Cogead
Coordenação – Geral de Administração
TÍTULO: Arquivamento e Desarquivamento de Processo Administrativo Físico
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GESTOR DO DOCUMENTO Degias/Sica/Sam |
CÓDIGO DO PROCEDIMENTO POP 020001230/001 |
Nome do responsável pela elaboração Elizete Rosa Dotto |
Nome do responsável pela revisão Valdemir Florêncio Lopes |
Nome do responsável pela validação Osvaldo Luiz de Oliveira Raymundo |
Nome do responsável pela aprovação Flávia Silva |
VIGÊNCIA: DOIS ANOS |
VERSÃO: 02/2022 |
HISTÓRICO DE REVISÕES |
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Nº da versão |
Descrição e/ou itens alterados |
00 |
Revalidação do POP; Alteração do prazo de vigência; Adequação dos procedimentos às práticas do Arquivo (SAM) e da Arquivística; às necessidades do Usuário da Fiocruz. Às diretrizes e programas da DIRAD. |
01 |
Adequação do documento à Portaria Interministerial 1677 de 07 de outubro de 2015. Adequação à nova estrutura organizacional da COGEAD. Elaborado pelo Padrão da NBR ISO 9001 e demais definições. |
02 |
Alteração no nome do procedimento de "Arquivamento/Desarquivamento de Processos Administrativos" para "Arquivamento e Desarquivamento de Processo Administrativo Físico"; Adequação ao novo modelo do Procedimento Operacional Padrão; Alteração na vigência do procedimento de: 05 anos para: 02 anos; Atualização das práticas do Arquivo (SAM); Exclusão do Anexo I - Item 9. |
SUMÁRIO
1 Objetivo
2 Referências
3 Documentos complementares
4 Campo de aplicação
5 Siglas e Definições
6 Autoridades e responsabilidades
7 Procedimentos
7.1 Premissas
7.2 Desarquivamento
7.3 Arquivamento
7.4 Localização e horário de funcionamento
8 Registro
9 Anexo
1. Objetivo
O POP - Procedimento Operacional Padrão tem por objetivo definir procedimentos a fim de aplicar na atividade de arquivamento e desarquivamento de processos administrativos físicos produzidos na Fiocruz.
Lei Federal de Arquivos 8159/1991. Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Sancionada pela Presidência da República;
Portaria Interministerial 1677/2015. Define os procedimentos para as atividades de protocolo no âmbito da Administração Pública Federal.
POP 020001210/003 - Abertura e Encerramento de volume de processo administrativo.
Aplica-se às Unidades que produzem, tramitam, arquivam e desarquivam processos administrativos físicos relativos às atividades da Fiocruz.
COGEAD - Coordenação-Geral de Administração;
COGEPE - Coordenação-Geral de Pessoas;
DEGIAS - Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria;
SICA - Serviço de Informação e Comunicação Administrativa;
SAM - Seção de Arquivo e Microfilmagem;
SGA - Sistema de Gestão Administrativa;
AGEQUALI - Assessoria de Gestão de Qualidade;
SGT - Serviço de Gestão do Trabalho.
6. Autoridades e responsabilidades
A aplicação dos procedimentos de arquivamento e desarquivamento é de responsabilidade do SAM em parceria com as Unidades/Fiocruz que produzem, tramitam, organizam e preservam os processos administrativos.
7.1 Premissas
Estabelecem ações de arquivamento/desarquivamento a partir da legislação de Arquivo e Protocolo.
Quando ocorrer falta de energia elétrica ou quando o Sistema SGA Módulo Protocolo estiver fora do ar para arquivamento/desarquivamento, a Guia de Movimentação Manual será utilizada .
Figura 1 - Guia de Movimentação Manual
Será realizado por solicitação de usuário quando houver necessidade de continuidade à uma ação administrativa no processo, que pode ser a inclusão de documentos ou consulta;
O usuário deverá acessar o SGA Web Sistema de Informação e consultar o status do processo; caso esteja "arquivado” deverá preencher a Guia de Desarquivamento, imprimir, assinar e carimbar;
Figura 2 - Tela SGA Informação>Guia de Desarquivamento de Processo(s)
Para agilizar o desarquivamento, o usuário deverá enviar a Guia para: arquivo.cogead@fiocruz.br;
Para retirar o processo deverá se dirigir ao SAM com a Guia original assinada e carimbada. No momento da retirada, é necessário apresentar a identificação funcional (crachá);
Volumes de Processo Administrativo: fica proibida inclusão de documento em volume de processo já encerrado;
As informações, consultas e desarquivamento sobre assuntos de Pessoal somente poderão ser solicitados pelo SGT ou COGEPE;
Os processos físicos que foram convertidos em digitais não poderão ser desarquivados, apenas consultados no SAM.
7.3 Arquivamento
Ocorre quando finalizada a ação administrativa do processo Administrativo;
Antes de encaminhar para arquivamento, o usuário deve conferir a numeração das folhas, incluir o despacho de “arquive-se” e movimentar o processo no SGA Web Sistema de Informação para o SAM;
O SAM recebe o processo, confere, registra no SGA e armazena no arquivo deslizante;
Em caso de processo com vários volumes, o despacho de “arquive-se” deve ser incluído no último volume;
Os volumes deverão conter o Termo de Abertura e Termo de Encerramento. Cada volume deverá conter no máximo 200 folhas;
As folhas devem estar numeradas no canto superior direito com carimbo e rubricadas;
Os processos físicos que foram convertidos para meio digital deverão ser encerrados com o Termo de Encerramento de trâmite físico e Termo de Encerramento de trâmite físico com letra. Estes termos devem ser carimbados, numerados e assinados;
Antes de enviar o processo para arquivamento, o usuário deve observar a conservação: verificar a capa, grampos, rasgos, clips e outros danos ao documento;
Ao receber os processos, o SAM deverá verificar e conferir se o despacho/termo está de acordo;
A data da assinatura deve estar atualizada no período dentro de 30 dias. Aproveitar o total da folha da frente ou verso;
O carimbo em branco é obrigatório no verso das folhas que não contém informações.
7.4 Localização e funcionamento
O SAM está localizado na Rua Bispo Lacerda, 25, Del Castilho, CEP. 21051-120. Telefones: 2209-3120; 2209-3115;
Funcionamento para arquivar e desarquivar processos: 2ª à 6ª das 9h às 11h; das 14h às 16h.
Tabela I – Classificação e Temporalidade do Documento
Identificação |
Armazenamento |
Proteção |
Recuperação |
Código de Classificação |
Tempo de Retenção |
Disposição |
Guia de movimentação manual
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Caixa arquivo |
Acesso interno |
Por ano |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de Retenção associado à sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação
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Guia de desarquivamento de Processos |
Caixa arquivo |
Acesso interno |
Por ano |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de Retenção associado à sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação |
Guia de arquivamento de Processos |
Caixa arquivo |
Acesso interno |
Por ano |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de Retenção associado à sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação
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Não aplicável.
Documento assinado eletronicamente por ELIZETE ROSA DOTTO, Tecnologista em Saúde Pública, em 11/10/2022, às 15:38, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
Documento assinado eletronicamente por VALDEMIR FLORÊNCIO LOPES, Chefe da Seção da Arquivo e Microfilmagem, em 11/10/2022, às 15:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 11/10/2022, às 16:04, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 11/10/2022, às 16:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2024244 e o código CRC 90453A21. |
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Referência: Processo nº 25380.003121/2022-21 | SEI nº 2024244 |