Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Formulário para Juntada

2.1.2  Verificar apensação

2.1.3  Desvio Exclusivo

2.1.4  Realizar apensação no sistema

2.1.5  Orientar usuário

2.1.6  Arquivar formulário

2.1.7  Processo Finalizado

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Requisitante

3 Registros

4 Anexos

1      Identificação

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos;

Subprocesso:

Apensar Processos;

Responsáveis:

Seprot – Seção de protocolo;

Clientes:

Requisitante;

Regras do negócio:

Manual de normas e procedimentos para o gerenciamento de processos.

2      Elementos do processo

2.1     Itens do fluxograma

2.1.1  Formulário para Juntada

O processo se inicia quando o colaborador do protocolo recebe os processos apensados juntamente com o formulário para juntada de processos - anexação / apensações.

Nota 1:

Apensação é a juntada de um processo a outro, quando este servir de documento elucidativo para instrução do processo conservando seu destino. Tão logo seja produzido o efeito desejado, estes deverão ser desapensados, ou obrigatoriamente em caso de arquivamento do processo. Por este motivo possui característica provisória.

Entrada: Formulário para Juntada de Processo.

2.1.2  Verificar apensação

Ao verificar a apensação realizada pelo usuário, o colaborador do protocolo deve observar se o Termo de Juntada por Apensação – Anexo I está anexado como última folha do processo principal e se no campo de observação deste mesmo processo está descrito o motivo da apensação. Além disso, devem observar se o processo secundário, ou os demais processos anexados, mantém suas características e numerações originais.

É imprescindível, após a juntada física do processo, tanto por anexação quanto por apensação, que os usuários das unidades centralizadas enviem o Formulário para Juntada de Processos: Anexação/Apensação – Anexo II do RMP 020001210/001 – Anexar Processos devidamente preenchido à seção de protocolo para os devidos registros.

Os anexos estão disponíveis no seguinte caminho: Site Cogead > SGA Web > Sistema de Informação > Formulários / Manuais.

2.1.3  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Apensação correta, Apensação incorreta.

2.1.4  Realizar apensação no sistema

Se a apensação realizada pelo usuário estiver correta, o colaborador do protocolo deve registrá-los no sistema SGA, mantendo as numerações do processo principal e dos demais, porém no sistema deve constar no campo de observação o motivo da apensação destes processos.

Nota: Os processos mantem suas movimentações distintas.

2.1.5  Orientar usuário

Em caso dos processos não estarem em conformidade para realizarem a apensação, o colaborador do protocolo deve orientar o usuário a ajustá-lo antes de prosseguir.

Nota 1:

Orientação pode ser feita presencialmente, ligação telefônica, e-mail e ferramenta Teams.

2.1.6  Arquivar formulário

Após apensação no sistema, o colaborador do protocolo retém o Formulário para juntada de Processos e mantém arquivado no setor por 3 (três) anos.

Saída: Processo Apensado.

2.1.7  Processo Finalizado

O processo é finalizado após o registro no sistema por parte do protocolo e a retenção do Formulário para Juntada de Processos.

2.2     Atores

• Seprot – Seção de Protocolo.

2.3     Áreas de Interação

2.3.1 Requisitante

Unidade/Colaborador responsável por solicitar orientações ao protocolo, preencher formulário para juntada de processos, elaborar termo de juntada por apensação – este deve estar assinado pelo servidor responsável da área e encaminhá-lo a seção d e protocolo.

3.     Registros

Tabela I – Registros

4.      Anexos

Anexo I – Termo de Juntada por Apensação;

Anexo II – Fluxograma do Processo.

Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestador(a) de Serviços, em 22/06/2022, às 10:52, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por NATALIA ALVES XAVIER, Assistente Técnico de Gestão em Saúde, em 22/06/2022, às 11:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 23/06/2022, às 12:07, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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