Timbre

Cogead

Coordenação – Geral de Administração

                                                                                                                                 

TÍTULO:

Elaboração de Documentos

GESTOR DO DOCUMENTO

Degias/Agequali

CÓDIGO DO PROCEDIMENTO

POP 020001420/001

 

Nome do responsável pela elaboração

Maria da Conceição da Costa Lara

Nome do responsável pela revisão

Fátima Arraes

Nome do responsável pela validação

Osvaldo Raymundo

Nome do responsável pela aprovação

Flávia Silva

 

VIGÊNCIA:  DOIS ANOS

VERSÃO:

11/2022

 

HISTÓRICO DE REVISÕES

N° da versão

Descrição e/ou itens alterados

00

Criação do procedimento.

01

Nos três primeiros itens (5, 7.1.1, 7.1.1.1) foram incluídas a classificação Instrução de Trabalho (IT) e a estrutura recomendada para o campo descrição dos procedimentos, como também foi incluído no item 7.1.3 Estilo da redação do conteúdo e formatação dos itens. 

02

Nos itens 7.1.1.1 Foi incluída uma observação (1) para o padrão de processo e alterados os prazos referenciados na Tabela II; 7.1.2.9 Foi alterado o segundo parágrafo devido à mudança da participação do Degias/Sam no processo; 7.1.2.11 O texto sobre cópias controladas foi alterado para melhor entendimento do usuário, alterados respectivamente.

03

Nos itens: 7.3.1.9 foi corrigido o endereço de e-mail do Degias/SAM e na Tabela 3 foram alteradas as definições para os controles; item 7.3 o prazo para elaboração foi alterado para 90 dias; item 7.3.3.1 foi reescrito para melhor entendimento; item 7.3.3.3 Fluxogramas foi excluído; item 8 foi excluído o Documento para Representação Gráfica da Tabela de Registros; item 9 o Anexo II foi alterado e o anexo III foi excluído.
O código do procedimento foi alterado de acordo com o novo código do Degias/Agequali (020001420) publicado na Tabela SGA em 21/02/2018.

04

Nos itens: 7.3 Foi alterado o primeiro parágrafo e incluído o exemplo para melhor entendimento; 7.3.1.8 Foram incluídas as observações (*) e (**) para melhor entendimento; 7.3.1.9 Foi incluído o terceiro parágrafo; 7.3.1.11 Foi incluído o documento digital, fluxograma; 7.3.3.1 Foi excluído o segundo parágrafo porque não se faz mais necessário a exportação do fluxograma para o Word e no item 9 Foi incluída a tabela de registros no Anexo II – Modelo de Relatório de Mapeamento de Processo (RMP).

05

Nos itens: 7.2 - Foi referenciada à utilização do modelo de RMP pela Agequali; 7.3.1 – Foi incluída a sequência de itens para melhor entendimento; 7.3 - Foi contemplado mais de um editor na fase de elaboração do procedimento/padrão; 7.3.1.9 Foi incluído o 3º parágrafo/exemplo para contemplar a classificação dos documentos por assunto; 7.3.3.1 o item foi reescrito e os critérios foram transferidos para o modelo de RMP (Anexo II); 7.3.3.2 item foi reescrito para melhor entendimento; 7.3.1.11 – o 4º parágrafo foi reescrito para melhor entendimento e item 9 foi alterado o modelo de Relatório de Mapeamento de Processo (RMP), Anexo II.

06

Nos itens: 7.3 Foi alterado o texto referente à etapa “Em elaboração” para melhor entendimento, nas etapas de Em elaboração e Em revisão foi acrescentada a frase que define o envio do procedimento para análise da Agequali e incluído o último parágrafo que trata da rastreabilidade das datas em cada etapa; 7.3.1.8 foi incluída a terceira observação (***); 7.3.3.1 o texto referente ao 4º parágrafo foi alterado (excluída a exceção para Procedimento Operacional Padrão (POP) na etapa de publicação junto à ASCOM) e no item 9 foi incluído o Anexo III.

07

No item 7.3.1.8 a estrutura proposta para o padrão de processo passou a ser mandatória; item 7.3.1.10, letra a, foram alterados o texto e a figura 1 em função da exclusão da logomarca PEG; item 9 foi excluída a logomarca PEG de todos os anexos e do próprio documento por determinação da Coordenação devido ao término do Programa de Excelência em Gestão e no item 9, Anexo II foi excluído do item 1, o campo Fornecedor (por ser o mesmo que o responsável, fornecendo a execução da atividade) e foram inseridos o item 2.2 Atores e 2.3 Áreas de Interação.

08

No item 5 – foram incluídas as definições de Papéis, Responsabilidades e Autoridades; 7.3 foram alterados os prazos paras etapas em elaboração (1ª versão) de 90 para 180 dias e em revisão de 60 para 90 dias; Ainda neste item foi acrescentado a última frase; item 7.3.1 a nomenclatura do campo Responsabilidades para Autoridades e Responsabilidades; 7.3.1.4 foi incluída a letra C; item 7.3.1.7 foi incluída a tabela 2 para exemplificar o que deve conter nas colunas;  item 7.3.1.8 foi incluído Requisitos de serviço na tabela 3; item 7.3.1.11 foi incluído o sexto parágrafo e no item 9 foram alterados os Anexo I – Modelo de procedimento em Word e Anexo III - Orientações campo Descrição Padrão de Processo.

09

Item 5 – Foi incluída a sigla SEI; item 7.2 – Foi alterado o segundo parágrafo, a fim de contemplar que os modelos de documentos estarão disponíveis no SEI; item 7.3 – Foi incluído que as etapas serão controladas pela Equipe da Agequali através do Bloco de Assinaturas, SEI.; item 7.3.3.1 – foi retirada a menção ao Anexo III; item 7.3.1.8 – Foi incluída na estrutura do Padrão de processo, Requisitos dos clientes e a terceira (***) orientação; item 7.3.1.9 – Foi alterada a tabela 5; item 7.3.1.11 – O primeiro e segundo parágrafos foram reescritos de acordo com o SEI; Item 7.4 – Foi excluído e seu conteúdo reescrito foi transferido para o subitem 7.3.1.11.1; item 7.3.2.1 – Foram excluídas as letras a), d), e) e f) porque as definições são do sistema SEI e no item 9 – foram excluídos os anexos: Anexo I - Modelo de Procedimento em Word (PG, POP e IT), Anexo II - Modelo de Procedimento em Word (PP) e Anexo III - Modelo de Procedimento em Word (RMP) porque os modelos foram elaborados dentro do SEI.

10

Item 3 - Foram incluídos os documentos: base de conhecimento e a Tabela de Unidades; 7.3.1.1 Cabeçalho Modelo Procedimento foi incluído para melhor entendimento dos usuários e os demais itens renumerados; itens 7.3.1.4 e 7.3.1.5 o link para os documentos referenciados passou a ser obrigatório; item 7.3.3 foi incluído o primeiro parágrafo citando o processo onde encontram-se os modelos dos procedimentos usados pela Cogead; item 7.3.1.11 foram incluídos o segundo parágrafo e a Tabela 6 - Extensões permitidas pelo SEI, com objetivo de melhorara o entendimento dos usuários e no item 7.3.2.1 foi incluída a letra h.

11

Item 5 - foi incluída a sigla BIZAGI; item 7.3. 1 - Foi incluído o modelo de Fluxograma de Processo; item 7.3.1.1.12 - foram incluídos o 2º parágrafo e as figuras 3 e 4 a fim de esclarecer o entendimento por parte do usuário; item 7.3.3 - foi incluído o modelo de fluxograma de processo e no item 7.3.3.1 - foram incluídos o fluxograma de processo, 2º parágrafo e a Figura 5.

 

Sumário  

 

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Descrição

7.1 Requisitos

7.2 Modelos de procedimentos

7.3 Prazos por status dos procedimentos

7.3.1 Ordenação e conteúdo dos itens do procedimento

7.3.1.1 Cabeçalho modelo procedimento

7.3.1.2 Sumário

7.3.1.3 Objetivo

7.3.1.4 Documentos de referência

7.3.1.5 Documentos complementares

7.3.1.6 Campo de aplicação

7.3.1.7 Siglas e definições

7.3.1.8 Autoridades e responsabilidades

7.3.1.9 Descrição

7.3.1.10 Registros

7.3.1.11 Anexos

7.3.1.12 Cópias controladas e não controladas

7.3.2 Estilo de redação do conteúdo dos itens

7.3.2.1 Redação do conteúdo do padrão

7.3.2.2 Formatação dos tópicos

7.3.3 Modelos de documentos

7.3.3.1 Relatório de Mapeamento de Processo (RMP) e Fluxograma de Processo

7.3.3.2 Formulário

7.3.3.3 Outros modelos de documentos

8 Registros

9 Anexos

 

1 Objetivo

 

Definir a estrutura e orientar a elaboração do conteúdo dos procedimentos da Cogead.

 

2 Documentos de referência

 

PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros.

 

3 Documentos complementares

 

- Base de conhecimento Processo Gestão da Qualidade Elaboração e Controle de Documentos - link: https://sei.fiocruz.br > Controle de Processo > Menu > Base de Conhecimento > Palavra chave > Gestão da Qualidade - Elaboração e Controle de Documentos ( Gestão da Qualidade - Elaboração e Controle de Documentos.pdf)

- Tabela de Unidades para identificação do código da área, está disponibilizada no seguinte caminho: Site Cogead > SGA na Web > Sistema da Informação > Relatórios e Estatísticas > Tabela de Unidades.

 

4 Campo de aplicação

 

Este procedimento é aplicável a todas as áreas da Coordenação Geral de Administração - Cogead.

 

5 Siglas e definições

 

Agequali - Assessoria de Gestão da Qualidade;

Ascom - Assessoria de Comunicação;

Autoridades - é relativo à autonomia que cada um tem em sua organização, principalmente na tomada de decisão;

BIZAGI - Software de mapeamento de processos;

BPMN - Business Process Model and Notation;

Cogead - Coordenação - Geral de Administração;

Cópia Controlada - Documento original assinado para controle das versões e atualizações pelos responsáveis;

Cópia Não Controlada - Documentação devidamente identificada como não controlada, para emissão e distribuição de uso interno ou externo a Unidade;

Formulário - Documento utilizado para registrar dados requeridos pelo sistema de gestão da qualidade;

IT - Instrução de Trabalho;

Papéis - diz respeito as funções de uma pessoa na organização. Podemos entender também como os cargos;

PG - Procedimento de Gestão;

POP - Procedimento Operacional Padrão;

PP - Padrão de Processo;

RMP - Relatório de Mapeamento de Processo;

Responsabilidades - está ligado as atribuições do cargo/função;

SAM - Seção de Arquivo e Microfilmagem;

SEI - Sistema Eletrônico de Informação;

Versão - uma versão é uma melhoria da versão anterior, sendo que o original é o menos evoluído;

 

Os demais termos e definições relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade estão disponíveis no Glossário de Termos de Gestão, Intranet > Cogead > Qualidade > aba Glossário de Gestão.

 

6 Autoridades e responsabilidades

 

Degias/Agequali - estabelecer os critérios para elaboração dos documentos na Cogead;

Áreas Cogead - Seguir os critérios estabelecidos nesse documento, garantindo o cumprimento deste procedimento no setor.

 

7 Descrição

 

7.1 Requisitos

 

Um procedimento deve:

 

a. ser baseado na prática e direcionado para a força de trabalho;

b. ser simples e objetivo, com linguagem apropriada, de fácil compreensão para o colaborador e não deixar dúvidas quanto a sua execução;

c. ser resultado de consenso dos responsáveis do processo, atividade ou tarefa crítica e

d. ser consistente com os demais procedimentos.

 

7.2 Modelos de procedimentos

 

Estão contemplados nesta categoria os documentos classificados como PG, PP, POP, IT e RMP.

Para o desenvolvimento dos PGs, PPs, POPs e ITs, os responsáveis devem utilizar os três modelos disponíveis no Sistema Eletrônico de Informações (SEI): Processo Gestão da Qualidade: Elaboração e Controle de Documentos, de acordo com o tipo do documento.

O modelo do POP também será usado para Padrão de Gestão (PG) e Instrução de Trabalho (IT).

O modelo do PP é único, assim como o do modelo do RMP.

 

7.3 Prazos por status dos procedimentos

 

Os prazos, definidos conforme tabela abaixo para cada etapa de desenvolvimento do procedimento, devem ser preenchidos ao final do término de ce cada etapa.

 

 

    Tabela 1 - Status x Prazos

A seguir, uma breve descrição de cada etapa de desenvolvimento do procedimento.

 

Em elaboração – O (s) editor (es) elabora (m) o procedimento/padrão em conjunto com os executores do processo, com o objetivo de obter de forma fidedigna a execução da rotina do processo. Após o término da etapa de ELABORAÇÃO, o gestor do documento deverá encaminhar para análise de conformidade a ser feita pelo Degias/Agequali.

 

Em revisão - O revisor, outro colaborador, deverá revisar o conteúdo do procedimento/padrão, propondo correções e/ou melhorias, se aplicáveis. Após o término da etapa de REVISÃO, o gestor do documento deverá encaminhar para análise de conformidade a ser feita pelo Degias/Agequali. Neste status, o gestor deverá evidenciar que o conteúdo de fato está sendo revisado. 

 

Em validação - Analisar o conteúdo do padrão sob o ponto de vista de seu objetivo, de sua praticidade, de sua execução, classificação e formatação. Solicitar as alterações pertinentes e, se for o caso, o editor pode apontar a necessidade de uma nova discussão com as pessoas envolvidas.

 

Em aprovação - Analisar o conteúdo do padrão. Se não estiver de acordo com o padrão, retornar para o editor. Se estiver de acordo, aprovar o padrão.

As etapas/prazos mencionados acima serão controlados pela Equipe da Agequali através do acompanhamento do processo no SEI.

 

Exemplo:                                                                                                                                    

POP 020001420/001 - Elaboração de Documentos

Etapa: Em revisão

Início da revisão: 02/01/2020                                                      - 60 dias

Validação/Aprovação: de 06/06/2018 até 26/06/2018           - 20 dias

Publicação: de 26/06/2018 até 02/07/2018                             - 10 dias

Total:                                                                                                 - 90 dias

 

7.3.1 Ordenação e conteúdo dos itens do procedimento

 

Estão descritos abaixo os itens que devem compor a estrutura desses procedimentos, exceto RMP´s e Fluxograma de Processo, seguindo a ordem estabelecida, como também a definição do que deve conter em cada item.

 

 

7.3.1.1 Cabeçalho modelo procedimento

 

 

7.3.1.2 Sumário

 

É a estrutura e a sequência do documento. No sistema deverá apenas relacionar o número do item e o título correspondente. Não deve conter numeração de página. O SEI não comporta sequência numérica, seus documentos possuem uma única estrutura.

 

7.3.1.3 Objetivo

 

Deve esclarecer de modo preciso e resumido a finalidade do padrão/procedimento. Recomenda-se iniciar o texto deste campo com o verbo no infinitivo e evitar iniciar com texto tipo "Este padrão...".

 

7.3.1.4 Documentos de referência

 

a. São documentos internos e/ou externos consultados para elaboração do conteúdo do procedimento; 

b. Para documentos externos referenciados é obrigatório usar o hiperlink e/ou caminho para facilitar o acesso de leitura;

c. Recomenda-se prudência quanto à citação de documentos de referência, principalmente os externos (normas técnicas e legislação). Desta forma, sugere-se a citação somente de documentos de referência relevantes para a elaboração do procedimento;

d. A fim de que se possa verificar o desdobramento das orientações contidas nos procedimentos, é recomendável que haja referência aos principais padrões hierarquicamente superiores de mesmo tema.

 

7.3.1.5 Documentos complementares

 

a. São documentos, internos ou externos, que complementam as orientações do padrão e que devem ser lidos para entendimento do assunto de forma abrangente;

b. Para documentos externos referenciados é obrigatório usar o hiperlink e/ou caminho para facilitar o acesso de leitura;

c. Os procedimentos complementares devem ser citados ao longo do texto do padrão.

 

Caso este item não seja aplicável, deve estar descrito no documento com a informação “NÃO SE APLICA ou NÃO APLICÁVEL”.

 

7.3.1.6 Campo de aplicação

 

Devem ser especificadas áreas da Cogead e/ou Unidades Fiocruz onde o padrão se aplica.

 

7.3.1.7 Siglas e definições

 

a. Neste item devem ser listados e definidos apenas os termos utilizados no conteúdo do padrão que podem gerar dúvidas ou falta de compreensão; 

b. Recomenda-se que os termos e siglas estejam em ordem alfabética;

c. Para os termos já publicados no Glossário de Termos de Gestão, é recomendável referenciar no procedimento o Glossário de Termos de Gestão disponível na aba Intranet/Cogead/Aba Qualidade.

 

7.3.1.8 Autoridades e responsabilidades

 

a. Neste item deve constar um resumo das principais responsabilidades e /ou autoridades das áreas e/ou atores envolvidos no processo.

 

Tabela 2 - Responsabilidades e autoridades

b. Não devem ser relacionadas as ações de gestão do padrão (por exemplo: elaborar, revisar, aprovar, gerir, controlar cópia, verificar a conformidade do padrão);

c. As atribuições de Instituições externas a Fiocruz não precisam ser referenciadas nesse item.

 

7.3.1.9 Descrição

 

Neste item inicia-se o desenvolvimento do conteúdo do documento. Os itens subsequentes a este são nomeados de acordo com o temas a serem abordados, estes devem ser subitens do título de Descrição.

É mandatória a utilização da estrutura com uma sequência específica de subitens para o Padrão de Processo (PP) e recomendável para os demais tipos POP e IT, conforme a tabela abaixo:

 

               Tabela 3 - Estrutura para o campo “Descrição” dos procedimentos

 

(*) Este detalhamento das atividades do processo deverá ser feito em alto nível.

(**) Se aplicável, neste item é feita a correlação dos procedimentos de acordo com o atividades do processo.

(***) O detalhamento dos subitens do item Descrição (Padrão de Processo - PP) encontra-se no modelo do Padrão de Processo dentro do SEI.

 

7.3.1.10 Registros

 

Neste item devem ser relacionados, quando aplicáveis, os documentos que apresentam os resultados obtidos ou fornecem evidências de atividades realizadas e previstas no padrão. Os controles necessários para Identificação, Armazenamento, Proteção, Recuperação, Código de classificação, Tempo de Retenção e Disposição dos registros devem ser estabelecidos na tabela abaixo.

 

Tabela 4 - Modelo de Tabela de Registros

 

Os controles código de classificação, tempo de retenção e disposição dos documentos devem ser definidos a partir de sua classificação. A área responsável por definir essa classificação é o Degias/SICA/SAM - Seção de Arquivo e Microfilmagem.

Esta classificação será realizada via sistema, onde o documento terá a mesma classificação do processo o qual está associado.

 

Tabela 5 - Registros (Orientações do Degias/SICA/SAM)

(*) Código de Classificação de Documentos de Arquivo da FIOCRUZ.

(**) Tabela de Temporalidade de Documentos da FIOCRUZ (Acesso restrito à equipe de Avaliação Documental do SAM).

 

Os documentos (registros) digitais oriundos de sistemas, os quais a Cogead não tiver gestão, os controles Código de Classificação, Tempo de Retenção e Disposição serão preenchidos com o termo “Não aplicável”. Demais campos devem ser preenchidos pelas áreas.

 

7.3.1.11 Anexos

 

Os anexos são arquivos referenciados no texto do procedimento (por exemplo, imagens, tabelas, formulários ou documentos) que detalham conteúdos específicos do procedimento. Cada anexo possui uma designação e um título. A designação é feita com a palavra "Anexo", um espaço e uma letra maiúscula, número ou algarismo romano (Anexo A - Título do anexo), conforme exemplos abaixo.

 

Os responsáveis pelas revisões ou criações dos procedimentos das áreas da Cogead devem distinguir se os arquivos anexos ao procedimento serão disponibilizados no seu formato original (Excel, Word, Powerpoint) ou em pdf. Este último somente se aplicará para os casos em que os usuários não farão uso do arquivo.

 

O SEI permite a inclusão de arquivos com todas as extensões abaixo relacionadas, contudo, orientamos que utilize a extensão ZIP para os formulários que devem ser preenchidos pelos usuários, fluxogramas orientamos salvar em .png ou .pdf e demais arquivos em .pdf.

 

Tabela 6 - Extensões permitidas pelo SEI

 

Extensão

Descrição

csv

Arquivo de texto com dados separados por vírgula. Significa “Comma Separated Values”.

html

Arquivos padrão web, utilizados, inclusive, pelo SEI.

json

Arquivo de notação de objeto JavaScript. Significa “JavaScript Object Notation”.

mp4

Arquivo de vídeo referente ao MPEG-4 Part 14. Um padrão que é parte da especificação MPEG-4 desenvolvido pela ISO/IEC 14496-14.

mpeg

Arquivo de vídeo MPEG (Moving Picture Experts Group) é um formato de compressão mantido pela International Organization for Standardization. O formato é muito popular e pode ser reproduzido por quase qualquer player.

mpg

Arquivo de vídeo MPEG (Moving Picture Experts Group) é um formato de compressão mantido pela International Organization for Standardization. O formato é muito popular e pode ser reproduzido por quase qualquer player.

odp

Arquivo de apresentação do tipo OpenDocument.

ods

Arquivo de planilha eletrônica do tipo OpenDocument.

ogg

Arquivo de áudio em formato livre muito utilizado na internet.

ogv

Arquivo de vídeo em formato livre muito utilizado na internet.

pdf

Portable Document Format (Formato Portátil de Documento).

png

Arquivo de imagem digital tradicionalmente utilizado em páginas web e que suporta transparência.

svg

Arquivo de imagens vetoriais ou gráficos bidimensionais em formato aberto.

txt

Arquivo de texto sem formatação.

wmv

Arquivo de vídeo em formato proprietário da Microsoft. -NÃO ADERENTE AO e PING!

xml

Arquivo capaz de descrever diversos tipos de dados, facilitando o compartilhamento, integração e interoperabilidade de dados. Significa “eXtensible Markup Language”.

zip

Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas.

 

a. Cabeçalho do anexo

 

O cabeçalho das páginas dos anexos deve conter as imagens do castelo e código do procedimento e identificação e título do anexo, estes últimos centralizados.

 

Figura 1 - Cabeçalho

 

b. Rodapé do anexo

 

O rodapé das páginas dos anexos deve conter o gestor do documento, versão, mês e ano e numeração de página, esta última se aplicável, conforme exemplo abaixo:

Figura 2 - Rodapé

 

O controle das versões tem como finalidade rastrear as alterações realizadas no documento. Desta forma, podemos garantir que os documentos foram atualizados pelo gestor do documento.

 

7.3.1.12 Cópias controladas e não controladas

 

A Cogead definiu que as Cópias Controladas são os documentos aprovados e disponíveis no SEI e em se tratando de Cópias Não Controladas os modelos conterão uma mensagem no rodapé “Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como “Cópia Não Controlada”” assegurando que se trata de Cópia Não Controlada.

 

         Figura 3 - Parte inferior modelo procedimento SEI

 

Excepcionalmente, para os RMP´s e os Fluxogramas de Processo, o responsável pela elaboração do fluxograma no BIZAGI deve incluir no documento a frase "Cópia Não Controlada" porque este documento é criado na ferramenta BIZAGI. Vide exemplo abaixo.

 

 

Figura 4 - Identificação Cópia Não Controlada (RMP e Fluxograma de Processo)

 

 

 

Quando houver mais de uma área envolvida, a Cópia Controlada deve ser compartilhada com as outras Unidades por meio do SEI.

 

Em se tratando dos documentos publicados no Site da Cogead e/ou Intranet Cogead, que não possuem versão, o Degias/Ascom deve garantir, através de uma identificação, que documentos foram atualizados.

 

7.3.1.12.1 Controle cópias controladas 

 

As cópias controladas dos procedimentos/anexos vigentes ficarão armazenadas no processo criado no SEI.

As versões anteriores, já elaboradas no SEI, referentes ao ano vigente e anterior dos procedimentos ficarão armazenadas no processo original dentro do SEI.

As versões anteriores (físicas) permanecerão armazenadas em pasta física no Degias/Agequali e na área de origem.

 

7.3.2 Estilo de redação do conteúdo dos itens

 

7.3.2.1 Redação do conteúdo do padrão

 

a) espaçamento entre as linhas: 1,5;

b) texto: Justificado;

c) tipo de impressão: Duplex (frente e verso);

d) deve ser empregado ao longo do texto o presente do indicativo, salvo quando a regência gramatical exigir o uso de outros tempos ou modos. Nas descrições das etapas sucessivas deve ser utilizado o verbo no infinitivo. Exemplo: medir, resfriar, aferir;

e) pode ser usado negrito, sublinhado, aspas e itálico ao longo do texto, mas com moderação;

f) as tabelas e figuras devem ser identificadas no texto, após terem sido citadas pela primeira vez, onde o título deve ser formatado na cor preta;

g) as tabelas e figuras devem ser designadas, respectivamente, pelas palavras Tabela ou Figura, seguida do número sequencial e do título escrito com a primeira letra maiúscula (exemplo: Figura 1 - Exemplo de guia para utilização de norma). O título deve estar situado acima para tabelas e abaixo para figuras, em Negrito;

h) Siglas devem ser descritas somente na primeira vez que aparecer ao longo do texto do procedimento, como por exemplo: Tribunal de Contas da União (TCU).

 

Demais formatações (fonte, margens e folha) são pré-definidas pelo sistema SEI.

 

7.3.2.2 Formatação dos tópicos

 

a) os itens e subitens do padrão devem ser numerados em algarismos arábicos, seguidos de ponto. Devem ser utilizados subitens até a quarta ordem. Letra e marcadores poderão ser utilizados a partir da segunda ordem;

b) os títulos dos itens e subitens da estrutura do padrão são apresentados em negrito e com a primeira letra em maiúscula;

 

7.3.3 Modelos de documentos

 

Os modelos dos procedimentos (Padrão de Processo (PP), Procedimento (MQ, POP e IT), Relatório de Mapeamento (RMP), Fluxograma de Processo e Relatório Técnico (RT) usados pela Cogead encontram-se disponíveis no Sistema Eletrônico de Informações (SEI): Processo Gestão da Qualidade: Elaboração e Controle de Documentos.

 

7.3.3.1 Relatório de Mapeamento de Processo (RMP) e Fluxograma de Processo

 

O RMP e o Fluxograma de Processo são documentos que detalham as atividades de um processo/subprocesso representadas no fluxograma. A Cogead utilizada a ferramenta BIZAGI, notação Business Process Modeling and Notation (BPMN).

 

Na ferramenta BIZAGI o campo "Propriedades" deve ser preenchido pelo responsável pela elaboração do fluxograma, conforme Figura 5.

 

                                                                                                                                  Figura 5 - Campo Propriedades (Ferramenta BIZAGI)

 

7.3.3.2 Formulário

 

O formulário deve ter seu título definido pela área conforme sua finalidade e seus modelos disponibilizados para utilização devem estar totalmente em branco. A área que irá utilizá-lo deve identificá-lo seguindo as orientações abaixo.

O acesso à Tabela de Unidades para identificação do código da área, está disponibilizada no seguinte caminho: Site Cogead > SGA na Web > Sistema da Informação > Relatórios e Estatísticas > Tabela de Unidades.

 

7.3.3.3 Outros modelos de documentos

 

Nesse item estão contemplados os demais modelos como: apresentação em PowerPoint, em Word e Excel. Sempre que necessário a utilização de um desses documentos a área deve utilizar o padrão estabelecido pela Cogead, disponível no seguinte caminho: www.intranet.fiocruz.br > Inserir CPF e Senha > Página Inicial > Cogead > Documentos > Modelos de Documentos.

 

8 Registros

Não aplicável.

 

9 Anexos

Não aplicável.

 

 

 


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Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 28/03/2022, às 11:36, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


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