Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e definições

6 Autoridades e Responsabilidades

7 Descrição

7.1 Premissas

7.2 Complexidade dos projetos

7.3 Documentação do projeto

7.4 Papéis e responsabilidades

7.5 Grupos de processos de gerenciamento de projetos e interações

7.6 Situações dos projetos

7.7 Gestão da demanda

7.8 Detalhamento dos processos

7.8.1 Iniciação

7.8.1.1  Análise de viabilidade do projeto

7.8.1.2  Elaborar termo de abertura do projeto (TAP)

7.8.2 Planejamento

7.8.2.1 Definir escopo

7.8.2.2 Elaborar cronograma

7.8.2.3 Planejar custos

7.8.2.4 Definir qualidade

7.8.2.5 Definir equipe 

7.8.2.6 Planejar a comunicação 

7.8.2.7 Identificar e analisar riscos

7.8.2.8 Planejar aquisições e contratações

7.8.3 Execução

7.8.3.1 Orientar e gerenciar a execução do projeto 

7.8.3.2 Gerenciar aquisições e contratações

7.8.3.3 Distribuir informações

7.8.3.4 Documentar lições apreendidas

7.8.4 Monitoramento e controle do projeto.

7.8.4.1 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

7.8.4.2 Formalizar aceites das entregas

7.8.4.3 Gerenciar mudanças

7.8.5 Encerramento do projeto

7.8.5.1 Encerrar aquisições e contratações

7.8.5.2 Encerrar o projeto

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Estabelecer as diretrizes da Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Cogead.

2 Documentos de referência

Não aplicável.

3 Documentos complementares

PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros (Processo SEI nº 25380.001926/2021-59 ou Site da Cogead (https://cogead.fiocruz.br > Documentos > Procedimento de Gestão (PG))

POP 020001420/001 - Elaboração de Documentos (Processo SEI nº 25380.001286/2021-87 ou Site da Cogead (https://cogead.fiocruz.br > Documentos > Procedimento Operacional Padrão (POP))

POP 020001420/002 - Gestão de Riscos e Controles Internos (Processo SEI nº 25380.001926/2021-59 ou Site da Cogead (https://cogead.fiocruz.br > Documentos > Procedimento Operacional Padrão (POP))

4 Campo de aplicação

Este procedimento é aplicável aos projetos desenvolvidos por todas as áreas da Cogead.

5 Siglas e definições

Cogead - Coordenação Geral de Administração.

Artefatos - Documento modelo em um formato predefinido, que fornece uma estrutura base para coletar, organizar e apresentar informações e dados.

Projeto - projeto é um empreendimento único, com início e fim determinados. Conduzido por pessoas (equipe), visando atingir objetivos predefinidos. Representa a descrição escrita de um empreendimento (plano, delineamento, esquema) a ser realizado. É um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.

Metodologia Ágil - também conhecido como “Manifesto Ágil”, é uma compilação da essência que se deseja de métodos ágeis, totalmente adaptáveis e aplicáveis a projetos de qualquer natureza.

Aplicação da Metodologia Ágil - os métodos ágeis podem ser usados em projetos que permitem que um conjunto mínimo de funcionalidades já servirá para solucionar parte da necessidade do cliente e, ao ser entregue em parte, representa uma diferença valorosa para este.

Métodos Aplicáveis:

a) Metodologia Ágil

A metodologia ágil é utilizada para gestão de projetos e organização de equipes. Para garantir a efetividade do método, os membros da equipe devem possuir funções e responsabilidades bem definidas no processo.

A metodologia ágil deve ser dividida em Sprints, que são intervalos definidos para o desenvolvimento das etapas dos projetos. Cada Sprint possui um objetivo final a ser alcançado.

Ao fim de cada etapa deverá ser realizado a Sprint Review (reunião para revisão do Sprint), ou seja, uma revisão do produto/serviço para validação.

Em seguida, deve ser realizado pela equipe do projeto o Sprint Planning, reunião que antecede o início de um novo Sprint, para definir o próximo objetivo e o plano de ação a ser seguido. As etapas são repetidas até o desenvolvimento do produto final.

b) Kanban

O método Kanban foca nos fluxos de um sistema bastante visual. Representado por um conjunto de cartões contendo as demandas do projeto que percorrem três colunas dispostas em um quadro (físico ou digital).

É uma forma simplificada de realização de um projeto. Nesta metodologia ágil a atualização e o acompanhamento das atividades/etapas do projeto, demandas que estão sendo realizadas e do avanço entre as colunas devem ser constantes.

Por se tratar de um gerenciamento de projetos bastante simples, é preciso que a equipe esteja engajada para fazer o método Kanban funcionar.

No método Kanban, o projeto deve ser divido em três etapas, divididas em colunas, sendo estas:

• To do: deve conter os cartões com as atividades que precisam ser realizadas.

• Doing: deve conter os cartões com as atividades que estão sendo realizadas no momento.

• Done: deve conter os cartões com as atividades que foram concluídas.

Cronograma do projeto – Instrumento de planejamento e controle, onde são definidas e detalhadas as atividades (com data de início e término) a serem executadas para realizar as entregas do projeto, durante um período estimado, considerando, inclusive, seu sequenciamento.

Escopo - Define os limites do projeto. Corresponde aos esforços que deve ser realizado para as entregas dos produtos ou serviços previstos no projeto.

Fases do projeto - Um conjunto de atividades do projeto relacionadas de maneira lógica que culmina na conclusão de uma ou mais entregas. Cada projeto deverá conter, no mínimo, três fases, sendo estas:

a) Início do projeto, onde haverá o planejamento, definição da equipe, requisitos, dentre outros;

b) Desenvolvimento, onde serão desenvolvidas as etapas/fases do projeto conforme planejamento e/ou definição de atividades;

c) Fim do projeto, onde haverá a entrega final do empreendimento/objeto previamente definido.

6 Autoridades e responsabilidades

Degias/Agequali - Definir o procedimento de Gerenciamento de Projetos da Cogead.

Equipe de Projetos - Apoiar no desenvolvimento dos Projetos da Cogead.

Áreas Cogead - Aplicar a metodologia de gerenciamento de projetos nos projetos desenvolvidos em suas áreas.

7 Descrição

7.1 Premissas

Uma metodologia pode ser entendida como uma abordagem detalhada contendo um guia ou passo a passo, para o desenvolvimento de produtos e/ou serviços. A metodologia consiste em um conjunto de processos, técnicas, ferramentas, artefatos, checklists, exemplos e outros documentos de apoio, com o objetivo de aumentar a taxa de sucesso dos projetos de uma organização.

Para alcançarmos o sucesso em nossos projetos é necessário o claro entendimento de alguns pontos:

• Quais são os motivadores e os objetivos do projeto;

• Que resultados, produtos e/ou serviços são esperados do projeto;

• Quem são os responsáveis por quais ações;

• Como a comunicação entre os envolvidos no projeto, direta ou indiretamente, deve ser corretamente endereçada e gerenciada;

• Quando os produtos e/ou serviços do projeto devem estar prontos;

• Que regras e procedimentos devem ser obedecidos.

É necessário, igualmente, que a metodologia esteja disponível a todos os envolvidos com projetos, de forma que todos possam utilizá-la de forma rápida e independente de onde estejam localizados fisicamente, apoiados por um eficiente plano de capacitação, quando necessário. O seu uso sistemático permite a padronização dos mecanismos de gerenciamento de projeto, a manutenção da alta qualidade dos projetos e o atendimento às necessidades dos clientes.

A metodologia deve ser flexível o suficiente para permitir aos líderes de projeto o uso dos processos de acordo com o tipo e a complexidade de seus projetos.

Em resumo, a adoção de uma eficiente metodologia de gerenciamento de projetos, e o seu uso efetivo, pode contribuir de forma decisiva para o sucesso dos projetos.

7.2 Complexidade dos projetos

O rigor no planejamento e controle de um projeto deve ser proporcional à complexidade do próprio projeto. Deve ser avaliado previamente, pela equipe do projeto, a complexidade do projeto, podendo ser de baixa, média ou grande. A complexidade do projeto deve estar expressamente descrita no Termo de Abertura do Projeto.

7.3 Documentação do projeto

Todos os documentos/registros definidos nesta metodologia auxiliam no desenvolvimento do projeto e geram uma base de conhecimento que contribui para o gerenciamento de projetos na Cogead.

Para os projetos a serem desenvolvidos pela metodologia ágil, a documentação mínima do projeto se dará:

1. Termo de Abertura;

2. Documento de Visão;

3. Cronograma de Desenvolvimento do Projeto; e

4. Termo de Encerramento

Ressalta-se que a documentação mínima não exclui a possibilidade de incluir documentos que comprovem e mantenham o melhor desenvolvimento do projeto, bem como a necessidade de registros indicados em outros documentos da organização, conforme previsto nos procedimentos da Qualidade.

Os documentos descritos acima, são itens obrigatórios sempre que se tratar da metodologia ágil, porém facultativo para a metodologia Kanban.

O Cronograma de Desenvolvimento do Projeto não se trata de um modelo específico, e deve ser utilizada, sempre que possível e viável, a ferramenta Project disponível no Teams, ferramenta da Microsoft Office, sistema oficial da Fundação Oswaldo Cruz - Fiocruz. Entretanto, cabe ressaltar que o documento deve ter o campo de versão e/ou atualização disponível, a fim de se garantir o controle e a rastreabilidade do cronograma.

Todas as decisões, pareceres, encaminhamentos devem ser registrados no projeto. Recomenda-se que, sempre que possível e viável, as reuniões, que contenham decisões e/ou encaminhamentos significativos do projetos sejam registradas através de ata de reunião. Para registros de atas de reunião, devem ser observados os requisitos definidos no item 7.11  do PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros.

Toda documentação oriunda e/ou referente ao do Projeto, emitida pelas áreas da Cogead, deve ser identificada conforme descrito no POP 020001420/001 - Elaboração de Documentos.

7.4 Papéis e responsabilidades

Patrocinador - Pessoa ou grupo que fornece apoio político e/ou recursos financeiros para a realização do projeto, esclarecendo dúvidas sobre o escopo e exercendo influência sobre outras pessoas para beneficiar o projeto. Quando um projeto é concebido, o patrocinador o defende. Isso inclui servir de porta-voz para os níveis gerenciais mais elevados, buscando obter apoio de toda a organização e promover os benefícios que o projeto trará.

Líder do Projeto - Pessoa designada pela organização responsável pelo gerenciamento do projeto, demandas, prazos e metas para atingir os objetivos definidos, além de alinhar o trabalho do time com as necessidades do cliente e os objetivos da organização. Requer flexibilidade, bom senso, liderança e habilidades de negociação, além de conhecimentos das práticas de gerenciamento de projetos. O líder do projeto é a pessoa responsável pela comunicação com todas as partes interessadas, particularmente com o patrocinador e a equipe do projeto.

Dono do Projeto: pessoa ou grupo responsável pela solicitação do produto, serviço ou resultado do projeto. Deve informar as necessidades, expectativas, requisitos e aprovar as entregas.

Analista do Projeto: coordena a equipe indicando papéis e acompanhando a execução das tarefas. Responsável por garantir que as regras, processos e cronograma sejam seguidos.

Cliente e usuários - Pessoa, grupo ou organização que utilizará o produto, serviço ou resultado do projeto.

Equipe do Projeto - É composta pelo líder de projetos, por profissionais da equipe envolvidos no projeto, responsáveis por executar o planejamento e gerenciamento de projetos e por outros membros que executem atividades relacionadas. É desejável que a equipe seja formada por pessoas ligadas às áreas que serão afetadas pela execução ou pelo produto do projeto. A seleção de pessoas com o conhecimento, habilidades e atitudes necessárias para a execução das atividades é vital para o sucesso do projeto.

Área de Projetos Cogead – É uma estrutura organizacional que coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio.

7.5 Grupos de processos de gerenciamento de projetos e interações

Os processos podem interagir entre si. Os grupos de processos de gerenciamento de projetos se sobrepõem e interagem, a aplicação dos processos é iterativa e muitos deles são repetidos durante o projeto.

A natureza integradora do gerenciamento de projetos requer que o grupo de processos de monitoramento e controle interaja com os outros grupos de processos.

                                                                              Figura 1 – Interação dos Processos

7.6 Situações dos projetos

Uma demanda depois que é classificada como projeto, pode apresentar as seguintes situações:

                                           Tabela 1 - Possíveis situações dos projetos

7.7 Gestão da demanda

O ciclo de vida do gerenciamento do projeto é composto dos seguintes grupos de processos: iniciação e planejamento, execução e monitoramento e controle e encerramento.

Antes de iniciar as atividades do grupo de processos de iniciação, os requisitos ou as necessidades de negócios da organização são formalmente documentados através Termo de Abertura do Projeto.

São desenvolvidas descrições claras dos objetivos do projeto, incluindo as razões pelas quais um projeto específico se constitui na melhor solução alternativa para satisfazer os requisitos. A documentação dessa decisão também contém uma descrição básica do escopo do projeto, das entregas, da duração do projeto e uma previsão dos recursos para a análise de investimentos da organização.

7.8 Detalhamento dos processos

7.8.1 Iniciação

A partir da aprovação do projeto, que deve ser devidamente registrado no Termo de Abertura, ou quando necessário através de ata de reunião.

Recomenda-se que haja uma reunião inicial de avaliação do projeto, onde deverá ser identificadas as necessidades do cliente, designado formalmente o responsável pelo projeto e realizada a classificação do projeto.

7.8.1.1  Análise de viabilidade do projeto

Analisar uma nova demanda por serviço ou produto, avaliando sua viabilidade de modo a embasar a decisão por sua continuidade como um novo projeto.

Descrição das atividades:

• Identificar o (s) patrocinador (es) do projeto;

• Identificar as principais partes interessadas do projeto, unidade solicitante e unidades usuárias, favoráveis ou não;

• Analisar a demanda, buscando entendimento inicial da necessidade a partir dos dados fornecidos, o que pode envolver a área requisitante para esclarecer requisitos básicos;

• Avaliar viabilidade técnica, levantando informações básicas sobre a capacidade da organização para realizar o projeto. Deve-se comparar a tecnologia e a capacitação necessária para o projeto e os recursos disponíveis na organização, o que inclui estrutura física e de pessoal;

• Avaliar viabilidade financeira, verificando a disponibilidade orçamentária para execução do projeto, assim como a possibilidade de utilização de fontes alternativas de financiamento (parcerias, convênios etc.);

• Avaliar a relação custo x benefício das soluções identificadas;

• A partir da análise do resultado, validar com o patrocinador do projeto, e quando couber outras instâncias de aprovação, emitindo parecer e recomendando a continuidade ou não do projeto.

7.8.1.2  Elaborar termo de abertura do projeto (TAP)

Formalizar o novo projeto, apresentando as informações básicas para seu início e planejamento.

Descrição das atividades:

• Descrever a justificativa para o projeto, seus objetivos e o cenário pretendido após a implantação do projeto;

• Definir o escopo (produtos ou serviços);

• Definir os produtos que não fazem parte do projeto (não escopo);

• Estimar o prazo para o término do projeto;

• Estimar os custos do projeto;

• Identificar principais premissas e restrições;

• Identificar os riscos;

• Definir equipe básica e infraestrutura para execução do projeto;

• Identificar partes interessadas;

• Aprovar o Termo de Abertura de Projeto;

• Divulgar o início do projeto em sua área de abrangência.

Artefatos gerados nesta fase:

Termo de Abertura de Projeto (Formulário Gestão de Projetos no Sistema de Informação Eletrônico - SEI).

7.8.2 Planejamento

O planejamento do projeto consiste em definir o fluxo das atividades a ser seguido para que sejam alcançados os objetivos para os quais o projeto foi criado.

Tudo o que será executado no projeto, que tenha relevância para ser planejado, deve constar no Documento de Visão do Projeto, bem como no Cronograma de Desenvolvimento do Projeto – Fase Inicial, inclusive o trabalho de gerenciamento (planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento do projeto). O esforço de planejamento deve ser adequado à necessidade e à natureza de cada projeto.

O planejamento do projeto é um processo contínuo e não acaba com o início da execução.

O Documento de Visão (Formulário Gestão de Projetos no Sistema de Informação Eletrônico - SEI). Deve ser mantido atualizado para refletir a execução do projeto e as mudanças autorizadas, pois o escopo, o prazo e o custo podem sofrer alterações durante a execução do projeto.

7.8.2.1 Definir escopo

Definir todas as entregas que devem ser geradas pela equipe do projeto para que os seus objetivos sejam alcançados.

Descrição das atividades:

• Levantar as necessidades de todas as partes interessadas;

• Definir o escopo;

• Descrever as entregas a serem realizadas.

7.8.2.2 Elaborar cronograma

Definir as atividades necessárias para realizar as entregas previstas no escopo, sequenciando-as, definindo recursos, durações e restrições.

Descrição das atividades:

• Identificar as atividades específicas do cronograma que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto;

• Identificar as dependências entre as atividades do cronograma;

• Definir os membros da equipe necessários para realizar cada atividade do cronograma;

• Estimar a duração das atividades;

• Definir os marcos do projeto;

7.8.2.3 Planejar custos

Estimar custos e identificar fonte de recursos necessária ao projeto.

Descrição das atividades:

• Desenvolver estimativa dos custos dos recursos (recursos humanos e materiais) necessários para realizar as atividades do projeto;

• Agregar os custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos;

7.8.2.4 Definir qualidade (se aplicável)

Identificar os padrões de qualidade relevantes para o projeto e produto, e determinar como alcançá-los.

Descrição das atividades:

• Avaliar a necessidade de qualidade de cada produto a ser entregue ou serviço a ser realizado no projeto;

• Registrar as características de qualidade desses produtos ou serviços que serão analisados para aceitação da entrega;

• Determinar a forma de aferição da qualidade, através da definição objetiva de critérios de aceitação.

7.8.2.5 Definir equipe 

Definir e mobilizar as pessoas necessárias para realizar as entregas previstas no escopo.

Descrição das atividades:

• Identificar os membros da equipe;

• Determinar os papéis, responsabilidades, competências e relações hierárquicas da equipe do projeto;

• Definir necessidades de capacitação, quando couber, para os membros da equipe que não possuam os conhecimentos necessários para a realização das atividades que serão designadas.

7.8.2.6 Planejar a comunicação 

Estabelecer como as informações sobre o projeto chegarão às partes interessadas de forma clara e no tempo adequado. Este processo envolve a geração, coleta, armazenamento, recuperação, distribuição e organização das informações referente ao projeto e seus resultados.

Descrição das atividades:

• Descrever como o processo de comunicação será realizado;

• Determinar as necessidades de informação das partes interessadas que serão utilizadas no decorrer do projeto, especificando o evento, objetivo, origem e destino das informações, canal de comunicação e frequência de distribuição.

7.8.2.7 Identificar e analisar riscos

Identificar e analisar os riscos do projeto visando intensificar os efeitos gerados por eventos positivos e reduzir o impacto da ocorrência de eventos negativos. A identificação e análise são insumos para a equipe do projeto tomar decisões de como os riscos serão gerenciados.

A equipe do Projeto deve consultar o procedimento POP 020001420/002 - Gestão de Riscos e Controles Internos para identificar e analisar os riscos do projeto. Nesta etapas devem ser confeccionados os seguintes documentos: Planilha de Identificação e Avaliação dos Riscos e Controles Internos e Plano de Tratamento dos Riscos.

Descrição das atividades:

• Identificar e analisar os riscos envolvendo, quando possível, todas as partes interessadas para agregar diferentes pontos de vista;

• Efetuar a análise dos riscos conforme a probabilidade de ocorrência e o grau de impacto que podem trazer para o projeto;

• Definir ações para tratamento dos riscos, de modo a evitar, transferir ou mitigar os efeitos dos riscos negativos e explorar, compartilhar ou melhorar os efeitos dos riscos positivos;

• Planejar ações de contingência para resposta a cada risco em caso de ocorrência;

• Definir o responsável pelas repostas aos riscos.

7.8.2.8 Planejar aquisições e contratações

Identificar as necessidades do projeto que serão atendidas com produtos ou serviços fornecidos por entidades externas à organização do projeto e realizar o planejamento da contratação.

Descrição das atividades:

• Identificar os produtos ou serviços que serão atendidos por entidades externas;

• Seguir o processo de análise da contratação segundo a legislação vigente;

• Realizar o processo de Planejamento da Contratação, elaborando os artefatos para contratação dos produtos ou serviços necessários ao projeto.

7.8.3 Execução

A equipe do projeto executa o que tiver sido planejado e estabelecido no Documento de Visão, bem como no Cronograma do Projeto.

7.8.3.1 Orientar e gerenciar a execução do projeto 

Realizar o trabalho definido no Documento de Visão para atingir os objetivos pretendidos. Este processo envolve a execução das atividades do cronograma.

Descrição das atividades:

• Mobilizar e instruir a equipe do projeto;

• Gerenciar a execução das tarefas previstas, conforme o planejamento, realizando os ajustes e orientações necessárias para corrigir os desvios que forem identificados;

• Executar mudanças aprovadas;

• Reunir as entregas geradas como resultado da execução das tarefas;

• Gerenciar os custos do projeto;

• Gerenciar os riscos do projeto;

• Gerenciar as expectativas e os relacionamentos das partes interessadas;

• Gerar informações sobre o projeto;

• Desenvolver e motivar a equipe, mediar conflitos e buscar alternativas para situações imprevistas.

7.8.3.2 Gerenciar aquisições e contratações

Executar os procedimentos (legais, operacionais, procedimentais, etc) necessários à realização das contratações definidas no planejamento.

Descrição das atividades:

As atividades devem seguir todos os requisitos existentes para contratação/aquisição, conforme a área responsável estabelecer.

Na Cogead, as contratações/aquisições seguirão o estabelecido pelas áreas competentes para o planejamento, execução e acompanhamento das aquisições e contratações.

7.8.3.3 Distribuir informações

Gerar e distribuir as informações sobre o andamento do projeto às partes interessadas.

Descrição das atividades:

Gerar e enviar as informações, de acordo com as especificações previstas.

Na Cogead, a comunicação se dará conforme procedimentos existentes na área competente para realizar as comunicações.

7.8.3.4 Documentar lições apreendidas (se aplicável)

Identificar e registrar ocorrências que serão úteis como lições aprendidas para os projetos atuais e futuros.

Descrição das atividades:

• Incentivar a equipe do projeto na identificação de eventos positivos e negativos ocorridos durante o projeto;

• Registrar as ocorrências;

7.8.4 Monitoramento e controle do projeto

O monitoramento e controle visa verificar se os objetivos estão sendo atingidos, por meio da monitoração e medição regulares de progresso, verificação da existência de variações do realizado em relação ao planejado e da tomada de ações corretivas e preventivas, quando necessárias. As atividades nela contida podem acontecer durante todo o projeto.

7.8.4.1 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Acompanhar a execução do projeto identificando possíveis desvios em relação ao que foi planejado.

Descrição das atividades:

• Monitorar e controlar cronograma;

• Monitorar e controlar custos;

• Monitorar e controlar qualidade;

• Monitorar e controlar as aquisições e contratações;

• Monitorar os riscos identificados previamente;

• Identificar, analisar e acompanhar novos riscos e elaborar seus respectivos planos de respostas na Planilha de Riscos;

• Acompanhar o desenvolvimento do Projeto, comparando o desempenho real com o planejado;

• Determinar as ações corretivas ou preventivas, quando necessárias.

7.8.4.2 Formalizar aceites das entregas

Registrar formalmente o aceite de cada entrega do projeto.

Descrição das atividades:

• Verificar se os produtos ou serviços foram entregues conforme os requisitos estabelecidos;

• Formalizar, junto ao requisitante, a entrega provisória ou definitiva do produto ou serviço;

• Armazenar os artefatos gerados.

7.8.4.3 Gerenciar mudanças

Identificar as necessidades de mudança do projeto, avaliando os impactos destas mudanças no plano de gerenciamento do projeto e negociando com os principais envolvidos nas mudanças do projeto.

A solicitação de mudança de um projeto só poderá ser realizada após a aprovação do Projeto, isto é, com o projeto em fase de execução.

É importante ressaltar que qualquer alteração no projeto que impacte escopo, prazo ou custo do mesmo, deve ser documentada por e-mail.

7.8.5 Encerramento do projeto

O encerramento do projeto é iniciado quando o escopo do projeto foi totalmente entregue e todas as atividades planejadas foram finalizadas, ou quando o cliente solicitar o cancelamento do mesmo (caso seus objetivos não sejam mais pertinentes, necessários ou alcançáveis). Durante o encerramento, o responsável pelo projeto executa as atividades necessárias para verificar e formalizar a entrega total dos produtos e serviços ao cliente ou os motivos e ações que levaram ao cancelamento do projeto. O objetivo é realizar o encerramento, documentar os resultados e o conhecimento obtido pela Cogead durante a execução do projeto.

7.8.5.1 Encerrar aquisições e contratações

Providenciar o encerramento administrativo dos contratos.

Descrição das atividades:

• Verificar se todos os serviços ou produtos contratados foram recebidos definitivamente, de acordo com os requisitos;

• Observar os termos e condições contratuais quanto a procedimentos específicos para encerramento;

• Verificar a existência de resíduos contratuais;

• Encerrar administrativamente os contratos, providenciando a resolução de quaisquer itens em aberto;

• Informar o encerramento dos contratos às partes interessadas.

7.8.5.2 Encerrar o projeto

Registrar formalmente o encerramento do projeto.

Descrição das atividades:

• Verificar se todos os serviços ou produtos do projeto foram recebidos definitivamente, de acordo com os requisitos;

• Repassar, junto à equipe do projeto e outras partes interessadas, as lições aprendidas registradas no decorrer do projeto, avaliando-as criticamente quanto à pertinência de seu registro para eventos futuros;

• Buscar a identificação de outras ocorrências ainda não registradas, que podem ser úteis como lições aprendidas e registrá-las;

• Consolidar todas as lições aprendidas e publicá-las, quando couber, de acordo com a política de comunicação da organização;

• Analisar o sucesso ou fracasso em termos de escopo, custo, prazo, qualidade, atendendo as expectativas das partes interessadas;

• Desmobilizar a equipe do projeto;

• Preencher o Termo de Encerramento do Projeto;

• Informar o encerramento do projeto às partes interessadas.

Artefatos gerados nesta fase:

Termo de Encerramento do Projeto (Formulário Gestão de Projetos no Sistema de Informação Eletrônico - SEI).

8 Registros

Tabela I - Registros

9 Anexos

Não aplicável.

Documento assinado eletronicamente por JANAINA SANTOS DE ALMEIDA, Prestadora de Serviço, CPF: 069.641.017-64, em 16/05/2022, às 11:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 16/05/2022, às 12:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 16/05/2022, às 15:09, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 16/05/2022, às 16:19, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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