Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Descrição

7.1 Premissas

7.2 Categoria dos indicadores

7.3 Indicadores da Cogead

7.3.1 Objetivo

7.3.2 Níveis de usuários

7.4 Cadastro, alteração ou exclusão (Inativar) de indicadores

7.5 Alimentação e comentários

7.5.1 Alimentação

7.5.2 Comentário

7.6 Análise crítica

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Estabelecer as diretrizes de governança para criar, monitorar e controlar os indicadores necessários para a gestão da Cogead.

2 Documentos de referência

Não aplicável.

3 Documentos complementares

PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias;

POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores;

Guia passo a passo: Gestão de Indicadores https://www.youtube.com/watch?v=WY-8tw55m14 (Módulo FLAG / Software Qualyteam)

Acesso ao software Qualyteam: https://fiocruz.qualyteam.com.br

4 Campo de aplicação

Este procedimento se aplica a todas as áreas da Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

5 Siglas e definições

ADI - Avaliação de Desempenho Intermediária;

AGEQUALI - Assessoria de Gestão da Qualidade;

AGEPLAN - Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento;

COGEAD - Coordenação-Geral de Administração;

COGEPLAN - Coordenação-Geral de Planejamento Estratégico;

DEGIAS - Departamento de Gestão da Informação e Assessoria;

RAC - Reunião de Análise Crítica.

Os demais termos e definições relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade estão disponíveis no Glossário de Termos de Gestão, Intranet > Cogead > Qualidade > aba Glossário de Gestão.

6 Autoridades e responsabilidades

Degias/Agequali - Estabelecer as diretrizes de governança de indicadores, além de atuar na gestão e suporte da utilização Banco de Indicadores para os usuários da Cogead.

Áreas Cogead - Cumprir as diretrizes.

7 Descrição

7.1 Premissas

Os indicadores/itens de verificação, que fazem parte da Governança de Indicadores da Cogead são medidos e monitorados no Software Qualyteam, https://fiocruz.qualyteam.com.br, módulo FLAG.

7.2  Categoria dos indicadores

Na Cogead foram definidas as seguintes categorias:

• Indicador Estratégico: Monitoram o cumprimento dos objetivos que integram o Mapa Estratégico da Cogead. Os Indicadores da Avaliação de Desempenho Intermediária – ADI se enquadram nesta classificação por serem considerados estratégicos para a Cogead. São acompanhados na Reunião de Análise Crítica (RAC) da Cogead. O Degias/Ageplan é responsável pelas definições, alterações e exclusão dos indicadores estratégicos.

• Indicador de Processo: Monitoram os processos finalísticos, de sustentação e de gestão. O gestor do processo é o responsável pelas definições, alterações e exclusão destes indicadores, que são acompanhados nas Reuniões Departamentais ou de Processos.

• Indicador Operacional: Monitoram as atividades relacionadas à execução de um processo e/ou à operação de um serviço. São acompanhados pelas áreas executoras das atividades em suas Reuniões Internas. O gestor do indicador é o responsável pelas definições, alterações e exclusão dos indicadores operacionais.                                               

• Indicador de Serviço: Monitoram a gestão dos serviços prestados aos clientes da Cogead e são acompanhados nas Reuniões Departamentais ou Internas.

7.3 Indicadores da Cogead

7.3.1 Objetivo

Os Indicadores da Cogead tem o objetivo de atuar como instrumento para a tomada de decisões, por meio da gestão por resultados. No módulo FLAG do software Qualyteam estão cadastrados os indicadores estratégicos, de processos, operacionais, e de serviços. Eles podem ser acessados por meio do endereço: https://fiocruz.qualyteam.com.br.

7.3.2 Níveis de usuários

Cadastrar níveis de usuário, possibilita criar níveis para conceder permissões variadas aos usuários no software Qualyteam, como por exemplo, cadastros, exclusões e edições.

Na Cogead foram definidos três níveis de usuários, são eles:

a) Equipe Agequali - usuário com acesso total ao sistema (módulos ADMIN, FLAG e TOOLS), administradores do sistema. São reponsávies pela exclusão dos indicadores.

Figura 1 - Acesso Equipe Agequali

b) Gestor - usuário com acesso parcial aos módulos FLAG e TOOLS. Responsáveis pelas aprovações dos cadastro dos indicadores (módulo FLAG) e aprovações das ocorrências e validações dos planos.

Figura 2 - Acesso gestor

c) Multiplicador do SGQ - usuário com acesso parcial aos módulos FLAG e TOOLS. Responsáveis pela alimentação e comentários para os indicadores e tratamento das anomalias da área.

Figura 3 - Acesso Multiplicador SGQ

7.4 Cadastro, alteração ou exclusão (Inativar) de indicadores

No caso de cadastro ou alteração de um indicador/item de verificação o responsável pela definição deve cadastrar o indicador ou item de verificação, conforme definido no POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores, já com a aprovação de acordo com os fóruns mencionados abaixo, preferencialmente, ou por e-mail, vide letra d:

Tabela 1 - Âmbito de Aprovação dos Indicadores/Itens de verificação

a) Os indicadores que fazem parte da cesta de indicadores da Avaliação de Desempenho Intermediária (ADI), deverão ser aprovados na Reunião de Análise Crítica (RAC) da Cogead;

b) É de responsabilidade do gestor comunicar às partes interessadas todas as alterações, além de atualizar as referências nos procedimentos e documentos da Cogead. No caso de exclusão de um indicador, o responsável deve cumprir a orientação definida no item 7.6 do POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores;

c) Se houver necessidade de alteração de usuário (como por exemplo: substituição do multiplicador do SGQ, saída de servidor ou terceirizado  e etc), o gestor deverá enviar um e-mail para qualidade.cogead@fiocruz.br que analisará para proceder com a substituição no sistema;

d) Quando as reuniões previstas na Tabela 1 não forem realizadas, a aprovação poderá ser feita por e-mail pelo gestor com cópia para o Chefe do Departamento. Este e-mail deve ser anexado na ficha de cadastro do indicador (módulo FLAG). Esta regra não se aplica aos indicadores Estratégicos e de Avaliação de Desempenho Intermediária (ADI).

7.5 Alimentação e comentários

7.5.1 Alimentação

O usuário da área, definido pelo gestor, que atuará como ALIMENTADOR é o responsável por inserir os valores no prazo estabelecido pela Cogead, no módulo FLAG do software Qualyteam. A alimentação dos valores deve ser feita até o dia 20 do mês seguinte.

A alimentação dos resultados dos indicadores que compõem a cesta da Avaliação de Desempenho Intermediária - ADI deve ser realizada até o dia 15 do mês seguinte, devido ao cronograma definido pela Cogeplan. Esse monitoramento será realizado pela Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento - Degias/Ageplan, da Cogead.

Se a data de alimentação for num sábado, domingo ou feriado, a alimentação deverá ser executada no dia útil anterior.

Para os indicadores/itens de verificação que não apresentarem medição no período deve-se proceder, conforme definido no item 7.3 do o POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores;

7.5.2 Comentário

O usuário da área, definido pelo gestor, que atuará como COMENTARISTA é o responsável por comentar os indicadores que ficarem abaixo da meta no período. O comentário deve ser feito em até 10 dias, após o prazo final da alimentação.

O responsável pelo comentário é o Multiplicador do SGQ da área.

Os indicadores da Cogead que ficarem fora da meta, deverão ser tratados por meio de ocorrência no módulo TOOLS do software Qualyteam, conforme PG 020001420/002 - Tratamento de Anomalias e deverão ter comentários no campo observação no módulo FLAG do software Qualyteam.

Quando o tratamento do resultado não estiver no âmbito da Cogead, cabe apenas a inclusão de comentário no campo observação no módulo FLAG do software Qualyteam, referente a análise das causas e evidência de incapacidade de ação.

Quando um indicador não apresentar medição em um período deve-se proceder, conforme definido no item 7.3 do o POP 020001420/003 - Gestão de Indicadores;

Não é obrigatório comentar os itens de verificação.

7.6 Análise crítica

Cabe ao gestor do processo analisar pelo menos, uma vez ao ano os indicadores de sua área, com o objetivo de avaliar a necessidade de rever ou criar indicadores. Caso não identifique necessidade de alterações, os indicadores/itens de verificação serão mantidos.

A Equipe da Agequali todo início do ano fomenta por e-mail junto aos gestores que analisem criticamente seus indicadores. Fato este, que não impede que o gestor faça a análise a qualquer momento.

8 Registros

Tabela 2 - Registros

9 Anexos

Não aplicável.

Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 27/02/2023, às 09:12, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 27/02/2023, às 09:14, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 06/03/2023, às 11:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 06/03/2023, às 16:39, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2389516 e o código CRC 37218063.

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