Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Sigla e definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Descrição

7.1 Premissas

7.2 Objetivo da Gestão da Mudança

7.3 Etapas da metodologia

7.3.1 Entendimento da mudança

7.3.1.1 Atividades

7.3.1.2 Responsável

7.3.1.3 Envolvidos

7.3.1.4 Documentos

7.3.2 Planejamento da Gestão da Mudança

7.3.2.1 Atividades

7.3.2.2 Responsável

7.3.2.3 Documentos

7.3.3 Execução das ações de GM

7.3.3.1 Atividades

7.3.3.2 Responsável

7.3.3.3 Documentos

7.3.4 Monitoramento das ações de GM

7.3.4.1 Atividades

7.3.4.2 Responsável

7.3.4.3 Documentos

7.4 Sistemas

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Estabelecer diretrizes para que as mudanças ocorram de forma estruturada na Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

2 Documentos de referência

NBR ISO 9001:2015 - Sistemas de gestão da qualidade - Requisitos.

3 Documentos complementares

PG 020001420/005 - Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Cogead;

PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros;

PP 020001430/001 - Gerir Comunicação;

PP 020001300/001 - Gerir Recursos Humanos;

POP 020001420/002 - Gestão de Riscos e Controles internos.

4 Campo de aplicação

Este procedimento se aplica a toda Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

5 Siglas e definições

ASCOM - Assessoria de Comunicação;

Atores - Aqueles que interagem com a Equipe de GM do projeto atuando no planejamento, na execução ou monitoramento das ações de GM, fornecendo dados e/ou sofrendo os impactos referentes ao objeto da implantação do projeto. Podem ser também chamados de partes interessadas;

Clientes - Unidades Fiocruz, incluindo a própria Cogead;

Direcionadores - Orientações e encaminhamentos definidos pelos atores para nortear o planejamento da GM. Podem ser expectativas, preocupações, recomendações ou definições as quais são analisadas pela equipe de GM e transformadas em diretrizes e pontos de atenção;

Equipe de Gestão da Mudança (Área) - Recursos destacados para atuarem no planejamento e na execução das ações de GM do projeto;

Marco - Um ponto ou evento significativo no projeto;

Mudança - É uma ação geradora de uma nova situação que pode afetar pessoas, processos ou a organização;

Gestão da Mudança (GM) - Processos, instrumentos e técnicas utilizados para gerenciar a mudança gerada pela implantação de uma nova solução (sistema, estrutura organizacional, processo etc.).

 SGT - Serviço de Gestão do Trabalho;

Patrocinador - Principal parte interessada na implantação de um projeto, caracterizado sobretudo como sendo o defensor institucional da realização do projeto;

Projeto - O que se tem a intenção de fazer; desígnio; intento; plano de realizar qualquer coisa.

Projeto (definição PMBOK) - Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Público - Conjunto de pessoas impactadas pela nova solução e, consequentemente, foco das ações de GM.

6 Autoridades e responsabilidades

Degias/Agequali - Orientar as áreas como as mudanças devem ser realizadas na Cogead.

Áreas Cogead - Realizar as mudanças de forma planejada e sistemática.

7 Descrição

7.1 Premissas

A metodologia deve ser aplicada aos projetos de todas as áreas da Cogead, onde foi diagnosticada a necessidade de aplicação de GM.

Para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da Cogead serão consideradas mudanças de grande e pequeno impacto.

As mudanças de grande impacto são àquelas que afetam o sistema da Cogead ou das Unidades da Fiocruz onde os gestores devem aplicar a GM. Para mudanças de pequeno impacto que afetem o departamento/área, ficará a critério do gestor aplicar a GM.

Toda mudança identificada pelos gestores da Cogead deverá ser submetida à aprovação e acompanhadas nas Reuniões Departamentais e Reunião do Conselho Deliberativo (CD) da Cogead, conforme item 7.11 do PG 020001420/001 - Controle de Documentos e Registros. As mudanças de grande impacto devem ser acompanhadas na Reunião do CD da Cogead.

A forma de registro do tratamento da mudança seja por Relatório Técnico (modelo disponível no Sistema Eletrônico de Informações (SEI): Processo Gestão da Qualidade: Elaboração e Controle de Documentos) ou Projeto, ficará a critério do gestor da área responsável pela mudança.

7.2 Objetivo da Gestão da Mudança

A Gestão da Mudança (GM) tem por objetivo promover uma mudança planejada e administrada, minimizando os impactos nas pessoas e na organização e permitindo alcançar os níveis de desempenho desejados no mais curto espaço de tempo possível.

Os principais objetivos da GM, são:

• identificar e avaliar os principais impactos decorrentes das mudanças e propor ações para mitigá-los;

• identificar os atores envolvidos e determinar suas necessidades e expectativas para o processo de mudança;

• avaliar e administrar resistências;

• conscientizar sobre os benefícios da nova solução;

• apoiar o tratamento de riscos à implantação da nova solução, conforme previsto no POP 020001420/002 - Gestão de Riscos e Controle Internos;

• obter o comprometimento dos profissionais impactados direta ou indiretamente;

• capacitar as pessoas envolvidas no processo de transformação, conforme estabelecido no PP 020001300/001 - Gerir Recursos Humanos para que possam desempenhar suas atribuições adequadamente após a implantação da nova solução.

7.3 Etapas da metodologia

A metodologia de GM da Cogead busca alcançar seus objetivos por meio de quatro etapas: Entendimento da Mudança, Planejamento da GM, Execução das Ações e Monitoramento das Ações.

Figura 1 - Etapas da metodologia

7.3.1 Entendimento da mudança

O Entendimento da Mudança corresponde ao momento em que a área tem contato com a mudança pretendida, por esta razão é a primeira etapa da metodologia. Definir uma estratégia para a gestão da mudança e planejar as ações para o processo dependem do entendimento do percurso que será percorrido.

Na verdade, mais importante que planejar a GM é entendê-la. Um Entendimento mal feito pode levar a ações equivocadas, fora do momento certo, na sequência incorreta, entre outras, além de poder deixar públicos de fora da GM, omitir impactos importantes ou desperceber direcionadores importantes. Por mais eficiente que seja o planejamento, os resultados não podem ser bons, pois o input foi aquém do desejado.

7.3.1.1 Atividades

• Entendimento da situação atual - descrição, problemas, motivos para a mudança, entre outros.

• Entendimento da solução proposta - descrição, objetivo, abrangência, escopo, benefícios, entre outros.

• Entendimento do projeto - equipe, plano de trabalho (marcos, prazos), produtos, estratégia de implantação, entre outros.

7.3.1.2 Responsável

Gestor da área Cogead.

7.3.1.3 Envolvidos

Patrocinador, Gestor da área Cogead e Equipe de Gestão da Mudança (Área).

7.3.1.4 Documentos

Relatório Técnico (modelo disponível no Sistema Eletrônico de Informações (SEI): Processo Gestão da Qualidade: Elaboração e Controle de Documentos) ou documentos do projeto, conforme estabelecido no PG 020001420/005 - Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Cogead.

7.3.2 Planejamento da Gestão da Mudança

A etapa de Planejamento da GM começa com a definição das estratégias. Com base nos direcionadores e impactos são traçadas as Estratégias de GM, de Envolvimento e de Capacitação. Envolvimento trabalha o comprometimento dos públicos que serão impactados com a mudança e engloba ações de sensibilização e comunicação, de acordo com o PP 020001430/001 - Gerir Comunicação. Capacitação trata de definir como fornecer conhecimentos e habilitar as pessoas para o desempenho de novas atribuições ou para as novas formas de atuação após a mudança.

A Estratégia de GM apresenta as diretrizes e os pontos de atenção que vão direcionar as ações, estabelecer o grau de comprometimento que os públicos devem alcançar, modelar a governança da GM – os canais de relacionamento entre os atores do projeto e a equipe de GM, bem como, os fluxos de aprovação das ações – e definir as bases do monitoramento de eficiência e de eficácia que será aplicado às ações de GM ao longo do projeto.

O ponto fundamental da Estratégia de Envolvimento é a definição da abordagem para cada público. Nesta estratégia é determinado o objetivo que a GM tem com este público e, para atingi-lo, quais canais serão usados e quais mensagens serão passadas.

Quando houver parceria com Degias/ASCOM, este deve contribuir com a Estratégia de Envolvimento, definindo, com base nas mesmas informações, os canais de comunicação institucional que devem ser usados para cada público. Conforme descrito PP 020001430001 - Gerir Comunicação é responsável pela comunicação institucional e a GM, em atuação junto às lideranças dos projetos, é responsável pela comunicação de projeto.

Na Estratégia de Capacitação o ponto fundamental é a definição dos eventos de capacitação. Partindo dos impactos levantados, são identificadas as necessidades de capacitação.

Se houver capacitação em projetos internos à Cogead, que afetem apenas a força de trabalho da unidade (toda ou em parte), deve ser estabelecia parceria com o Degias/SGT para execução das atividades de treinamento, seguindo as orientações do procedimento PP 020001300001 - Gerir Recursos Humanos.

7.3.2.1 Atividades

Definir as diretrizes gerais GM do projeto.

7.3.2.2 Responsável

Gestor da área da Cogead, Equipe de Gestão da Mudança (Área), ASCOM e SGT.

7.3.2.3 Documentos

Relatório Técnico ou documentos do projeto, conforme estabelecido no PG 020001420/005 - Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Cogead.

7.3.3 Execução das ações de GM

Concluída a etapa de planejamento, é iniciada a execução das ações de GM. Elas devem seguir os prazos e a qualidade planejados e para isso devem ser monitoradas quanto à eficiência e à eficácia.

7.3.3.1 Atividades

Planejamento e execução das ações/prazos definidos no cronograma.

7.3.3.2 Responsável

Gestor da área da Cogead e Equipe de Gestão da Mudança (Área).

7.3.3.3 Documentos

Cronograma (Gantt, Ms Project ou em Excel)

Para os cronogramas definidos dentro da ferramenta Teams, o responsável pelo projeto deve exportar o arquivo para o Excel e versionar o cronograma, após cada alteração realizada no documento, de acordo com o item 7.15, letra b do PG 020001420/001 - Controle de Documentos Registros

7.3.4 Monitoramento das ações de GM

Tão logo sejam iniciadas as ações de GM, deve começar também o monitoramento, a fim de garantir que o planejamento esteja no rumo correto ou, havendo necessidade, que o planejamento seja revisado.

O monitoramento das ações de GM deve avaliar dois aspectos: eficiência e eficácia das ações.

O monitoramento de eficiência permite fazer correções de rumo da GM, porém, por medir basicamente os desvios do planejamento, são apenas correções pontuais.

Os prazos definidos no cronograma, normalmente coordenados pelo responsável do projeto, quando são avaliados não apenas o cumprimento, mas também as causas dos atrasos e as dependências de outras atividades.

O monitoramento da eficácia das ações de GM determina se as ações estão produzindo resultados positivos no processo de mudança, pela medição de reação das pessoas envolvidas – usuários finais, equipe do projeto, clientes, entre outros. Os resultados das ações são positivos quando se verifica um aumento do entendimento e da percepção da mudança ou quando se comprova a mitigação de um ou mais impactos.

7.3.4.1 Atividades

Monitorar o cumprimento das ações de GM planejadas, nos prazos planejados e nos níveis de qualidade pretendidos.

7.3.4.2 Responsável

Gestor da área da Cogead e Equipe de Gestão da Mudança (Área).

7.3.4.3 Documentos

Atas das Reuniões da Cogead entre as áreas envolvidas na GM.

7.4 Sistemas

Não aplicável.

8 Registros

      Tabela 1 - Registros

9 Anexos

Não aplicável.

Documento assinado eletronicamente por Maria da Conceição da Costa Lara, Prestadora de Serviço, CPF: 967.085.307-91, em 10/01/2022, às 17:25, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 11/01/2022, às 10:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe Substituto(ª) do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 18/01/2022, às 09:58, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 18/01/2022, às 13:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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