETES da COGEAD

2.3.6 Representante e testemunha da contratada

2.3.7 Representante e testemunha da Contratante

3. Registros

4. Anexos

1. Identificação

Processo:

PP 020005500/001 - Formalizar Contratos

Subprocesso:

Formalizar Termos de Contratos

Responsáveis:

Serviço de Formalização de Contratos - SEFCON.

Clientes:

Áreas ou Unidades requisitantes

Regras do negócio:

PP 020005500/001 – Formalizar Contratos

Lei 8.666/1993

Lei 14.133/2021

IN 05/2017 MPDG/SEGES – Artigo 39

2. Elementos do processo

2.1  Itens do fluxograma

2.1.1  Processo de contratação do SEI

Receber processo do SEAC/COGEAD ou das Unidades Centralizadas com determinação de contratação, via SEI.

Entrada: processo.

2.1.2  Analisar processo, de acordo com Checklist – Formalização de Contrato

Análise realizada de acordo com o Checklist – Formalização de Contrato (Anexo II do PP 020005500/001 - Formalizar Contratos).

Sanar pendências ou eventuais apontamentos da Procuradoria Federal referentes à minuta de contrato ou encaminhar para análise da minuta de contrato quando não houver pronunciamento a seu respeito.

2.1.3  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: necessita de análise da Procuradoria Federal ou não necessita de análise da Procuradoria Federal.

Quando a minuta de contrato não necessitar de análise da Procuradoria federal, seguir para tarefa Atender apontamentos da Procuradoria Federal -P.F.

2.1.4  Solicitar análise da minuta de contrato à Procuradoria Federal

Encaminhar o processo para Procuradoria Federal emitir parecer a respeito da minuta de contrato.

Saída: processo.

2.1.5  Aguardar análise da Procuradoria Federal

Aguardar emissão do parecer para dar continuidade à formalização do contrato.

2.1.6  Analisar Parecer/Nota da Procuradoria Federal

Verificar possibilidade de prosseguimento do feito ou a necessidade de retorno para parecer conclusivo.

Entrada: processo.

2.1.7  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: aprovado ou não aprovado.

2.1.8  Atender apontamentos expostos pela Procuradoria Federal

Caso a minuta de contrato não esteja aprovada, o SEFCON irá atender apontamentos expostos pela Procuradoria Federal e reenviá-la para nova análise da PF.

Saída: processo.

2.1.9  Atender apontamentos da Procuradoria Federal

Caso a minuta de contrato esteja aprovada, o SEFCON irá atender os apontamentos indicados no Parecer/Nota que realizou essa análise e em seguida formalizará o contrato.

2.1.10  Formalizar o contrato

O contrato será elaborado no SEI com base no Checklist de formalização de contrato (Anexo II do PP 020005500/001 - Formalizar Contratos). 

A formalização do contrato consiste em preencher a minuta de contrato com as informações da empresa a ser contratada.

Saída: contrato.

2.1.11  Solicitar assinaturas do contrato

O Contrato será disponibilizado para o representante e testemunha da contratada através da função Gerenciar Assinaturas Externas no SEI e para a representante da contratante através de Bloco de Assinaturas. O colaborador que formalizar o contrato assinará como testemunha da contratante.

2.1.12  Aguardar conclusão das assinaturas

O contrato deverá ser assinado pelos representantes e testemunhas no dia de sua disponibilização.

2.1.13  Desvio paralelo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo a ser executado paralelamente: Cadastrar o contrato no Sistema Comprasnet Contratos e Agendar publicação do Diário Oficial da União - DOU no Sistema Comprasnet Contratos.

NOTA: A publicação é realizada durante o cadastramentro do contrato.

2.1.14  Cadastrar o contrato no Sistema Comprasnet Contratos

Realizar o cadastro do contrato no Sistema Comprasnet Contratos (https://www.gov.br/compras/pt-br/sistemas/comprasnet-contratos).

2.1.15 ​ Agendar publicação do Diário Oficial da União - DOU no Sistema Comprasnet Contratos

O colaborador deve realizar o agendamento da publicação do Diário Oficial da União - DOU no Sistema Comprasnet Contratos, na aba de dados do contrato.

2.1.16  Aguardar publicação

Localizar a publicação do contrato no dia indicado, no Diário Oficial da União.

2.1.17  Incluir publicação no processo

Incluir o extrato da publicação (pdf) no processo SEI.

2.1.18  Encaminhar instruções para designação dos fiscais

Encaminhar e-mail, via sistema SEI, com orientação para indicação de gestores e fiscais do contrato.

Saída: E-mail via SEI.

2.1.19  Encaminhar contrato e publicação ao SECON e SETES para realizar registros contábeis no sistema SIAFI

Contratos de aquisição deverão ser encaminhados via e-mail por meio do Sistema SEI, apenas para o SECON/COGEAD (secon.cogead@fiocruz.br).

Os demais tipos de contrato deverão ser encaminhados para o SECON/COGEAD e para o SETES/COGEAD. (secon.cogead@fiocruz.br e setes.cogead@fiocruz.br).

Saída: E-mail via SEI.

2.1.20  Encaminhar contrato e publicação para contratada

Enviar e-mail via SEI para contratada com contrato assinado e sua publicação.

Saída: E-mail via SEI.

2.1.21  Registrar Contrato no sistema Consulta Contrato Fiocruz

Cadastrar o contrato no sistema Consulta Contrato Fiocruz (http://www.dirad.fiocruz.br/contratos/) e incluí-lo no sistema, em formato pdf com sua publicação.

2.1.22  Incluir despacho de devolução

Incluir despacho de devolução para unidade requisitante acompanhar a execução do contrato.

Nos casos em que a contratação exigir a apresentação de garantia, no despacho de devolução, o SEFCON utilizará despacho com instruções para fiscalização acompanhar a apresentação e atualização dessa garantia.

2.1.23  Processo encaminhado à area ou unidade requisitante via SEI

Após a conclusão da formalização do contrato, o processo será encaminhado à área ou unidade requisitante via SEI.

2.2     Atores

Serviço de Formalização de Contratos – SEFCON. 

2.3     Áreas de Interação

2.3.1 Serviço de Administração de Compras - SEAC ou Unidades centralizadas

Responsável por encaminhar o processo de contratação com a minuta de contrato ao SEFCON.

2.3.2 Área ou Unidade requisitante

Essa figura é responsável por prestar esclarecimentos, quando necessário, a respeito da demanda de contratação para as áreas em que o processo tramitar.

2.3.3 Procuradoria Federal

Responsável pelo exame e aprovação das minutas contratuais, conforme artigo 38 § único da Lei 8.666/1993 e emissão de parecer/nota a respeito da contratação pretendida.

2.3.4 Serviço de Contabilidade – SECON da COGEAD

Responsável por realizar registros contábeis do contrato no sistema SIAFI.

2.3.5 Serviço de Tesouraria – SETES da COGEAD

Responsável por realizar registros contábeis do contrato no sistema SIAFI.
NOTA: Só serão enviados para o SETES/COGEAD contratos que não são de aquisição.

2.3.6 Representante e testemunha da contratada

Testemunha e representante legal são responsáveis pela assinatura do termo de contrato.

2.3.7 Representante e testemunha da Contratante

Testemunha e representante legal da Fiocruz são responsáveis pela assinatura do termo de contrato.

3.     Registros

                                                       Tabela I – Registros

4.      Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo Formalizar Termos de Contratos

Documento assinado eletronicamente por Christine Mubarac Silva de Araújo, Prestadora de Serviço, CPF: 416.470.332-68, em 05/11/2021, às 13:56, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ROGERIO BEZERRA DA SILVA, Prestador de Serviço, CPF: 104.991.257-89, em 05/11/2021, às 14:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por PAULO DE CARVALHO VILLAS BOAS, Chefe do Serviço de Formalização Contratual, em 26/11/2021, às 17:34, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 13/12/2021, às 10:44, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1117967 e o código CRC 9F7BBDBB.

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