Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Descrição

7.1 Requisitos do serviço

7.2 Requisitos do cliente

7.3 Requisitos do processo

7.4 Fluxograma do processo

7.5 Eventos disparadores

7.6 Eventos Finais

7.7 Detalhamento das atividades do processo

7.7.1 Analisar demanda

7.7.2 Definir os objetivos da comunicação

7.7.3 Identidade visual

7.7.4 Identificar público alvo

7.7.5 Elaborar/revisar conteúdo

7.7.6 Canais de comunicação

7.7.7 Prazos

7.7.8 Rastreabilidade dos conteúdos

7.8 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

7.9 Indicadores de desempenho do processo

7.10 Sistemas

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Definir as responsabilidades e os requisitos da comunicação interna e externa dentro da Coordenação-Geral de Administração – Cogead. Sendo uma ferramenta estratégica de planejamento para melhorar o fluxo de informações e o relacionamento organizacional.

2 Documentos de referência

Guia de Edição do Portal Fiocruz;

Manual de Assessoria de Imprensa;

Manual de Mídias Sociais da Fiocruz;

Manual de Redação da Fiocruz;

Manual de Uso da Lista Fiocruz-L;

Manual de Uso da marca do Governo Federal;

Tutorial de Edição da Intranet Fiocruz;

Tutorial de Edição do Portal Fiocruz;

Web TV Tutorial TV Corporativa - Gerenciador de Conteúdo;

Web TV Guia de Formato de Mídia;

Web TV Tutorial Abertura e Consulta de Chamado;

Web TV Tutorial Aprovação de Mídias e Mensagens;

Web TV Tutorial PowerPoint - Criação de vídeos.

3 Documentos complementares

PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros.

4 Campo de aplicação

Este procedimento aplica-se a todas as áreas da Coordenação-Geral de Administração-Cogead.

5 Siglas e definições

Ascom – Assessoria de Comunicação;

Apuração de pauta – Temas identificados pela Ascom; 

Canais de comunicação – São a fonte de divulgação da mensagem por meio físico ou digital;

CCS – Coordenação de Comunicação Social da Fiocruz;

Cogead – Coordenação-Geral de Administração;

Cogead Alerta - Lista de distribuição interna de e-mails que tem como público-alvo os colaboradores da Cogead;

Qualidade Informa - Lista de distribuição interna de e-mails com conteúdo informativo da área de Qualidade que tem como público-alvo os colaboradores da Cogead;

Cogead Comunica - Lista de distribuição de e-mails que tem como público-alvo os vices de gestão e os administradores das unidades da Fiocruz;

Diagramação - Elaboração de layout ou esquema (de dimensões e formato iguais aos da publicação) em que aparecem devidamente calculados e representados todos os elementos (textos, legendas, fotos, ilustrações etc.) que compõem o material a ser impresso;

Eventos – Ocorrência de uma atividade com exposição de temas, palestras e ações motivacionais promovidas pela unidade;

Folder – Folheto informativo para divulgação;

Jornal Institucional Linha Direta – Jornal institucional com foco na comunicação interna e produzido pela CCS, com a colaboração das Assessorias de Comunicação das unidades, inclusive a Cogead; 

Jornal Mural: Quadro de avisos, organizado por seções, fixado em ambiente de circulação comum nos prédios com atuação da Cogead, como pavilhão Figueiredo Vasconcellos (Quinino) e pavilhão Paulo Sarmento, localizados no Campus Manguinhos e prédio da Seção de Arquivo e Microfilmagem, localizado em Del Castilho;

Lista Fiocruz-L - Lista eletrônica de distribuição de e-mails com alcance aos trabalhadores da Fiocruz de diferentes unidades;

Site Institucional – É o espaço virtual da Cogead, com conteúdo institucional, atribuição das áreas, documentos de trabalho, instruções, regulamentações, Portarias, Certidões, atos administrativos, dentre outros;

WebTV – Mídia interna, administrada pela CCS, utilizada para comunicação com os trabalhadores e os estudantes da Fiocruz, por meio de notas veiculadas em monitores distribuídos no campus Manguinhos e prédio da Expansão.

6 Autoridades e responsabilidades

Cogead – Compete à coordenação, analisar, demandar e aprovar os conteúdos e produtos produzidos pelo Ascom.

Departamento/Áreas Cogead – Compete aos setores da Cogead, demandar pautas, fornecer respaldo técnico e aprovação de conteúdo para divulgação nos canais de comunicação da Cogead, além de compartilhar informações para realizações de campanhas.

Degias/Ascom - Compete a Ascom definir as diretrizes e realizar a divulgação das informações, conforme as normas da Instituição.

7 Descrição

7.1 Requisitos do serviço

As informações tramitadas no âmbito da Cogead são definidas pela coordenação, Departamento e/ou áreas Cogead de acordo com suas necessidades. Cabe a área de comunicação definir o padrão adequado para cada tipo de comunicado, bem como, os canais pertinentes para publicação.

A necessidade pode surgir na Ascom ou em qualquer área da Cogead que necessite divulgar procedimentos elaborados ou revisados, comunicados, eventos, notícias, notificações, entre outros. Esta divulgação pode ser realizada para a Cogead e/ou Unidades da Fiocruz, quando pertinente. As divulgações devem ser claras e objetivas, para que o público não perca a confiança e o interesse nas notícias.

7.2 Requisitos do cliente

O cliente espera que a comunicação seja feita dentro do prazo estabelecido, que alcance o público alvo e que seja de forma eficaz.

7.3 Requisitos do processo

Para as divulgações serem realizadas tanto no âmbito da Cogead quanto no nível Institucional da Fiocruz, as áreas responsáveis pela solicitação devem encaminhar os requisitos para ocorrência desta comunicação, ou seja, definir o público alvo ao qual a informação precisa atingir, informar a necessidade de elaboração de peças gráficas ou para o ambiente web e aprovar o texto elaborado pela Comunicação.

Compete a Ascom, em parceria com as áreas, definir os canais de comunicação mais adequados para a melhor disseminação da informação de mandada pelas áreas.

7.4 Fluxograma do processo

As atividades desse processo estão descritas no Anexo I - Fluxograma do Processo.

7.5 Eventos disparadores

Receber demandas - O processo inicia com recebimento das demandas de comunicação e/ou apuração de pauta da Ascom. As demandas devem ser encaminhadas via e-mail ascomcogead@fiocruz.br. Ou oriundas de reuniões, grupos de trabalho e conforme necessidade da Coordenação da unidade.

7.6 Eventos Finais

Comunicar - O processo é finalizado após a divulgação e/ou publicação nos canais de comunicação pertinentes, conforme necessidade da área requisitante.

7.7 Detalhamento das atividades do processo

7.7.1 Analisar demanda

É de responsabilidade da Assessoria de Comunicação analisar cada demanda e caso a demanda exija, criar um Plano de Comunicação.

7.7.2 Definir os objetivos da comunicação

A Ascom deve estabelecer os objetivos da comunicação junto a área solicitante, onde alguns algumas características são consideradas, tais como::

- Disseminar conhecimento para mudança comportamental;

- Mudança de cultura;

- Atendimento a procedimentos relacionados a área de Qualidade;

- Difusão de conteúdos de regramento para público interno e externo, estabelecidos em: portarias, notas técnicas, Leis, Instruções Normativas, entre outros;

- Divulgar eventos e ações de treinamentos realizados pelas áreas da Cogead em atuação junto ao grupo de organização de eventos da Cogead;

7.7.3 Identidade visual

Caso haja necessidade de confecção de uma identidade visual, a área requisitante deve solicitar a Ascom a sua elaboração conforme o objetivo da publicação. No processo da elaboração da respectiva identidade visual será realizado um briefing com a área solicitante, para coleta de todas as informações necessárias para sua confecção. Quando a identidade visual for relacionada aos eventos promovidos pela Cogead tal solicitação deverá ser comunicada a Ascom com prazo de antecedência de pelo menos 45 dias da data do agendamento do evento, para que não haja comprometimento das divulgações pré evento.

7.7.4 Identificar o público alvo

Nas demandas que são identificadas pela Ascom é necessário traçar o público-alvo a ser acionado de acordo com situação apresentada.

No caso das solicitações encaminhadas pelas áreas da Cogead, essas devem informar o público-alvo a ser acionado e sempre manter atualizados junto a Ascom as listas eletrônicas de seus parceiros institucionais e os grupos de interesses na informação que será divulgada.

7.7.5 Elaborar/revisar conteúdo

É de responsabilidade da Ascom a redação do conteúdo a ser divulgado, porém em caso de textos produzidos pelas áreas, a Ascom fará a revisão com base no Manual de Redação da Fiocruz e encaminhará para aprovação da área requisitante.

Os prazos estabelecidos para essa produção constam no item 7.7.7 Prazos.

7.7.6 Canais de Comunicação

Os canais de comunicação, citados abaixo, são escolhidos de acordo as características do público e dos objetivos da comunicação:

• Intranet da Cogead: Hospedada na Intranet Fiocruz (https://intranet.fiocruz.br): É o espaço virtual dedicado aos trabalhadores da Fiocruz com notícias sobre gestão e as ações da Cogead. São notícias com foco na comunicação interna;

• Intranet Fiocruz: É o espaço virtual dedicado aos trabalhadores da Fiocruz com conteúdo voltado para a comunicação interna;

• Listas de distribuição internas (Cogead Alerta, Cogead Comunica, Qualidade Informa e Fiocruz-L): Listas de distribuição de conteúdo utilizadas pela Assessoria de Comunicação, tais listas tem como público alvo a força de trabalho da Cogead, a alta gestão institucional (diretores, administrados e vices de gestão das unidades) bem como todas os grupos de profissionais correlatos as atividades normatizadoras da Cogead (áreas de compras, financeiro e gestão da informação administrativa).

• Murais: Os murais da Cogead são atualizados sob demanda pela Assessoria de Comunicação. O conteúdo vinculado é produzido pela própria Ascom e/ou apurado em sites governamentais com informações sobre gestão;

• Peças gráficas de comunicação (folder, cartaz, cartilha, folheto): Não tem periodicidade definida e são produzidas de acordo com as demandas das áreas. Tem como objetivo informar os serviços da Cogead ou alguma ação pontual da área;

• Site institucional (www.cogead.fiocruz.br): Conteúdo institucional, atribuição das áreas, documentos de trabalho, instruções, regulamentações, Portarias, Certidões, atos administrativos, dentre outros;

• WebTV: Mídia interna, administrada pela CCS, com participação da Cogead que sugere chamadas para divulgação de matérias publicadas na intranet Cogead.

As áreas da Cogead devem informar e atualizar juntos à Ascom as listas eletrônicas de seus parceiros institucionais/grupos de interesses, ouse, os interessados na informação.

7.7.7 Prazos

São estabelecidos os seguintes prazos para realização de comunicações na unidade:

Publicação na web site (site Cogead, intranet Cogead) - Ex.: publicação de procedimento, normativas e/ou legislações, atualizações de conteúdos diversos nos sites: Até 2 (dois) dias úteis após solicitação da área;

Publicação de informes eletrônicos – Ex.: Cogead Alerta, Cogead Comunica, Qualidade Informa: Até 1 (um) dia útil após a aprovação do setor responsável pelo conteúdo da divulgação.

Eventos e Treinamentos: Divulgação de conteúdo pós realização de eventos e treinamentos Até 3 (três) dias úteis após a realização do evento.

Observação 1: Em caso de demandas urgentes, o fato é apurado e a divulgação é feita imediatamente após a aprovação da área solicitante;

Observação 2: Todos os prazos estão condicionados a aprovação do texto pela área solicitante.

7.7.8 Rastreabilidade dos conteúdos

• POP, PG, IT, PP e RMP: Seguem as diretrizes do PG 020001420/001 – Controle de Documentos e Registros;

• Portarias e Notas técnicas: 001/2018 (Sequência/Ano), área e objetivo.

Para os documentos que não atendam a todos esses critérios, é aplicado apenas as informações cabíveis.

7.8 Matriz de correlação das atividades com os padrões operacionais

7.9 Indicadores de desempenho do processo

• Comunicação de informes eletrônicos em até 1 (um) dia útil.

• Publicação/atualização de conteúdos no site em até 2 (dois) dias úteis.

7.10 Sistemas

Não aplicável.

8 Registros

                                                                                               Tabela I – Registros

9 Anexos

Anexo I - Fluxograma do Processo;

Anexo II - Planilha de controle de publicações Ascom.

Documento assinado eletronicamente por Carla Procopio dos Santos, Prestador(a) de Serviços, em 21/07/2022, às 10:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MARCELO ENNES DE SOUZA, Analista de Gestão em Saúde, em 21/07/2022, às 11:08, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 21/07/2022, às 15:15, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 21/07/2022, às 16:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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