Timbre

Cogead

Coordenação – Geral de Administração

                                                                                                                                   

TÍTULO:

Arquivamento e Desarquivamento de Processo Administrativo Físico

 

GESTOR DO DOCUMENTO

Degias/Sica/Sam 

CÓDIGO DO PROCEDIMENTO

POP 020001230/001

 

Nome do responsável pela elaboração

Elizete Rosa Dotto

 Nome do responsável pela revisão

Valdemir Florêncio Lopes

Nome do responsável pela validação

 Osvaldo Luiz de Oliveira Raymundo

Nome do responsável pela aprovação

Flávia Silva

 

VIGÊNCIA:  DOIS ANOS

VERSÃO:

02/2022

 

HISTÓRICO DE REVISÕES

Nº da versão

Descrição e/ou itens alterados

00

Revalidação do POP; Alteração do prazo de vigência; Adequação dos procedimentos às práticas do Arquivo (SAM) e da Arquivística; às necessidades do Usuário da Fiocruz. Às diretrizes e programas da DIRAD.

01

Adequação do documento à Portaria Interministerial 1677 de 07 de outubro de 2015. Adequação à nova estrutura organizacional da COGEAD. Elaborado pelo Padrão da NBR ISO 9001 e demais definições.

02

Alteração no nome do procedimento de "Arquivamento/Desarquivamento de Processos Administrativos" para "Arquivamento e Desarquivamento de Processo Administrativo Físico"; Adequação ao novo modelo do Procedimento Operacional Padrão; Alteração na vigência do procedimento de: 05 anos para: 02 anos; Atualização das práticas do Arquivo (SAM); Exclusão do Anexo I - Item 9.


 

SUMÁRIO

1 Objetivo

2 Referências

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e Definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Procedimentos

7.1 Premissas

7.2 Desarquivamento

7.3 Arquivamento

7.4 Localização e horário de funcionamento

8 Registro

9 Anexo

 

 

1. Objetivo

O POP - Procedimento Operacional Padrão tem por objetivo definir procedimentos a fim de aplicar na atividade de arquivamento e desarquivamento de processos administrativos físicos produzidos na Fiocruz.

 

 

2. Referências

Lei Federal de Arquivos 8159/1991. Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Sancionada pela Presidência da República;

Portaria Interministerial 1677/2015. Define os procedimentos para as atividades de protocolo no âmbito da Administração Pública Federal.

 

 

3. Documentos complementares

POP 020001210/003 - Abertura e Encerramento de volume de processo administrativo.

 

 

4. Campo de aplicação

Aplica-se às Unidades que produzem, tramitam, arquivam e desarquivam processos administrativos físicos relativos às atividades da Fiocruz.

 

 

5. Siglas e Definições

COGEAD - Coordenação-Geral de Administração;

COGEPE - Coordenação-Geral de Pessoas;

DEGIAS - Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria;

SICA - Serviço de Informação e Comunicação Administrativa;

SAM - Seção de Arquivo e Microfilmagem;

SGA - Sistema de Gestão Administrativa;

AGEQUALI - Assessoria de Gestão de Qualidade;

SGT - Serviço de Gestão do Trabalho.

 

 

6. Autoridades e responsabilidades

A aplicação dos procedimentos de arquivamento e desarquivamento é de responsabilidade do SAM em parceria com as Unidades/Fiocruz que produzem, tramitam, organizam e preservam os processos administrativos.

 

 

7. Procedimentos

 

7.1 Premissas

Estabelecem ações de arquivamento/desarquivamento a partir da legislação de Arquivo e Protocolo.

 

Quando ocorrer falta de energia elétrica ou quando o Sistema SGA Módulo Protocolo estiver fora do ar para arquivamento/desarquivamento, a Guia de Movimentação Manual será utilizada .

                                                                                                                                        Figura 1 - Guia de Movimentação Manual

 

 

7.2 Desarquivamento

Será realizado por solicitação de usuário quando houver necessidade de continuidade à uma ação administrativa no processo, que pode ser a inclusão de documentos ou consulta;

O usuário deverá acessar o SGA Web Sistema de Informação e consultar o status do processo; caso esteja "arquivado” deverá preencher a Guia de Desarquivamento, imprimir, assinar e carimbar; 

 

        Figura 2 - Tela SGA Informação>Guia de Desarquivamento de Processo(s)

 

Para agilizar o desarquivamento, o usuário deverá enviar a Guia para:  arquivo.cogead@fiocruz.br

Para retirar o processo deverá se dirigir ao SAM com a Guia original assinada e carimbada. No momento da retirada, é necessário apresentar a identificação funcional (crachá); 

Volumes de Processo Administrativo: fica proibida inclusão de documento em volume de processo já encerrado;

As informações, consultas e desarquivamento sobre assuntos de Pessoal somente poderão ser solicitados pelo SGT ou COGEPE;

Os processos físicos que foram convertidos em digitais não poderão ser desarquivados, apenas consultados no SAM.

 

 

7.3 Arquivamento

Ocorre quando finalizada a ação administrativa do processo Administrativo;

Antes de encaminhar para arquivamento, o usuário deve conferir a numeração das folhas, incluir o despacho de “arquive-se” e movimentar o processo no SGA Web Sistema de Informação para o SAM;

O SAM recebe o processo, confere, registra no SGA e armazena no arquivo deslizante; 

Em caso de processo com vários volumes, o despacho de “arquive-se” deve ser incluído no último volume;

Os volumes deverão conter o Termo de Abertura e Termo de Encerramento. Cada volume deverá conter no máximo 200 folhas;

As folhas devem estar numeradas no canto superior direito com carimbo e rubricadas;

Os processos físicos que foram convertidos para meio digital deverão ser encerrados com o Termo de Encerramento de trâmite físico e Termo de Encerramento de trâmite físico com letra. Estes termos devem ser carimbados, numerados e assinados;

Antes de enviar o processo para arquivamento, o usuário deve observar a conservação: verificar a capa, grampos, rasgos, clips e outros danos ao documento; 

Ao receber os processos, o SAM deverá verificar e conferir se o despacho/termo está de acordo;

A data da assinatura deve estar atualizada no período dentro de 30 dias. Aproveitar o total da folha da frente ou verso;

O carimbo em branco é obrigatório no verso das folhas que não contém informações. 

 

 

7.4 Localização e funcionamento

O SAM está localizado na Rua Bispo Lacerda, 25, Del Castilho, CEP. 21051-120. Telefones: 2209-3120; 2209-3115;

Funcionamento para arquivar e desarquivar processos: 2ª à 6ª das 9h às 11h; das 14h às 16h.

 

 

8 Registro

 

                                                                         Tabela I – Classificação e Temporalidade do Documento

Identificação

Armazenamento

Proteção

Recuperação

Código de Classificação

Tempo de Retenção

Disposição

Guia de movimentação manual

 

Caixa arquivo

Acesso

interno

Por ano

Código de

Classificação de

acordo com o

assunto do

Processo que este

documento está

inserido 

Tempo de

Retenção 

associado à sua

classificação

A disponibilidade do 

 documento é

definida de acordo

com sua

classificação

 

Guia  de desarquivamento de Processos

Caixa arquivo

Acesso

interno

Por ano

Código de

Classificação de

acordo com o

assunto do

Processo que este

documento está

inserido

Tempo de

Retenção 

associado à sua

classificação

A disponibilidade do 

 documento é

definida de acordo

com sua

classificação

Guia  de arquivamento de Processos

Caixa arquivo

Acesso

interno

Por ano

Código de

Classificação de

acordo com o

assunto do

Processo que este

documento está

inserido

Tempo de

Retenção 

associado à sua

classificação

A disponibilidade do 

 documento é

definida de acordo

com sua

classificação

 

 

9 Anexo 

Não aplicável.

 


logotipo

Documento assinado eletronicamente por ELIZETE ROSA DOTTO, Tecnologista em Saúde Pública, em 11/10/2022, às 15:38, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


logotipo

Documento assinado eletronicamente por VALDEMIR FLORÊNCIO LOPES, Chefe da Seção da Arquivo e Microfilmagem, em 11/10/2022, às 15:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


logotipo

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 11/10/2022, às 16:04, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


logotipo

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 11/10/2022, às 16:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2024244 e o código CRC 90453A21.



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Referência: Processo nº 25380.003121/2022-21 SEI nº 2024244