Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Siglas e definições

6 Autoridades e responsabilidades

7 Descrição

7.1 Acompanhamento dos Atos e Fatos das Unidades Gestoras no SIAFI

7.1.1 Emissão de Orientações e Informativos às Unidades Gestoras

7.1.1.1 Elaboração de Orientação Técnica (OT) e Orientação para Regularização Contábil (ORC)

7.1.1.1.1 Envio da Orientação Técnica (OT) e Orientação para Regularização Contábil (ORC)

7.1.1.2 Informativos (INF)

7.2 Conformidade Contábil da Fiocruz

7.2.1 Calendário de Fechamento Mensal

7.2.2 Preencher Formulários

7.2.2.1 Conformidade contábil de Unidade Gestora

7.2.2.2 Conformidade contábil de Órgão

7.3 Notas Explicativas

7.4 Declaração do Contador

7.5 Portaria com orientações para o encerramento do exercício

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Definir procedimentos para o acompanhamento dos Atos e Fatos de Natureza Contábil no SIAFI para a realização da Conformidade Contábil da Fiocruz.

2 Documentos de referência

Decreto nº 6.976 de 07/10/2009 (Dispõe sobre o Sistema de Contabilidade Federal);

Portaria PR nº 5580/2020;

Portaria COGEAD nº 144/2020;

Macrofunção SIAFI 02.03.15 CONFORMIDADE CONTÁBIL;

Macrofunção 02.03.18 – ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO.

Calendário de Fechamento Mensal da execução orçamentária, financeira e patrimonial – CCONT/STN;

Macrofunção SIAFI 09.03.01 Transação ATUCONFCON (Atualiza Conformidade Contábil);

Macrofunção SIAFI 09.03.03 Transação CONCONFCON (Consulta Conformidade Contábil).

3 Documentos complementares

Não se aplica.

4 Campo de aplicação

Aplica-se à Setorial Contábil da Fiocruz.

5 Siglas e definições

ASCOM - Assessoria de Comunicação;

ATUCONFCON - Atualiza Conformidade Contábil;

CCONT/STN - Coordenação de Contabilidade da Secretaria do Tesouro Nacional;

CONCONFCON - Consulta Conformidade Contábil;

CONFORMIDADE CONTÁBIL - Consiste na certificação dos demonstrativos contábeis gerados pelo SIAFI;

CONDESAUD -  Consultar Desequilíbrio de Equação de Auditor;

ERC - E-mail para Regularização Contábil;

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA, FINANCEIRA E PATRIMONIAL -É o processo que consiste em arrecadar receitas e realizar despesas levando-se em conta a disponibilidade financeira da administração pública, evidenciando nos demonstrativos contábeis as variações patrimoniais ocorridas.

INF - Informativo;

MACROFUNÇÃO - Manual de normas e procedimentos operacionais a serem observados pelas unidades gestoras que operam no SIAFI.

ORC - Orientação para Regularização Contábil;

ÓRGÃO - Ministério, Secretaria ou Entidade Federal desse mesmo grau, aos quais estão vinculadas as respectivas Unidades Orçamentárias;

Órgãos dos Sistemas de Planejamento e de Orçamento, de Administração Financeira e de Contabilidade do Governo Federal - São aqueles integrantes dos Sistemas Estruturantes do Governo Federal instituídos pela Lei nº 10.180 de 06 de fevereiro de 2001;

OT - Orientação Técnica

RESTRIÇÃO CONTÁBIL - Identificação da ocorrência contábil não regularizada que será registrada na conformidade contábil;

SEI - Sistema Eletrônico de Informações;

SETORIAL CONTABIL - Unidade Gestora responsável pelo acompanhamento contábil, via SIAFI, de determinado(s) número de  unidade(s) gestora(s) executora(s) na execução orçamentária, financeira e patrimonial para a realização da conformidade contábil;

SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal;

TRANSAÇÃO - Comando para a realização de operações no SIAFI;

UNIDADE GESTORA (UG) - Unidade orçamentária ou administrativa que realiza atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial.

6 Autoridades e responsabilidades

Setorial Contábil da Fiocruz - Por força do Decreto nº 6.976 de 07/10/2009, Portaria PR/FIOCRUZ nº 5580/2020 e Macrofunção SIAFI 02.03.15 Transação CONFORMIDADE CONTÁBIL é a Unidade Gestora responsável por acompanhar os registros dos atos e fatos de natureza contábil no SIAFI e registrar, mensalmente, a Conformidade Contábil da Fiocruz.

7 Descrição

7.1 Acompanhamento dos Atos e Fatos Contábeis das Unidades Gestoras no SIAFI.

Ao longo do Exercício, é de responsabilidade da Setorial Contábil o acompanhamento dos registros dos atos e fatos de natureza contábil das unidades gestoras da Fiocruz através do SIAFI HOD e SIAFI WEB.

Neste acompanhamento, é necessário acessar no Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) e analisar as Contas Contábeis das Unidades Gestoras. Através das principais transações já existentes no SIAFI HOD (>BALANCETE; CONRAZAO) e SIAFI WEB (CONDESAUD E DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS) que detectam inconsistências ou irregularidades. 

A análise tem por objetivo assegurar a exatidão na escrituração contábil, identificar desequilíbrios ou falhas de registros e inadequações perante as normas contábeis.

Como consequência desse acompanhamento e análise, algumas medidas de controle devem ser tomadas para evitar ou prevenir inconsistências contábeis ou proporem soluções para corrigirem eventuais irregularidades nas contas contábeis das unidades gestoras.

As contas contábeis que apresentem maior materialidade e relevância nas suas informações, assim consideradas, respectivamente, o nível (tamanho) a partir do qual a informação contábil pode influenciar na avaliação e nas decisões sobre as Demonstrações Contábeis e o limite de valor considerado tolerável e/ou baseado em aspectos de riscos sobre determinada informação contábil, terão prioridade na análise e acompanhamento ao longo do exercício financeiro.

As inconsistências contábeis identificadas nas análises mensais serão monitoradas através do Anexo III - Planilha de Monitoramento das Inconsistências e Contas Contábeis e deverá ser enviado e-mail à unidade gestora solicitando a regularização da inconsistência contábil.

7.1.1 Emissão de Orientações e Informativos às Unidades Gestoras

A cada nova necessidade, os Órgãos dos Sistemas de Planejamento e de Orçamento, de Administração Financeira e de Contabilidade do Governo Federal publicam ou editam decretos, orientações normativas, pareceres, procedimentos ou comunicados.

Visando a disseminação do conhecimento contábil na Fiocruz, a Setorial Contábil definiu alguns procedimentos internos que devem ser realizados:

7.1.1.1 Elaboração de Orientação Técnica (OT) e Orientação para Regularização Contábil (ORC)

A Setorial Contábil deve identificar e analisar os decretos, orientações normativas, pareceres, procedimentos ou comunicados de natureza contábil publicados pelos Órgãos dos Sistemas de Planejamento e de Orçamento, de Administração Financeira e de Contabilidade do Governo Federal e quando necessário elaborar a Orientação Técnica (OT) para disseminar esse conhecimento no âmbito da Fiocruz. A elaboração da Orientação Técnica será controlada através do Anexo IV – Planilha de Controle de Orientações Técnicas (OT).

Com base no acompanhamento mensal dos atos e fatos de natureza contábil no SIAFI e caso seja verificada alguma inconsistência contábil em Contas Contábeis, no qual duas solicitações de regularização por e-mail não tenham sido atendidas pela unidade gestora será elaborada a Orientação para Regularização Contábil (ORC). A elaboração da Orientação para Regularização Contábil será controlada através do Anexo V – Planilha de Controle de Orientação para Regularização Contábil (ORC).

7.1.1.1.1 Envio da Orientação Técnica (OT) e Orientação para Regularização Contábil (ORC)

-  Acessar o Sistema Eletrônico de Informação (SEI) em www.sei.fiocruz.br;

• Inserir login e senha;

-  Iniciar o Processo Procedimentos Contábeis: Orientação Técnica e Orientação para Regularização Contábil;

-  Inserir a Orientação Técnica (OT) ou Orientação para Regularização Contábil (ORC);

-  Elaborar o documento de acordo com as orientações legais pertinentes:

     o   Nos casos de OT elaborar de acordo com uma normatização legal vigente;

     o   Nos casos de ORC elaboramos de acordo com as orientações legais de regularização Contábil vigente.

•  Assinar o documento (elaborador);

• Enviar ao gestor da área para segunda assinatura;

• Enviar o documento aos responsáveis pela regularização, podendo ser enviado também ao responsável pela Unidade, quando necessário; 

• Divulgar na Página da Setorial Contábil as Orientações Técnicas.

7.1.1.2 Informativos (INF)

São derivados de informes, notícias ou comunicados recebidos pelos Órgãos Estruturantes do Governo Federal ou por necessidade da Setorial Contábil em emitir comunicados para ampla divulgação entre as unidades gestoras.

Os Informativos serão enviados da seguinte forma:

• Identificar a necessidade de enviar o informativo;

• Estruturar o e-mail de Informativo (INF);

• Enviar à Assessoria de Comunicação (ASCOM), solicitando a divulgação às Unidades Gestoras;

• Divulgar na Página da Setorial Contábil os informativos.

O informativo (INF) será controlado através do Anexo VI – Planilha de Controle de Informativos.

7.2 Conformidade Contábil da Fiocruz

Ato pelo qual é realizado, mensalmente e no prazo determinado, o registro no SIAFI da Conformidade Contábil, no qual pode apresentar, ou não, inconsistências contábeis.

7.2.1 Calendário de Fechamento Mensal

O Calendário de Fechamento Mensal da execução orçamentária, financeira e patrimonial é divulgado pela CCONT/STN através da transação no SIAFI >CONFECMES no mês de dezembro do ano anterior a que se refere o ano de realização. No calendário, estarão informados os prazos para registro da conformidade contábil de UG e Órgão.

7.2.2 Preencher Formulários

O analista contábil deve preencher os formulários Anexo I-Análise da Conformidade Contábil e Anexo II - Registro das Restrições Contábeis, no prazo determinado no calendário de fechamento mensal e proceder ao registro da conformidade contábil no sistema Siafi conforme orientações abaixo:

7.2.2.1 Conformidade contábil de Unidade Gestora

Por meio da transação no Siafi >ATUCONFCON proceder o registro da conformidade contábil por Unidade Gestora, identificando as restrições contábeis caso existam.

Após emitir relatório das restrições contábeis por Unidade Gestora na transação no SIAFI >CONCONFCON.

• Transação Siafi>ATUCONFCON (incluir conformidade de Unidade Gestora).

                                                                                                           Figura 1 – Tela atualiza Conformidade Contábil

• Transação Siafi >CONCONFCON (consulta conformidade de Unidade Gestora).

                                                                                                                    Figura 2 – Tela Consulta Conformidade Contábil

7.2.2.2   Conformidade Contábil de Órgão

Por meio da transação no sistema Siafi >ATUCONFCON proceder ao registro da conformidade contábil do órgão, identificando nas restrições contábeis qual (is) unidade(s) gestora(s) possui (em) a respectiva restrição (ões) contábil (eis). Após emitir relatório das restrições contábeis do órgão na transação no sistema Siafi >CONCONFCON.

• Transação Siafi >ATUCONFCON (incluir conformidade de Órgão).

                                                                                                        Figura 3 – Tela Atualiza Conformidade Contábil

• Transação Siafi >CONCONFCON (consulta conformidade de Órgão).

                                                                                                         Figura 4 – Tela Consulta Conformidade Contábil

O registro da conformidade contábil compete a profissional de contabilidade devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade em dia com suas obrigações profissionais, credenciado no sistema Siafi para este fim, lotado em Unidade Gestora própria que represente a Setorial Contábil para viabilização a segregação de função.

7.3 Notas Explicativas

As Notas explicativas é o relatório com informações adicionais às apresentadas nos quadros das Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público e são consideradas parte integrante das demonstrações contábeis. Seu objetivo é facilitar a compreensão das demonstrações contábeis a seus diversos usuários. Portanto, devem ser claras, sintéticas e objetivas. Englobam informações de qualquer natureza exigidas pela lei, pelas normas contábeis e outras informações relevantes não suficientemente evidenciadas ou que não constam nas demonstrações contábeis.

As notas explicativas devem ser apresentadas conforme orientações previstas no Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público.

As Notas Explicativas trimestrais devem ser elaboradas e inseridas no Siafi Web, por meio da transação INCNOTEXP. A Nota Explicativa anual deve ser elaborada e inserida no Siafi Web e divulgada no site da Fiocruz na forma e no prazo previsto na Macrofunção 020318 – Encerramento do Exercício ou conforme datas limites no SIAFI publicadas anualmente.

Para ter acesso às transações “incluir” e “consultar” notas Explicativas, é necessário o cadastramento no perfil “NOTAEXPLIC”.

• O envio das notas explicativas será através do SIAFI WEB, por meio da transação INCNOTEXP - Incluir Nota Explicativa.

                                                                                                              Figura 5 – Entrar na Transação INCNOTEXP

                                                                                                                    Figura 6 – Tela Incluir Notas Explicativas

Para consultar nota explicativa no SIAFI WEB entrar na transação CONNOTEXP – Consultar Nota Explicativa.

                                                                                                                 Figura 7 – Tela Consultar Nota Explicativa

7.4 Declaração do Contador

A Declaração Anual do Contador deverá ser assinada pelo contador responsável.

É documento que evidenciará se as demonstrações contábeis encerradas no exercício, em aspectos relevantes, estão ou não de acordo com a Lei nº 4320/64, o Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público e o Manual SIAFI. Deverá refletir a Conformidade Contábil do mês de encerramento do exercício.

A Declaração Anual do Contador será elaborada a partir das seguintes afirmações:

Declaração sem Restrição: quando as demonstrações contábeis estão, em aspectos relevantes, de acordo com a Lei 4320/64, o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público e o Manual SIAFI, sem apresentar qualquer restrição contábil;

Declaração com Restrição: quando as demonstrações contábeis estão, em aspectos relevantes, de acordo com a Lei 4320/64, o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público e o Manual SIAFI, exceto quanto às restrições contábeis apresentadas. As restrições contábeis aplicadas sobre as demonstrações contábeis deverão ser apresentadas por ordem de relevância e com sua descrição.

Declaração Adversa: quando as demonstrações contábeis não estão de acordo com a Lei 4.320/64, o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público e o Manual SIAFI, quando as restrições contábeis aplicadas são relevantes, apresentam-se de forma generalizada e se encontram presentes nos elementos mais relevantes das demonstrações contábeis.

A Declaração Anual do Contador deverá elaborada conforme orientação a macrofunção 020315 e ser incluída no SIAFI WEB, por meio da transação INCNOTEXP, no prazo previsto na Macrofunção 020318 – Encerramento do Exercício ou conforme datas limites no SIAFI publicados anualmente.

A forma de inclusão da Declaração do Contador segue o mesmo passo a passo da inclusão da Nota Explicativa.

7.5 Portaria com orientações para o encerramento do exercício

Com base na macrofunção 020318 – Encerramento do Exercício e nas orientações emitidas pelos Órgãos dos Sistemas de Planejamento e de Orçamento, de Administração Financeira e de Contabilidade do Governo Federal para o encerramento do exercício financeiro e abertura do seguinte, elaborar portaria anual a ser publicada pela Cogead com as principais orientações e procedimentos contábeis a serem atendidos pelas unidades gestoras para o tratamento das contas contábeis no encerramento do exercício financeiro.

8 Registros

Tabela I – Título da tabela (Ex: Tabela I – Registros)

9 Anexos

Anexo I - Análise da Conformidade Contábil

Anexo II - Registro das Restrições Contábeis

Anexo III - Planilha de Monitoramento das Inconsistências e Contas Contábeis

Anexo IV – Planilha de Controle de Orientações Técnicas (OT)

Anexo V – Planilha de Controle de Orientação para Regularização Contábil (ORC)

Anexo VI – Planilha de Controle de Informativos                  

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Documento assinado eletronicamente por GLEICE DE MACEDO BARBOSA, Prestadora de Serviço, CPF: 056.586.177-82, em 27/06/2023, às 16:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por DENISE MORAES MOREIRA, Chefe da Setorial Contábil, em 27/06/2023, às 16:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 29/06/2023, às 11:20, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2706381 e o código CRC 6BC5B226.

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