Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de Referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Sigla e Definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Descrição

7.1 Premissas

7.2 Procedimento para encerramento de volume

7.3 Procedimento para abertura de volume

7.4 Da tramitação

7.5 Arquivamento de volumes

7.6 Desarquivamento de volumes

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Definir, padronizar e instruir os procedimentos técnicos para abertura e encerramento de volume de processo administrativo no Protocolo COGEAD e Unidades Fiocruz.

2 Documentos de referência

Portaria Interministerial n° 1.677 de 09 de outubro de 2015 - Define os procedimentos gerais para os desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Ministério do Planejamento, Desenvolvimento - MP.

3 Documentos complementares

RMP 020001210/005 - Autuar Volume dos Processos. 

4 Campo de aplicação

Este procedimento é aplicável a todas as unidades da Fundação Oswaldo Cruz - Fiocruz.

5 Siglas e definições

COGEAD - Coordenação-Geral de Administração

MP - Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

Processo - Termo utilizado para designar o conjunto de documentos que vai sendo organicamente reunido no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. É o conjunto de documentos de tipologias diferentes cuja reunião é obrigatória para que se chegue à consecução de um ato administrativo.

SEPROT - Seção de Protocolo.

Termo de Abertura de Volume - É uma nota utilizada para registrar a abertura do volume de processo.

Termo de Encerramento de Volume - É uma nota utilizada para registrar o encerramento do volume de processo.

6 Autoridades e responsabilidades

DEGIAS/SICA/SEPROT - Responsável por definir os critérios e orientar as unidades da FIOCRUZ sobre os procedimentos para encerramento e abertura de volumes.

Unidades da FIOCRUZ - Seguir os critérios estabelecidos nesse documento, garantindo o cumprimento deste procedimento.

7 Descrição

7.1 Premissas

Cada volume de um processo deverá conter, no máximo, duzentas folhas, incluindo o "Termo de Encerramento de Volume".

Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado que serão ultrapassadas as duzentas folhas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o processo, deverá preencher devidamente os Termos de encerramento e abertura de volumes e se dirigir à Seção de Protocolo. O volume anterior será encerrado com as folhas que contiver.

Exemplo: Havendo um processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento avulso contendo cinquenta folhas, encerrar-se-á o volume com 180 folhas e abrir-se-á novo volume com o referido documento de cinquenta folhas.

Será permitida a inclusão de documento avulso, ultrapassando as duzentas folhas do volume, somente se este for dar conclusão ao processo e, desde que o documento não contenha mais de vinte folhas.

Documento avulso que contenha, originalmente, mais de duzentas folhas, deverá ser dividido.

7.2 Procedimento para encerramento de volume

O usuário que observar que o processo já se encontra com 200 folhas deverá proceder com o encerramento do mesmo.

Realizar o download do Termo de Encerramento de Volume - Anexo I.

Preencher devidamente o Termo de Encerramento de Volume.

Anexar o Termo de Encerramento como última folha do processo. O Termo deverá ser devidamente numerado.

7.3 Procedimento para abertura de volume

O usuário que proceder com o encerramento do volume deverá proceder com a solicitação de abertura do novo volume.

Realizar o download do Termo de Abertura de Volume - Anexo II.

Preencher devidamente o Termo de Abertura de Volume.

Dirigir-se a Seção de Protocolo com o Termo de Abertura de Volume devidamente preenchido. O Termo deverá ser devidamente numerado.

7.4 Da tramitação

Os volumes dos processos tramitarão juntos.

7.5 Arquivamento de Volumes

Para arquivamento de volumes deverá constar despacho no último volume. Os volumes anteriores deverão estar encerrados com o Termo de Encerramento de Volume devidamente preenchido.

7.6 Desarquivamento de Volumes

Os volumes não poderão ser desarquivados e movimentados separadamente.

8 Registros

                                                                                                  Tabela I – Registro do Procedimento

9 Anexos

Anexo I - Termo de Abertura de Volume;

Anexo II - Termo de Encerramento de Volume.

Documento assinado eletronicamente por RAFAEL DA SILVA BARROS, Prestador(a) de Serviços, em 10/10/2022, às 14:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por NATALIA ALVES XAVIER, Assistente Técnico de Gestão em Saúde, em 10/10/2022, às 14:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 10/10/2022, às 16:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 11/10/2022, às 10:56, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2133861 e o código CRC 31F6F035.

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